Office Manager / Assistant(e) de Direction H/F

SM Conseil et Recrutement; Lille; On-site; EUR 36,000 - 52,000; Full time

Job summary

SM Conseil et Recrutement recherche un(e) office manager/assistant de direction pour une PME lilloise en croissance, avec missions d’administration, finance et pilotage. Vous assurerez le support au dirigeant et garantirez la qualité du suivi clients/fournisseurs, même à l'international.

Le poste exige 5 ans d'expérience, maîtrise d'Excel et anglais professionnel, et implique des déplacements ponctuels à l'international (Dubai, États‑Unis). Poste en CDI à Lille.

Qualifications

• Expérience minimum de 5 ans sur un poste d'office manager, d'assistant(e) de direction ou d'assistant(e) de gestion polyvalent(e) en PME ou environnement industriel/international.
• Anglais professionnel à l'écrit et à l'oral, échanges avec interlocuteurs étrangers.
• Maîtrise des chiffres et d'Excel, capacité à produire des tableaux de bord et des analyses.
• Rigueur, sens de l'organisation et discrétion pour le suivi de dossiers sensibles et dépenses.
• Disponibilité pour déplacements professionnels ponctuels à l'international (Dubai, États‑Unis).

Responsibilities

• Administration des ventes et suivi des commandes, réception et transmission aux usines, information des clients en FR et EN.
• Gestion administrative et financière: factures, échéances, règlements et rapprochements bancaires.
• Construction et mise à jour de statistiques et ratios pour pilotage décisionnel.
• Gestion des documents contractuels et relation avec clients et fournisseurs.
• Appui au dirigeant: participation à des réunions, prise de notes, gestion du courrier et dossiers de certification.

Skills

Anglais pro écrit

Organisation

Rigueur

Discrétion

Tools

Excel

Job description

Et si votre rigueur devenait le socle d'une PME en pleine expansion internationale ?

Vous aimez que les choses soient bien organisées, suivies, anticipées ?
Vous avez le goût des chiffres autant que celui du contact client et l'idée d'être la personne de confiance d'un dirigeant vous motive bien plus qu'un poste cloisonné ?
Alors lisez la suite.
Notre client est une PME lilloise à taille humaine, spécialisée dans les solutions de fabrications à destination de grands groupes industriels.
Avec un chiffre d'affaires réalisé sur un nombre restreint de commandes à forte valeur, l'entreprise fonctionne en circuit court : peu d'intermédiaires, une relation directe avec ses clients et ses usines partenaires, et une exigence de qualité à chaque étape.
L'entreprise entre aujourd'hui dans une phase d'accélération : ouverture d'une structure à Dubaï, projets de développement aux États-Unis et acquisition d'un site de production en région.
Dans ce contexte, le dirigeant, très présent auprès de ses clients et régulièrement en déplacement, a besoin d'un relais administratif solide, fiable et impliqué : un véritable bras droit.
Ce poste est pourvu dans le cadre d'une passation organisée : vous bénéficierez d'une période de tuilage de plusieurs semaines avec la personne actuellement en poste, qui vous transmettra les méthodes, les outils et les spécificités du métier.

Pourquoi l'entreprise n'est-elle pas nommée ?

Par souci de confidentialité, et parce que nous accompagnons ce recrutement en exclusivité.
Nous vous présenterons l'entreprise et son dirigeant dès notre premier échange.

Le poste :

Vos enjeux

Devenir, en quelques mois, la personne sur laquelle le dirigeant s'appuie en toute confiance pour faire tourner l'administratif de l'entreprise et libérer son temps pour le développement.
Garantir la continuité et la qualité du suivi clients et fournisseurs, y compris lorsqu'il est à l'étranger. Contribuer, par votre regard et votre rigueur, à structurer et améliorer les outils de pilotage à mesure que l'entreprise grandit.

Vos missions

• Administration des ventes et suivi des commandes : réception des commandes clients, transmission aux usines, suivi de l'avancement et information régulière des clients, en français comme en anglais (écrit par mail).
• Gestion administrative et financière courante : préparation et contrôle des factures clients et fournisseurs, suivi des échéances et des règlements, rapprochements bancaires, tableaux de suivi.
• Analyse et pilotage : construction et mise à jour de statistiques et ratios (transport, douane, marges) aide à l'établissement rapide de devis et au calcul du point mort, pour « faire parler les chiffres » et éclairer les décisions.
• Relation clients et fournisseurs : accueil physique et à distance, réponse aux demandes, gestion des documents contractuels (CGV, justificatifs, preuves de paiement).
• Appui direct au dirigeant : participation aux réunions de direction (déplacements en France et à l'International) et prise de notes, préparation des dossiers, gestion du courrier, suivi de certains dossiers de certification et du site internet.
• Vie de l'entreprise : gestion des fournitures et de l'intendance du bureau, amélioration continue des outils et des process.

Profil recherché :

Indispensable

• Une expérience de 5 ans minimum sur un poste d'office manager, d'assistant(e) de direction ou d'assistant(e) de gestion polyvalent(e), idéalement en PME ou dans un environnement industriel ou international
• Un anglais professionnel à l'écrit : vous échangez au quotidien avec des interlocuteurs étrangers
• Une réelle aisance avec les chiffres et Excel
• Rigueur, sens de l'organisation et discrétion : vous êtes garant(e) du bon suivi de dossiers sensibles et de la maîtrise des dépenses
• Une disponibilité pour des déplacements professionnels ponctuels à l'international (Dubaï, États-Unis)

Apprécié

• Un anglais oral fluide (si ce n'est pas encore le cas, une formation est possible)
• Savoir construire un tableau de suivi, calculer une marge, sortir un ratio
• Des notions de comptabilité ou de gestion
• Une connaissance des flux import/export (transport, douane)

Au-delà des compétences, c'est votre posture qui fera la différence : autonome, pragmatique, curieux(se), ouvert(e) d'esprit, vous aimez aller au bout des sujets et vous savez prendre des initiatives quand le dirigeant est absent.
Vous recherchez une relation de travail sincère, fondée sur la confiance et la loyauté, dans une organisation à l'esprit familial.