Assistant.e Administratif.ve (Services Commerciaux )

Les PEP 75-78; Paris; On-site; EUR 25,000 - 26,000; Full time

Benefits offered by this job

Repos supplémentaires 21 jours/an

Complémentaire santé AXA

Abonnement sportif pris en charge

Job summary

Les PEP 75-78 recherche un assistant administratif pour soutenir les services commerciaux. Vous gérerez les inscriptions, devis et factures, suivrez les dossiers clients et assurerez le bon fonctionnement administratif.

Le poste, en CDD, exige une expérience de 5 ans dans une structure associative ou éducative, avec une maîtrise des outils MS Office et une excellente organisation.

Qualifications

• Formation de niveau Bac à Bac+2 en administration, gestion, secrétariat (type BTS Assistant de gestion, DUT GEA).
• Expérience souhaitée de 5 ans sur un poste similaire, idéalement dans une structure associative, éducative ou touristique.
• Bonnes connaissances du secteur des séjours collectifs ou tourisme social.

Responsibilities

• Réception et traitement des demandes (devis, inscriptions, contrats) et gestion autonome de la clientèle.
• Constitution et mise à jour des dossiers clients et suivi administratif et financier.
• Suivi des paiements, relances et préparation de documents pour la comptabilité.

Skills

MS Office

Gestion dossiers

Relation client

Rigueur et organisation

Communication

Education

Bac à Bac+2 en administration/secretariat

Tools

Excel

Word

PowerPoint

Outlook

Job description

Nous sommes à la recherche d'un/.e Assistant.e Administratif./ve pour intégrer notre nos services commerciaux, ayant déjà une expérience dans une structure associative, éducative ou touristique.

Vos missions:

• Réception et traitement des demandes (devis, inscriptions, contrats) Gestion autonome de la clientèle individuelle (inscriptions, suivi de dossiers, facturation.
• Constitution, suivi et mise à jour des dossiers clients
• Gestion des inscriptions individuelles (inscriptions, suivi de dossiers, facturation.)
• Suivi des dossiers administratifs en lien avec les services
• Suivi et traitement des déclarations assurance, sinistres, réclamations
• Suivi et traitement des frais médicaux
• Réception, traitement et orientation des demandes vers les services
• Placement : Suivi des dossiers et mise à jour du tableau de suivi
• Suivi des effectifs, des besoins spécifiques et des pièces administratives
• Coordination avec les prestataires : hébergements, transports, animations, etc.
• Mise à jour des dossiers INSPECTION ACADEMIQUE
• Enregistrement et suivi des contrats, factures et relances client

2/COMMUNICATION

• Création de support de communication (flyer etc.)
• Mise à jour de documents de communication en lien avec les centres
• Préparation de documents commerciaux et réponses aux appels d'offres

3/SUIVI FINANCIER

• Suivi des paiements, relances
• Préparation de documents pour la comptabilité

4/ADMINSITRATIF / LOGISTIQUE

• Gestion du courrier entrant/sortant et des fournitures
• Classement, archivage et organisation des documents administratifs
• Mise à jour des tableaux de bord et supports administratifs transverses
• Participation à l'organisation logistique d'événements ou temps forts internes
• Appui à la gestion matérielle et administrative du siège
• Gestion de la boite mail contact

Votre profil:

Formation de niveau Bac à Bac +2 en administration, gestion, secrétariat, (type BTS Assistant de gestion, DUT GEA.).

Expérience souhaitée de 5 ans sur un poste similaire, idéalement dans une structure associative, éducative ou touristique.

Une bonne connaissance du secteur des séjours collectifs, de l'éducation populaire ou du tourisme social serait un atout

Compétences Métier :

• Maîtrise des outils Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook) ou d'autres logiciels similaires
• Maitrise des procédures administratives (assurances, inspection académique)
• Gérer et suivre des dossiers administratifs et clients individuel
• Traiter des devis, inscriptions, et factures
• Assurer le suivi des paiements et des relances clients
• Rédiger des courriers, comptes rendus et supports administratifs clairs et précis
• Coordonner différents interlocuteurs (prestataires, clients, services internes
• Organiser, classer et archiver les documents de façon méthodique

Compétences Comportementales:

• Rigueur et sens de l'organisation
• Sens du service et de l'accueil
• Esprit d'équipe et collaboration
• Réactivité et adaptabilité
• Bon relationnel et communication claire
• Polyvalence

Vos conditions de travail :

Type de contrat : CDD

Début du contrat : septembre - mars

Rémuneration:

• Salaire de base2 184.99€ (coefficient 305 groupe D)
• Prime grenelle : 39,00€ brut mensuel

Rémuneration brute mensuelle globale :2 223,99€

Lieu du poste : En présentiel Paris ,déplacement à prévoir en France et en ile de France

AVANTAGES :

• Repos supplémentaires : 21 jours /an
• Complémentaire santé AXA, prise en charge entreprise 70%
• Prise en charge forfaitaire abonnement sportif