Responsable administratif(ve) F/H

3e Sens; Marseille; Sur place; EUR 35 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

3e Sens recrute un(e) Assistant(e) administratif/ve et pédagogique en CDI. Vous assurez l’organisation des activités administratives, soutenez l’équipe pédagogique et accompagnez les étudiants tout au long de leur parcours.

Vous encadrez l’équipe administrative, gérez les dossiers du personnel et des enseignants, les admissions et les coûts de formation, tout en assurant le lien avec les finances et les services généraux.

Qualifications

• Expérience similaire demandée, 4 ans minimum dans la formation ou l’enseignement.
• Sens de l’organisation et du service, travail en équipe, rigueur.
• Maîtrise des outils informatiques et d’un ERP, capacité à piloter des dossiers administratifs.

Responsabilités

• Manager l'équipe administrative et veiller au bon fonctionnement des activités.
• Gérer les dossiers du personnel et des enseignants, les formations et les notes de frais.
• Gérer les admissions, inscriptions et réinscriptions, et le suivi financier des frais de scolarité.
• Suivre les services généraux, achats, stocks et sécurité du site.
• Préparer les dossiers Rectorat et organismes de financement et répondre aux enquêtes annuelles.
• Assurer le support pédagogique et la gestion des plannings, examens et bulletins.
• Participer à l’amélioration continue et à l’organisation d’événements et portes ouvertes.

Connaissances

Management d'équipe

Organisation

Reporting

Recrutement

Relation avec les administrations

Outils

ACS

Description du poste

Descriptif du poste:

Rattaché(e) au Directeur de l'Établissement, vous assurez l'organisation et le bon fonctionnement des activités administratives, apportez un appui administratif à l'équipe pédagogique et accompagnez les étudiants tout au long de leur parcours.

Vos principales missions sont :

Management de l'équipe administrative

• Encadrement, organisation et supervision de l'équipe administrative
• Recrutement des surveillants
• Élaboration des tableaux de bords et de suivi et reporting de l'activité à la direction du site et du groupe.

Gestion administrative

• Gestion des dossiers administratifs du personnel et des enseignants
• Prise en charge des dossiers de demande de formation des salariés, des devis de formations et suivi
• Gestion des contrats, transmission des éléments de paie et validation des notes de frais
• Gestion administrative des admissions, des inscriptions et des réinscriptions
• En lien avec la Direction financière, gestion et suivi du paiement des frais de scolarités et relance
• Participation aux rentrées administratives
• Gestion des dossiers de bourses et de fonds de solidarité
• Suivi administratif des parcours étudiants.

Gestion des services généraux

• Suivi de l'entretien courant des locaux et du matériel
• Gestion de la sécurité du site et supervision de la société de ménage
• Achat et gestion des stocks des consommables
• Transmission sur le logiciel comptable (ACS) et suivi du paiement des factures pour les prestataires extérieurs et fournisseurs.

Relations avec les administrations et organismes de financement

• Recueillir et assembler les pièces administratives pour les dossiers Rectorat, Conseil Régional, ...
• Réponse aux enquêtes annuelles et suivi des déclarations obligatoires
• Devis et facturation (Entreprise - OPCO - CERFAH).

Recrutement candidats libres (statut art.25)

• Gestion des candidatures pour tout le Groupe, recrutement, suivi et relance
• Organisation et suivi des entretiens de motivation.

Support au service pédagogique

• Participation à la gestion des plannings, salles et examens
• Organisation et gestion administrative des partiels et examens
• Élaboration des bulletins de notes
• Supervision de l'établissement des feuilles de présences mensuelles, de l'établissement et envoi des attestations de présence aux entreprises et au CERFAH, suivi des absences
• Edition et suivi du règlement des factures
• Gestion administrative des épreuves du Diplôme d'État
• Gestion de l'établissement des livrets étudiants pour le jury final et transmission
• Inscription des étudiants, saisie et transmission des tableaux de notes à la DREETS.

Qualité et amélioration continue

• Participation au respect des procédures internes et au suivi de la certification Qualiopi
• Organisation d'événements
• Organisation logistique des portes ouvertes, remises de diplômes et réunions diverses.

Organisation d'événements

• Organisation logistique des portes ouvertes et des remises de diplômes.

Référent(e) outil Aimaira

• Référent(e) Aimaira pour le Groupe, accompagnement et soutien des équipes.

Profil recherché:

Vous justifiez d'une expérience similaire de 4 ans minimum, acquise dans le secteur de la formation, avec des compétences avérées en organisation et gestion administrative.

Vous avez une forte appétence pour les outils informatiques (logiciel, outil ERP spécifique).

Vous êtes rigoureux/se et avez le sens de l'organisation, du service et du travail en équipe.

Vous êtes réactif(ve) et savez travailler en autonomie.

Vous avez une bonne capacité à gérer les priorités et respecter les délais.

Rémunération: 35 000 - 39 600 €

Poste à pourvoir immédiatement.

Type de contrat CDI

Contrat travail Salaire

• A partir de 34 k€ brut annuel

Expérience

• 4 An(s) Cette expérience est indispensable

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Employeur

3e Sens est le cabinet de recrutement partenaire de votre recherche d'emploi.

Où ? Paris 16e

Contexte :

Dans le cadre d'un remplacement, notre client recherche son Assistant(e) administratif/ve et pédagogique H/F en CDI.