POLE ADMINISTRATIF – REFERENT(E) ACCUEIL ET ASSISTANCE A LA DIRECTION

Ville de Thonon-les-Bains; Thonon-les-Bains; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une municipalité en France recherche un agent administratif à Thonon-les-Bains. Le candidat idéal sera chargé d'accueillir les usagers, de gérer les demandes d'information et les tâches administratives variées. De bonnes compétences en bureautique et un sens de l'organisation sont requis. Le poste impose une disponibilité pendant les vacances scolaires et nécessite un bon rapport avec le public. Ce rôle offre un cadre de travail adapté au service public et encourage l'esprit d'équipe.

Qualifications

• Connaissance du milieu de l’enfance et des collectivités territoriales est essentielle.
• Maîtrise de l’outil informatique requis.
• Capacités rédactionnelles et sens du service public appréciés.

Responsabilités

• Accueillir et orienter les usagers.
• Gérer les demandes d’information et le courrier du service.
• Assurer le suivi des réunions et rediger des courriers.
• Gérer les dossiers administratifs liés aux usagers.

Connaissances

Bonne connaissance du milieu de l’enfance

Maîtrise de l’outil informatique (bureautique Office et Arpège)

Qualités rédactionnelles

Sens de l’organisation

Bon relationnel

Esprit d’équipe

Outils

Office

Arpège – Concerto

Description du poste

Grade: Filière administrative
Prise de poste : 18/02/2026

Accueil

• Physique et téléphonique : aux heures d’ouverture du service, accueil et orientation des usagers, réponse aux demandes d’information et traitement autonome des questions courantes,
• Gestion de l’outil numérique (Espace Citoyens Premium – Arpège; Outlook) et suivi des demandes en ligne,
• Supports d’information des usagers : interface du service avec le service Communication, suivi des documents disponibles à l’accueil, affichages, mise à jour des informations du site Internet,

Secrétariat

• Référent(e) de la démarche Qualité pour les usagers,
• Gestion du courrier du service (arrivées, départs, échanges internes et parapheurs),
• Gestion des équipements, fournitures administratives et informatiques du service (interface avec le service Achats et le service Informatique),
• Gestion de l’utilisation des véhicules du service (référent pour le service Parc Auto),
• Gestion des locaux administratifs du service (réservations de la salle de réunion, contacts avec le service Bâtiments),
• Gestion des Archives du service.

Assistance administrative à la direction et aux responsables de secteur

• Suivi des réunions d’équipe, invitations, comptes-rendus, etc.
• Rédaction de courriers internes et externes,
• Rédaction et suivi des délibérations et décisions,
• Suivi et gestion des conventions de stages en lien avec les ressources humaines.

Polyvalence sur le pôle Accueil et inscriptions (scolaire, animation, restauration) en lien avec les agents du pôle

• Gestion des dossiers administratifs – Scolaire, restauration, animation,
• Suivi des demandes des usagers: inscription, annulation, réclamation,
• Commande des repas et goûters,
• Mise à jour des effectifs et transmissions aux équipes sur les écoles,
• Encaissement des usagers et recensement quotidien de la régie du jour,

Compétences, qualités professionnelles et savoir-être attendus

• Bonne connaissance du milieu de l’enfance et des collectivités territoriales, maîtrise de l’outil informatique (bureautique Office et Arpège – Concerto).
• Qualités professionnelles: bonnes capacités rédactionnelles, rigueur, fiabilité, sens de l’organisation, sens du service public, polyvalence.
• Qualités personnelles: bon relationnel, discrétion, esprit d’équipe, disponibilité.

Contraintes spécifiques du poste

• Le poste a un régime de travail de 39h hebdomadaires. Les congés sont à prendre prioritairement pendant les vacances scolaires, en lien avec les agents du pôle administratif