Responsable administrative de site h/f

Cy-Cergy--paris-Universit; Pontoise; On-site; EUR 19,000 - 22,000; Full time

Job summary

La responsable administrative du site (RAS) assure, sous la responsabilité de la RAC, la gestion administrative, financière et logistique du site et le suivi des heures enseignants.

Elle participe au pilotage, gère les ressources humaines et les achats, tout en veillant à la sécurité, la scolarité et le respect des procédures liées au fonctionnement de CYU et de l’INSPÉ.

Responsibilities

• Mettre en place la politique administrative du site et veiller à sa mise en œuvre.
• Mesurer l’activité des équipes et contrôler l’utilisation des moyens.
• Établir calendriers et procédures et assurer leur respect sur le site.
• Participer aux réunions COPIL et informer la RAC des difficultés et propositions.
• Alerter la direction sur les risques potentiels et prendre part aux décisions du COPIL.
• Gérer et contrôler les services des enseignants et des intervenants extérieurs.
• Encadrer et animer les équipes administratives et techniques.
• Planifier l’activité administrative et gérer le temps de travail et les congés.
• Collaborer avec les services RH et RAC pour le pilotage et le suivi.

Job description

La responsable administrative du site (RAS) de formation assure auprès du responsable pédagogique de site (RPS) et sous la responsabilité de la responsable administrative de composante (RAC), la gestion administrative, financière et logistique du site, ainsi que la gestion et le suivi des heures enseignants.

En matière de pilotage:

• Mettre en place la politique de l’établissement dans sa mise en œuvre administrative sur le site

• Mesurer l’activité des équipes administratives et techniques et contrôler l’utilisation des moyens (adéquation charges/moyens)

• Mettre en place sur le site les calendriers et procédures arrêtés au niveau de la composante et veiller à leur respect

• Participer aux réunions périodiques organisées par la RAC pour lui rendre compte de ses activités, la tenir au courant de toutes les difficultés rencontrées et lui faire toute proposition d’amélioration

• Alerter la direction sur des risques potentiels

• Prendre part aux décisions du Comité de pilotage (COPIL) du site

En matière de ressources humaines:

• La RAS a autorité sur l’ensemble des personnels de l'INSPÉ du site

• Gérer et contrôler les services des enseignants et les intervenants extérieurs

• Encadrer et animer les équipes administratives et techniques

• Coordonner les moyens humains et matériels nécessaire à la réalisation des objectifs

• Évaluer les besoins en formation

• Planifier l’activité des équipes administratives du site

• Évaluer les besoins en personnel en fonction de la charge de travail

• Gérer le temps de travail, les congés, les absences, les congés maladie, le contentieux

• La RAS travaille en coordination avec le service des ressources humaines de la composante et en collaboration directe avec la RAC

En matière financière :

• Participer à l’élaboration du budget.

Gestion des achats et missions :

- Analyser les demandes d’achat (travaux, fournitures, services) de son périmètre, dans le respect des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière

- Demandes de devis, collecter et contrôler la conformité des pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion

- Saisir dans SIFAC+ les demandes d’achat et les constats de services faits

- Gérer les frais liés aux déplacements professionnels (demande d'ordres de missions et d'états liquidatifs)

- Gérer les réservations de voyage via la plateforme dédiée

- Produire analyser et suivre les états nécessaires au suivi des achats, le cas échéant dans le cadre de contrats et conventions de recherche

• Dans ce domaine, la RAS travaille en étroite collaboration avec le service financier de la composante et la RAC

En matière juridique :

• Mettre en œuvre et contrôler l’application des textes réglementaires et notes internes

• Régler les dossiers sensibles et les situations de litige dans ses différents domaines d’activité en collaboration avec la RAC

• Assurer le suivi matériel et réglementaire des élections et COPIL

• Dans ce domaine, la RAS travaille en étroite collaboration avec le coordinateur des sites de formation CY et la RAC

En matière de sécurité :

• Contribuer à la mise en œuvre de la politique d’hygiène et de sécurité

• Dans ce domaine, la RAS travaille en étroite collaboration avec le coordinateur des sites de formation CY et de la direction de l’Hygiène, de la sureté et de l’environnement de l’Université de Cergy Pontoise

En matière de scolarité :

• Mettre en œuvre les consignes de la RAC, les procédures, calendriers et documents communs définis et arrêtés au niveau de la composante

• Mettre en œuvre la réglementation liée à la formation et au concours

• S’assurer du bon déroulement des examens

• S’assurer de la fiabilité et de la cohérence des données relatives à la scolarité des étudiants du site (vérification de la saisie des notes, des tableaux synoptiques, des PV…)

• Participer à la préparation et aux jurys d’examens

• Dans ce domaine, la RAS travaille en étroite collaboration avec la RAC adjointe et la RAC

• En cas d'absence, suppléer afin d'assurer la continuité du service

• Connaître le système éducatif, l'organisation des études du système universitaire et la réglementation des masters

• Connaître l’organisation et le fonctionnement de CYU et de l'INSPÉ de l’académie de Versailles

• Connaître la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements publics

• Connaître les logiciels bureautiques (WORD, EXCEL, Outlook, ...) et de gestion (Apogée, Celcat, Saghe et Sifac+, Compas)

• Savoir hiérarchiser les tâches et savoir organiser son activité en fonction des priorités

• Savoir les principes élémentaires de gestion des ressources humaines et des règles d’hygiène et de sécurité

• Savoir faire preuve de rigueur afin d’organiser les services dont il a la charge

• Savoir conduire les entretiens professionnels de ses subordonnés

• Encadrer, animer une équipe, voire gérer d’éventuelles tensions relationnelles

• Savoir élaborer des choix, planifier des actions, estimer les besoins en moyens

• Savoir expliquer et appliquer les directives et les notes infra-réglementaires de l’INSPÉ

• Faire preuve de réactivité, d'adaptabilité, d'autonomie, voire faire montre d'initiative

• Être disponible, et ce notamment pour d’éventuels déplacements professionnels

Conditions de travail :

Poste à pourvoir dès que possible, ouvert aux agents contractuels (CDD de 12 mois) et aux agents titulaires en détachement

38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an

Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail

Mutuelle employeur proposée : MGEN

Politique de formation interne développée

Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (après validation de la période d'essai)

Poste basé sur le campus de Pontoise (95)

Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel

Rémunération :

• Selon expérience | Grille de la fonction publique d'état (Catégorie B/TECH) : entre 1700€ et 1950€ net par mois et reprise de la situation administrative pour les titulaires.