Assistant(e) Office Manager — CDI

Tevali Partners; Paris; On-site; EUR 32,000 - 45,000; Full time

Job summary

Tevali Partners à Paris recherche un(e) Assistant(e) HR & Office Manager pour soutenir le bon fonctionnement du bureau et servir de point de contact pour les équipes sur les sujets logistiques et administratifs. Concrètement, vous assurerez l onboarding, le classement des dossiers, la gestion des factures et des notes de frais, les commandes et stocks, ainsi que l’assistance comptable.

Formation Bac+4/5 en gestion ou RH, maîtrise du Pack Office, aisance avec les outils IA et un anglais

Qualifications

• Formation Bac+4/5 en gestion, RH, école de commerce, IAE ou équivalent.
• Bonne maîtrise du Pack Office (Excel notamment) ; à l’aise avec les outils de gestion administrative.
• À l’aise avec les outils d’IA (ChatGPT, Claude…) : sait formuler un prompt clair et définir un besoin pour gagner en efficacité.
• Une première expérience ou un intérêt pour l’administration du personnel et/ou la comptabilité est un plus.
• Aisance avec les chiffres ; des connaissances de base en comptabilité sont un plus.
• Anglais professionnel apprécié (environnement international).

Responsibilities

• Office Management & Opérations : Gérer et suivre le parc informatique, les accès aux locaux, les interventions techniques et les contrats fournisseurs.
• Support RH / Administration du personnel : Organiser l onboarding, classer et archiver les dossiers.
• Support Comptabilité / Finance : Saisir et suivre les factures fournisseurs, rapprocher les notes de frais.
• Support transverse : Produire des documents (mise en forme, mise en page) sur la base de trames fournies.

Skills

Gestion administrative

RH administration

Excel

Anglais professionnel

IA / Prompting

Education

Bac+4/5 en gestion / RH / école de commerce

Tools

Excel

IA tools (ChatGPT / Claude)

Job description

Votre mission

Vous secondez la HR & Office Manager en tant qu’assistant(e), et l’accompagnez dans le bon fonctionnement quotidien du bureau, en étant un point de contact fiable pour les équipes sur l’ensemble des sujets logistiques et administratifs. Un poste concret, où votre organisation et votre sens du service ont un impact direct et visible sur le quotidien de toute l’équipe.

Concrètement, vous serez amené(e) à :

Office Management & Opérations

• Gérer et suivre le parc informatique (matériel, logiciels, tickets auprès des prestataires IT)
• Gérer les accès aux locaux (digicode, badges) et assurer la continuité opérationnelle
• Coordonner les interventions techniques et rendez-vous de maintenance des locaux
• Suivre les contrats fournisseurs (alertes d’échéances, reconduction tacite)
• Gérer les commandes et stocks de fournitures de bureau

Support RH / Administration du personnel

• Organiser la logistique de l’onboarding des nouveaux salariés (accès, matériel, checklist)
• Classer et archiver les dossiers salariés
• Suivre les visites médicales, la mutuelle et la prévoyance

Support Comptabilité / Finance

• Saisir et suivre les factures fournisseurs
• Rapprocher les notes de frais

Support transverse

• Produire des documents (mise en forme, mise en page) sur la base de trames fournies

Formation Bac+4/5 en gestion, RH, école de commerce, IAE ou équivalent Bonne maîtrise du Pack Office (Excel notamment) ; à l’aise avec les outils de gestion administrative À l’aise avec les outils d’IA (ChatGPT, Claude…) : sait formuler un prompt clair et définir un besoin pour gagner en efficacité Une première expérience ou un intérêt pour l’administration du personnel et/ou la comptabilité est un plus Aisance avec les chiffres ; des connaissances de base en comptabilité sont un plus Anglais professionnel apprécié (environnement international)

Les qualités humaines recherchées:

• Confidentialité et discrétion à toute épreuve
• Esprit pragmatique et orienté solutions
• Sérieux et fiabilité dans l’exécution des tâches
• Vivacité d’esprit et réactivité face aux imprévus
• Force de proposition
• Sens du service et bon relationnel