Assistant(e) administratif(ve) H/F

F.L.E.T.C.-FACULTE LIBRE D'ENERGETIQUE T; Toulouse; Sur place; EUR 23 000 - 29 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Titres restaurant

Prime de panier

Résumé du poste

F.L.E.T.C.-FACULTE LIBRE D'ENERGETIQUE T recrute un(e) secrétaire général(e) en CDI pour gérer les aspects administratifs et logistiques des formations. Le poste implique l'accueil et l’orientation des publics, le suivi des inscriptions et la facturation, avec un accompagnement à la mise en œuvre des actions pédagogiques.

Contrat CDI à 35 heures par semaine, salaire brut annuel de 26 000 €, et participation à la relation avec les OPCO et le service comptabilité. Poste basé à Toulouse.

Qualifications

• Titulaire d'un Bac+2 dans le domaine gestion/administratif et au moins 3 ans d'expérience en secrétaire générale ou centre de formation.
• Expérience en secrétariat général ou formation exigée.
• Formation Bac+2 ou équivalents requise.

Responsabilités

• Assurer l'accompagnement pédagogique, logistique et technique des sessions de formations.
• Gérer les aspects administratifs et financiers des actions de formation.
• Accueillir, informer et orienter les publics de formation.
• Assister les formateurs et participer aux réunions d'équipe et de coordination.

Connaissances

Accueil du public

Classement des documents

Gestion des agendas

Mise à jour dossiers

Gestion administrative

Formation

Bac+2 ou équivalents

Description du poste

Mission : Assurer l'accompagnement pédagogique, logistique et techniques des sessions de formations. Activités : - Contribution au suivi des aspects administratifs et financiers des actions de formation en collaboration avec la responsable administrative et pédagogique. - Participation à l'accueil, à l'information et à l'orientation des différents publics de formation (mails, téléphone). - Travailler en équipe, assister les formateurs pour le bon déroulement des actions de formation et être force de proposition. - Participation aux séances de coordination et d'échange (réunion post week-end et réunion d'équipe). - Participation à la mise à jour et à la création de documents en lien avec la formation et de supports pédagogiques. Mise en ligne sur e-learning. - Gestion logistique des formations (information, plannings, réservation hôtel/transport). - Diffusion et suivi des documents liés aux inscriptions formation et modules (bulletin d'inscription, contrat, convention). Réception et traitement des dossiers d'inscription. - Emission de la facturation client et relance des impayés. Suivi des factures, en lien avec le service comptabilité. - Participation à la mise en place des mandats de prélèvements. - Gestion et suivi des dossiers de prise en charge auprès des organismes financeurs (OPCO). - Etablissement des contrats de travail et suivi mensuel, en lien avec la responsable administrative et pédagogique et le service social. - Participation aux actions de développement et de référencement. - Exploitation de données liées à la formation et création d'actions correctrices en collaboration avec la Direction. - Ecoute et gestion des conflits en collaboration avec la Direction. - Référent handicap : Accueil, orientation et suivi des stagiaires en situation d'handicap. Mise à jour des documents d'information. Mise en place d'aménagement en liaison avec la Direction. Suivi de formations (Agefiph). - Référent égalité Femmes/Hommes. Mise à jour des documents d'information. Suivi de formations. - Gestion documentaire (procédure type et archivage). - Dépôt des règlements à la banque. Conditions contractuelles : CDI- 35 heures hebdomadaires Rémunération : 26 000 € bruts Profil : Titulaire d'un Bac +2 (BTS ou titre pro) dans le domaine de la gestion ou de l'administratif- 3 ans d'expérience en tant que secrétaire générale ou secrétaire d'un centre de formation.

Type de contrat CDI

Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée

Salaire

• Salaire brut : Annuel de 26000.0 Euros
• Titres restaurant / Prime de panier

Expérience

• 3 An(s) - Secrétariat général ou formation Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents Cette formation est indispensable

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Techniques de gestion administrative

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Autres enseignements