Office Manager H/F

Ma Domiciliation; Paris; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

Ma-domiciliation.fr, société LegalTech spécialisée dans la domiciliation d'entreprises, recherche un(e) Office Manager confirmé(e) pour piloter les sujets juridiques, administratifs et RH. Vous serez le socle opérationnel de l'entreprise, en lien direct avec les cofondateurs, et accompagnerez les missions RH, juridique, finance et opérations dans un cadre startup en croissance.

Contrat CDI à temps plein, Paris 8e / Champs-Élysées, rémunération selon profil et expérience; prise de poste dès que

Qualifications

• Expérience 2 à 5 ans en startup.
• Recrutement et onboarding,
• Conformité juridique et obligations administratives.
• Gestion opérationnelle et administrative.

Responsibilities

• Pilotage des sujets RH quotidiens et onboarding des collaborateurs.
• Garantir la conformité des activités juridiques et administratives.
• Gérer le fonctionnement des bureaux, fournisseurs et logistique.
• Aide à la clôture et pilotage financier (Excel/Agicap).
• Préparation et suivi des paies (Payfit).
• Participation à des projets transverses avec les fondateurs.

Skills

Office management

Recruitment

Organisation

Autonomie

Gestion financière

Tools

Payfit

Pennylane

Excel/Sheets

Agicap

Google Workspace

IA tools

Job description

Ma-domiciliation.fr est la LegalTech spécialisée dans la domiciliation d'entreprises 100 % en ligne. Créée en 2019 et basée sur les Champs-Élysées, nous accompagnons plus de 25 000 TPE et PME dans leurs démarches administratives et juridiques : domiciliation, création, modification et cessation de société, et services associés.

Une société rentable, en croissance de +70 % sur 12 mois, fondée par deux serial entrepreneurs. Nous abordons aujourd'hui une phase de structuration et cherchons un(e) Office Manager confirmé(e), prêt(e) à piloter au quotidien l'ensemble de nos sujets juridiques, administratifs et RH.

Votre rôle :

Vous êtes le socle opérationnel de l'entreprise : grâce à vous, tout tourne, rien ne se perd, et l'équipe avance vite et sereinement. Vous travaillez en lien direct avec les cofondateurs.

Vos missions :

People & RH

• Aide au recrutement : rédaction et diffusion des offres, screening et présélection des candidats
• Réponse aux demandes RH du quotidien
• Organisation des onboardings

Juridique & conformité

• Garantir la conformité de l'entreprise au regard des obligations propres aux sociétés de domiciliation : obtention, maintien et renouvellement des agréments préfectoraux, vérification et transmission des exports SIE / greffes / URSSAF, suivi des obligations LCB-FT (lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme), assurances des locaux
• Rédaction et relecture de contrats
• Gestion des contentieux et pré-contentieux (clients, partenaires, contestation de saisies administratives)
• Échanges avec les administrations (greffe du tribunal de commerce, préfecture de police, SIE…)
• Négociation et relecture des baux commerciaux
• Réponse aux contrôles éventuels des administrations (DGCCRF, DREETS, SIE…), sur place ou à distance
• Participation et suivi des assemblées générales de copropriété
• Gestion des formalités légales et administratives

Office & Operations

• Piloter le bon fonctionnement des bureaux (logistique, prestataires, fournitures)
• Garantir un environnement de travail fluide, professionnel et accueillant
• Accueil physique et à distance (prestataires, facteurs, huissiers, livreurs…)
• Recherche de nouveaux locaux

Finance & Admin

• Gestion du courrier sensible (chèques, amendes, documents officiels)
• Préparation des virements
• Suivi des factures et relation avec le cabinet comptable (Pennylane)
• Aide à la clôture comptable
• Suivi du pilotage financier (Excel / Agicap)
• Préparation des paies (Payfit)

Transverse & amélioration continue

• Audit, suivi qualité et coordination des office managers
• Projets ponctuels en lien direct avec les cofondateurs
• Identification et prise de contact avec de nouveaux prestataires stratégiques
• Proposition et mise en place d'améliorations de process
• Contribution aux documents liés à nos levées de fonds

Votre profil :

• Expérience : 2 à 5 ans comme Office Manager en startup
• Recrutement : vous avez déjà mené des missions de recrutement
• Croissance : idéalement, vous avez accompagné une structure passée d'une vingtaine à une cinquantaine de collaborateurs
• Savoir-être : organisé(e), rigoureux(e), fiable, très autonome, avec un vrai sens des responsabilités
• Outils : à l'aise avec Payfit, Pennylane, Excel / Sheets, Agicap, la suite Google et les outils IA
• Rythme : vous aimez les environnements dynamiques et savez jongler avec des priorités multiples

Conditions :

• Contrat : CDI, temps plein
• Localisation : Paris 8e, Champs-Élysées
• Rémunération : selon profil et expérience
• Prise de poste : dès que possible