Office Manager

Groupe Référence; Paris; On-site; EUR 35,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Contrat 35h

Heures supplémentaires payées

Job summary

Facilib, marque du Groupe Référence, recrute un Office Manager en temps partagé pour intervenir chez 2 à 3 clients, 1 à 2 jours/semaine par entreprise. Vous couvrirez l’administration, le financement et le workplace, avec des missions variées et un cadre de travail flexible.

Profil recherché: expérience en administration/comptabilité, connaissance Payfit et Pennylane, anglais professionnel souhaité, esprit proactif et relationnel. Contrat 35h avec rémunération entre 35 et 42k€ brut annuel.

Qualifications

• Expérience minimale en administration/finance, idéalement en start-up
• Connaissance des processus RH et paie
• Maîtrise des outils Payfit et Pennylane
• Anglais professionnel souhaité

Responsibilities

• Pilotage des cycles fournisseurs et clients: traitement des factures, imputations et paiements
• Gestion des encaissements et flux financiers: enregistrements et rapprochements
• Suivi de la facturation et des créances clients: contrôle et relances
• Gestion des notes de frais et éléments variables liés à la paie
• Préparation des éléments comptables mensuels pour l’expert-comptable
• Mise en place et suivi d’outils de pilotage financier (trésorerie et flux)

Skills

Gestion administrative

Comptabilité

Ressources humaines

Anglais professionnel

Proactivité

Relationnel

Tools

Payfit

Pennylane

Job description

Facilib (une marque du Groupe Référence) accompagne les entreprises dans leur gestion opérationnelle en proposant des solutions d’office management à temps partagé.

En rejoignant notre équipe en tant qu’Office Manager en temps partagé, vous interviendrez directement chez 2 à 3 clients, à hauteur d’1 à 2 jours par semaine par entreprise. Une opportunité unique de diversifier vos expériences tout en apportant votre expertise à des structures variées !

Vos deux domaines d’action

Administration

Vous prenez en charge la gestion RH et financière de structures agiles (moins de 20 collaborateurs), de A à Z.

Workplace

Vous orchestrez la vie des bureaux en pilotant les espaces de travail, les relations fournisseurs, l’événementiel interne et les initiatives bien-être. Votre mission ? Créer un cadre de travail optimal où chacun peut s’épanouir.

Vos missions

Selon votre profil et les besoins clients, vous serez amenée à prendre en charge :

Gestion administrative & financière

• Pilotage des cycles fournisseurs et clients : traitement des factures, contrôle des imputations, mises en paiement et suivi des échéanciers

• Gestion des encaissements et flux financiers : enregistrement des opérations, rapprochements bancaires, suivi caisse / CB / TPE

• Suivi de la facturation et des créances clients : contrôle, encaissements, gestion des arrhes et relances

• Gestion des opérations courantes : notes de frais, acomptes, éléments variables liés à la paie

• Préparation des éléments comptables mensuels à destination de l’expert-comptable

• Mise en place et suivi d’outils de pilotage financier (trésorerie, suivi des flux, fiabilisation des données)

Support RH & paie

• Gestion administrative du personnel : contrats, onboarding, suivi des dossiers salariés

• Préparation et contrôle des éléments variables de paie (absences, acomptes, saisies…)

• Interface avec les outils RH / paie (type Payfit) et les partenaires externes

• Suivi des obligations sociales et support aux collaborateurs au quotidien

Office management & vie d’équipe

• Coordination des prestataires et gestion des espaces de travail

• Organisation d’événements internes (séminaires, team building…)

• Contribution à la qualité de vie au travail et à la fluidité des opérations

Votre profil

Nous recherchons un·e office manager de métier ou bien un profil Assistant Administratif/Comptable/RH souhaitant évoluer vers un rôle d’office manager.

• Vous avez une première expérience, idéalement en start-up

• Vous avez de bonnes connaissances en gestion administrative et comptable

• Vous connaissez des outils comme Pennylane, Payfit

• Vous avez idéalement un anglais professionnel ou bilingue

• Vous êtes proactif·ve, créatif·ve, capable de défendre vos idées

• Vous avez le sens du relationnel et aimez rendre service, conseiller, fluidifier

Pourquoi nous rejoindre ?

Ce que nous proposons

• Contrat 35h, heures supplémentaires payées

• Rémunération annuelle brute : entre 35 et 42k€ selon profil