Office Manager H/F

Perles Office; Villejuif; Hybrid; EUR 50,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail partiel

Job summary

Perles Office recrute un(e) Office Manager afin d'assurer le bon fonctionnement quotidien des bureaux et de piloter les projets transverses RH, administratif et logistique. Vous travaillerez dans un cadre anglophone auprès de la Chief of Staff et de la Direction, avec un périmètre large et évolutif.

Le poste requiert au moins 3 ans d'expérience, une expérience internationale et une excellente organisation. Télétravail partiel (1 jour/semaine) et une rémunération fixe de 50–54k€ brut annuel +

Qualifications

• Minimum 3 ans d'expérience sur un poste similaire.
• Expérience dans un environnement international, startup, scale-up ou en forte croissance.
• Bilingue anglais (langue de travail quotidienne).
• Sens de l'organisation, discrétion et intelligence relationnelle.
• Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle avec rigueur et autonomie.
• À l'aise avec les outils digitaux et collaboratifs.
• Environnements exigeants, rapides et en constante évolution.

Responsibilities

• Office management et services généraux: supervision quotidien des bureaux; coordination des prestataires; gestion équipements, stocks et logistique; suivi IT et coordination avec partenaires externes; gestion déplacements d'équipe.
• Administration RH: onboarding et offboarding; suivi administratif des collaborateurs; coordination paie; fiabilisation données RH.
• Pré-comptabilité et gestion administrative: préparation éléments comptables mensuels; suivi dépenses et justificatifs; interface avec cabinet comptable externe; gestion administrative courante.
• Communication et coordination: participation actions de communication interne et externe; organisation d'événements et supports; interface avec interlocuteurs internes et externes.
• Process et amélioration continue: application et optimisation des process; identification points de friction; proposition d'améliorations; structuration workflows internes.
• Process de recrutement: échange initial avec équipe recrutement; entretien avec Chief of Staff; entretien avec la Direction anglophone (CEO & CFO).

Skills

Organisation

Discrétion

Anglais (bilingue)

Gestion multitâches

Outils collaboratifs

Job description

Rejoindre une société en pleine phase de structuration et contribuer concrètement à son développement : c'est l'opportunité proposée aujourd'hui. Dans un cadre de travail anglophone, vous occuperez une fonction clé auprès de la Chief of Staff et de la Direction afin d'assurer la fluidité des opérations au quotidien. À la croisée des enjeux administratifs, RH, workplace, communication et coordination, cette fonction offre un périmètre large, stratégique et fortement transverse, au sein d'une organisation en forte croissance. Ce poste nécessite une excellente capacité de priorisation, de discernement et de flexibilité pour accompagner efficacement une équipe évoluant dans un environnement rapide et ambitieux.

Le poste

Conditions

• CDI temps plein
• Basé à Villejuif
• 1 jour de télétravail par semaine
• Rémunération : 50–54K€ fixe + bonus

Vos missions

Office management & services généraux

• Supervision du bon fonctionnement quotidien des bureaux
• Coordination des prestataires et fournisseurs
• Gestion des équipements, stocks et besoins logistiques
• Suivi des sujets IT et coordination avec les partenaires externes
• Gestion des déplacements et voyages d'équipe

Administration RH

• Gestion des onboarding et offboarding
• Suivi administratif des collaborateurs
• Coordination des éléments liés à la paie
• Mise à jour et fiabilisation des données RH

Pré-comptabilité & gestion administrative

• Préparation des éléments comptables mensuels
• Suivi des dépenses et justificatifs
• Interface avec le cabinet comptable externe
• Gestion et suivi administratif courant

Communication & coordination

• Participation aux actions de communication interne et externe
• Coordination d’événements et supports de communication
• Interface avec différents interlocuteurs internes et externes

Process & amélioration continue

• Application et optimisation des process existants
• Identification des points de friction opérationnels
• Proposition d’améliorations concrètes et pragmatiques
• Participation à la structuration des workflows internes

Process de recrutement

• Un premier échange avec l'équipe recrutement
• Entretien avec la Chief of Staff
• Entretien avec la Direction (CEO & CFO anglophone)

Profil recherché

• Vous justifiez de 3 ans minimum d'expérience sur un poste similaire
• Vous avez déjà évolué dans un environnement international, startup, scale-up ou en forte croissance
• Bilingue anglais (langue de travail quotidienne)
• Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'organisation, votre discrétion et votre intelligence relationnelle
• Vous savez gérer plusieurs sujets en parallèle avec rigueur et autonomie
• Vous êtes à l'aise avec les outils digitaux et collaboratifs
• Vous appréciez les environnements exigeants, rapides et en constante évolution