Assistant(e) de direction

Sysco; Limonest; Remote; EUR 32.000 - 48.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Sysco (France) recherche un(e) assistant(e) de direction sur notre site de Limonest (69). Rattaché(e) au directeur commercial & marketing et en soutien de la directrice IT, vous facilitez l’activité quotidienne, coordonnez les interlocuteurs et assurez la confidentialité ainsi que l’autonomie.

Vos missions couvrent la gestion des agendas, l’organisation de réunions et déplacements, la préparation de comptes rendus et le suivi des plans d’actions.

Qualifikationen

• Expérience significative en assistanat de direction, idéalement en comité de direction.
• Capacités d’organisation, d’anticipation et de priorisation.
• Rigueur, discrétion et sens du service.

Aufgaben

• Gérer et optimiser les agendas et déplacements du directeur commercial & marketing et de la directrice IT.
• Organiser rendez-vous, réunions et déplacements en France et à l’international.
• Préparer les réunions, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des actions.
• Coordonner les interlocuteurs et piloter les événements et temps forts de la direction.
• Suivre le budget administratif et gérer les notes de frais et achats.

Kenntnisse

Organisation

Anticipation

Discrétion

Gestion des priorités

Communication

Anglais professionnel

Tools

Outlook

Teams

PowerPoint

Excel

Jobbeschreibung

Assistant de direction H/F

Nous recrutons en CDI sur notre site de Limonest (69) un :

Rattaché(e) au directeur commercial & marketing, et en soutien de la directrice IT, vous avez pour mission de faciliter, fluidifier et sécuriser leur activité quotidienne ainsi que le fonctionnement de la direction commerciale & marketing.

Véritable point d'appui de la direction, vous anticipez les besoins et les échéances, organisez les priorités, coordonnez les différents interlocuteurs et contribuez activement à la préparation et au suivi des temps forts de la direction. Au-delà de la gestion administrative, vous jouez un rôle essentiel de coordination, d'anticipation et de suivi, avec un haut niveau d'autonomie, de réactivité et de confidentialité

Vos missions principales sont les suivantes :

Gestion de l'agenda, des priorités et des déplacements

• Gérer et optimiser de manière proactive les agendas du directeur commercial & marketing et de la directrice IT
• Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements en France et à l'international
• Assurer l'ensemble de la logistique associée (transport, hébergement, restauration, salles de réunion...)
• Anticiper les contraintes, identifier les points de vigilance et proposer les arbitrages nécessaires

Préparation des réunions et suivi des décisions

• Organiser et coordonner les réunions de direction
• Préparer les ordres du jour, collecter les contributions et veiller à la diffusion des documents préparatoires
• Rédiger les comptes rendus, formaliser les décisions et assurer le suivi des plans d'actions
• Effectuer les relances nécessaires afin de garantir le respect des engagements et des échéances

Organisation des événements et temps forts

• Préparer et coordonner les événements professionnels : séminaires, conventions, salons, réunions et déplacements
• Organiser les visites de sites et accueillir les interlocuteurs internes ou internationaux
• Coordonner les différents prestataires et partenaires impliqués dans ces événements

Pilotage de la Réunion Nationale des Ventes

• Assurer un véritable rôle de chef de projet dans l'organisation de cet événement majeur
• Construire et suivre le rétroplanning, coordonner les différents contributeurs et prestataires
• Assurer le suivi du budget, de la logistique et de l'avancement global du projet
• Anticiper les risques et contribuer à la réussite de l'événement jusqu'à sa réalisation

Suivi budgétaire et gestion administrative

• Assurer le suivi administratif du budget de la direction commerciale & marketing en lien avec la direction financière
• Réaliser et suivre les demandes d'achats, commandes et engagements de dépenses
• Gérer les notes de frais et assurer le suivi des dépenses engagées

Projets transverses

• Collaborer étroitement avec les autres assistantes de Direction et les différentes fonctions de l'entreprise
• Participer à des projets transverses et à l'organisation d'événements impliquant plusieurs directions
• Contribuer à la continuité de service lors des absences et congés des autres assistantes

Votre profil

• Vous justifiez d'une expérience significative en assistanat de Direction, idéalement auprès d'un membre de comité de direction
• Vous avez évolué dans un environnement complexe, rythmé et impliquant de nombreux interlocuteurs
• Vous êtes reconnu(e) pour vos excellentes capacités d'organisation, d'anticipation et de priorisation
• Vous savez gérer plusieurs sujets simultanément avec rigueur et discrétion
• Vous faites preuve d'autonomie, de réactivité et d'un fort sens du service
• Vous possédez d'excellentes qualités relationnelles, rédactionnelles et de synthèse
• Vous maîtrisez les outils Microsoft notamment outlook, teams, powerpoint et excel
• Vous disposez d'un niveau d'anglais professionnel vous permettant d'échanger avec des interlocuteurs internationaux

Des déplacements ponctuels sont à prévoir, notamment pour participer à des réunions de Direction, des événements ou accompagner certains temps forts de l'activité