Responsable administrative de site h/f

CY Cergy Paris Université; Pontoise; On-site; EUR 19,000 - 22,000; Full time

Benefits offered by this job

Mutuelle MGEN

Télétravail partiel

Remboursement transport 75%

Formation interne

Job summary

CY Cergy Paris Université recherche une responsable administrative du site (RAS) pour le site de formation, afin de gérer l’administration, les finances et la logistique, et de superviser les heures enseignants. Le rôle s’inscrit dans le cadre du site CY Alliance et collabore avec la RAC et le service RH.

Poste basé à Pontoise (95), 38h35 par semaine, avec mobilité et participation possible à des déplacements professionnels.

Qualifications

• Connaître le système éducatif et l'organisation des études universitaires.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion.
• Capacité à encadrer et animer une équipe et à prioriser les tâches.
• Disponibilité et mobilité pour déplacements professionnels éventuels.

Responsibilities

• Mettre en œuvre la politique du site dans sa gestion administrative.
• Mesurer l’activité des équipes et contrôler l’utilisation des moyens.
• Élaborer calendriers et procédures et veiller à leur respect.
• Participer aux réunions COPIL et proposer des améliorations.
• Assurer la gestion financière et budgétaire du site.
• Gérer les achats et les missions selon les procédures.

Skills

Rigueur

Organisation

Gestion d'équipe

Autonomie

Réactivité

Disponibilité

Tools

WORD/EXCEL/Outlook

Apogée

Celcat

Saghe

Sifac+

Compas

Job description

À propos de nous

Le service public et ses valeurs comptent pour vous ? Vous souhaitez contribuer à la réussite des étudiants en participant au projet d’avenir de l’université ?

Rejoignez CY Cergy Paris Université, au cœur d’un territoire entre ville et nature, ouvert sur l’international, alliant développement durable et innovation. Établissement d'enseignement supérieur et de recherche, CY Cergy Paris Université est présente sur 14 sites sur tout le territoire et rassemble plus de 26 000 étudiants, 1 200 enseignants et enseignants-chercheurs, 900 personnels et 24 unités de recherche, autour des valeurs communes de liberté, d'ambition, de volonté, de courage et d'inclusion.

Basée à Cergy-Pontoise, CY Cergy Paris Université coordonne le projet de site global CY Alliance réunissant 12 établissements, privés (associatifs) ou publics, d’enseignement supérieur et de la recherche. Par son organisation et sa structure inédite sous forme d’université d’écoles, CY Cergy Paris Université crée les interactions et les passerelles nécessaires entre les acteurs du territoire et entre les disciplines, construisant ainsi une offre de formation et de recherche riche, variée et innovante dans son contenu et sa pédagogie. Pour cela, CY Cergy Paris Université a construit un partenariat avec l’une des premières écoles de commerce en France et en Europe, l’ESSEC Business School, favorisant le développement d’initiatives et de projets innovants.

Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi.

L’INSPÉ de l’académie de Versailles est à la fois composante de l’université et un institut académique en partenariat avec les 5 universités de l'académie, l’INSEI et le rectorat. L’INSPÉ a pour mission la formation initiale et continue des enseignants. Il est réparti sur les 4 départements de l’académie et sur 5 sites en ce qui concerne la composante.

Mission

La responsable administrative du site (RAS) de formation assure auprès du responsable pédagogique de site (RPS) et sous la responsabilité de la responsable administrative de composante (RAC), la gestion administrative, financière et logistique du site, ainsi que la gestion et le suivi des heures enseignants.

En Matière De Pilotage

• Mettre en place la politique de l’établissement dans sa mise en œuvre administrative sur le site
• Mesurer l’activité des équipes administratives et techniques et contrôler l’utilisation des moyens (adéquation charges/moyens)
• Mettre en place sur le site les calendriers et procédures arrêtés au niveau de la composante et veiller à leur respect
• Participer aux réunions périodiques organisées par la RAC pour lui rendre compte de ses activités, la tenir au courant de toutes les difficultés rencontrées et lui faire toute proposition d’amélioration
• Alerter la direction sur des risques potentiels
• Prendre part aux décisions du Comité de pilotage (COPIL) du site

En Matière De Ressources Humaines

• La RAS a autorité sur l’ensemble des personnels de l'INSPÉ du site
• Gérer et contrôler les services des enseignants et les intervenants extérieurs
• Encadrer et animer les équipes administratives et techniques
• Coordonner les moyens humains et matériels nécessaire à la réalisation des objectifs
• Évaluer les besoins en formation
• Planifier l’activité des équipes administratives du site
• Évaluer les besoins en personnel en fonction de la charge de travail
• Gérer le temps de travail, les congés, les absences, les congés maladie, le contentieux
• La RAS travaille en coordination avec le service des ressources humaines de la composante et en collaboration directe avec la RAC

En Matière Financière

• Participer à l’élaboration du budget.

