Office Manager - H/F

EXAIL; Six-Fours-les-Plages; Sur place; EUR 36 000 - 48 000; Plein temps

Résumé du poste

EXAIL recherche un(e) Office Manager pour renforcer les équipes sur nos sites de Six-Fours et La Ciotat. Le poste est partagé entre deux sites avec 2 jours/semaine à Six-Fours, 2 jours à La Ciotat et 1 jour en télétravail sur accord managérial après la période d’essai.

Vous assurez l’administration, la gestion des locaux, les déplacements, et l’intendance. Vous coordonnez les achats, le parc automobile et l’accueil des visiteurs, tout en veillant au bon fonctionnement des services et au

Qualifications

• Expérience en office management ou gestion multi-sites.
• Capacité à coordonner plusieurs prestataires et fournisseurs.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et de reporting.
• Organisation et rigueur pour gérer frais et contrats.

Responsabilités

• Gestion administrative et financière : contrôle et validation des notes de frais et frais généraux des deux sites.
• Gestion des locaux : entretien des bâtiments et prestataires, coordination réparations, contrats et contrôles annuels.
• Gestion des déplacements : organisation trajets et hôtels des freelances, gestion des imprévus.
• Gestion du parc automobile : suivis des assurances, révisions, maintenance et propreté des 2 véhicules.
• Achats et intendance : consommables et fournitures quotidiennes, envoi de recommandés et petits colis.
• Onboarding : préparer le matériel et l’environnement de travail à l’arrivée des collaborateurs.
• Vie des sites : organisation BBQ et événements, gestion de l’intendance lors des réunions.
• Accueil : accueil partiel, réception des visiteurs et prestataires.

Connaissances

Organisation

Gestion administrative

Gestion des locaux

Gestion déplacements

Gestion du parc automobile

Achats et approvisionnement

Accueil et relationnel

Planification d'événements

Description du poste

Dans le cadre du développement de nos activités, nousrecherchons un(e) Office Manager pour renforcer les équipes sur nossites de Six-Fours et La Ciotat.

Le poste est divisé sur deux sites, dont les déplacementssont obligatoires et font partie intégrante du poste :

2 jours par semaine sur le site de Six-Fours

2 jours par semaine sur le site de La Ciotat

1 jour par semaine en télétravail (sur accord dumanager à l’issue de la période d’essai)

Vos missions :

• Gestionadministrative et financière : contrôle et validation des notesde frais et des frais généraux des deux sites, vérification desimputations et soutien ponctuel aux Achats pour les commandes en ligne.
• Gestiondes locaux : suivi de l’entretien des bâtiments et desprestataires, recherche et coordination des interventions de réparation,gestion des contrats et des contrôles annuels (APAVE, extincteurs, etc.).
• Gestiondes déplacements : organisation des trajets et hôtels desfreelances et gestion des imprévus ou changements de dernière minute.
• Gestiondu parc automobile : suivi des assurances, révisions,maintenance, propreté et bon fonctionnement des 2 véhicules.
• Achatset intendance : gestion des consommables et fournitures duquotidien (café, savon, vaisselle, etc.), envoi de recommandés et petitscolis.
• Onboarding: s’assurer que le matériel et l’environnement de travail sontprêts à l’arrivée des collaborateurs (bureau, ordinateur, écran, chaise,casque…).
• Viedes sites : organisation des BBQ et événements internes, gestionde l’intendance lors des réunions importantes (repas, viennoiseries…).
• Accueil: accueil sur une partie du temps de travail, réception desvisiteurs, livreurs, prestataires et autres personnes extérieures àl’entreprise.
• D’autresmissions pourront vous être proposées en fonction des différents besoins.