Gestion Des Achats Et Missions

• Analyser les demandes d’achat (travaux, fournitures, services) de son périmètre, dans le respect des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière
• Demandes de devis, collecter et contrôler la conformité des pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
• Saisir dans SIFAC+ les demandes d’achat et les constats de services faits
• Gérer les frais liés aux déplacements professionnels (demande d'ordres de missions et d'états liquidatifs)
• Gérer les réservations de voyage via la plateforme dédiée
• Produire analyser et suivre les états nécessaires au suivi des achats, le cas échéant dans le cadre de contrats et conventions de recherche
• Dans ce domaine, la RAS travaille en étroite collaboration avec le service financier de la composante et la RAC

En Matière Juridique

• Mettre en œuvre et contrôler l’application des textes réglementaires et notes internes
• Régler les dossiers sensibles et les situations de litige dans ses différents domaines d’activité en collaboration avec la RAC
• Assurer le suivi matériel et réglementaire des élections et COPIL
• Dans ce domaine, la RAS travaille en étroite collaboration avec le coordinateur des sites de formation CY et la RAC

En Matière De Sécurité

• Contribuer à la mise en œuvre de la politique d’hygiène et de sécurité
• Dans ce domaine, la RAS travaille en étroite collaboration avec le coordinateur des sites de formation CY et de la direction de l’Hygiène, de la sureté et de l’environnement de l’Université de Cergy Pontoise

En Matière De Scolarité

• Mettre en œuvre les consignes de la RAC, les procédures, calendriers et documents communs définis et arrêtés au niveau de la composante
• Mettre en œuvre la réglementation liée à la formation et au concours
• S’assurer du bon déroulement des examens
• S’assurer de la fiabilité et de la cohérence des données relatives à la scolarité des étudiants du site (vérification de la saisie des notes, des tableaux synoptiques, des PV…)
• Participer à la préparation et aux jurys d’examens
• Dans ce domaine, la RAS travaille en étroite collaboration avec la RAC adjointe et la RAC
• En cas d'absence, suppléer afin d'assurer la continuité du service

Profil

• Connaître le système éducatif, l'organisation des études du système universitaire et la réglementation des masters
• Connaître l’organisation et le fonctionnement de CYU et de l'INSPÉ de l’académie de Versailles
• Connaître la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements publics
• Connaître les logiciels bureautiques (WORD, EXCEL, Outlook, ...) et de gestion (Apogée, Celcat, Saghe et Sifac+, Compas)
• Savoir hiérarchiser les tâches et savoir organiser son activité en fonction des priorités
• Savoir les principes élémentaires de gestion des ressources humaines et des règles d’hygiène et de sécurité
• Savoir faire preuve de rigueur afin d’organiser les services dont il a la charge
• Savoir conduire les entretiens professionnels de ses subordonnés
• Encadrer, animer une équipe, voire gérer d’éventuelles tensions relationnelles
• Savoir élaborer des choix, planifier des actions, estimer les besoins en moyens
• Savoir expliquer et appliquer les directives et les notes infra-réglementaires de l’INSPÉ
• Faire preuve de réactivité, d'adaptabilité, d'autonomie, voire faire montre d'initiative
• Être disponible, et ce notamment pour d’éventuels déplacements professionnels

Conditions De Travail

• Poste à pourvoir dès que possible, ouvert aux agents contractuels (CDD de 12 mois) et aux agents titulaires en détachement
• 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an
• Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail
• Mutuelle employeur proposée : MGEN
• Politique de formation interne développée
• Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (après validation de la période d'essai)
• Poste basé sur le campus de Pontoise (95)
• Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel

Rémunération

• Selon expérience | Grille de la fonction publique d'état (Catégorie B/TECH) : entre 1700€ et 1950€ net par mois et reprise de la situation administrative pour les titulaires.

Référence de l'offre : 2hyjv0cmeo