Office Manager H/F

Antemeta SAS; Guyancourt; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Antemeta SAS, basée à Guyancourt (78), recherche un Office Manager pour assurer la gestion opérationnelle des moyens généraux et le suivi de la flotte automobile.

Sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines, vous coordonnez les prestataires, assurez le fonctionnement des services généraux et veillez à la conformité des installations.

Vous participez au bon fonctionnement des 9 établissements et assurez l'accueil des visiteurs dans le cadre des normes ISO 27001.

Responsabilités

• Veiller au respect des règles d'hygiène, d'entretien et de sécurité.
• Gérer les contrats d'entretien et suivre les prestataires.
• Superviser l'entretien des locaux et piloter les interventions.
• Gérer les contrôles de sécurité incendie et installations électriques.
• Coordonner les prestataires externes et suivre les travaux.
• Participer aux aménagements et déménagements internes.
• Assurer le suivi des équipements et services des locaux.
• Programmer les exercices de sécurité et les formations incendie.
• Contrôler les habilitations et les droits d'accès des collaborateurs.
• Gérer le courrier et les fournitures administratives.

Connaissances

Organisation personnelle

Gestion administrative

Gestion de flotte

Coordination des prestataires

Description du poste

\"Dans une démarche d’inclusion et de diversité, nos postes sont ouverts à tous les talents.\"

Nous recherchons un(e) Office Manager pour rejoindre notre équipe basée à Guyancourt (78).

Votre rôle :

Rattaché(e) à la Direction des Ressources Humaines, vous assurez la gestion opérationnelle des moyens généraux ainsi que le suivi de la flotte automobile de l'entreprise.

Vous participez au bon fonctionnement de nos 9 établissements au travers de missions variées liées à la coordination des prestataires, à la gestion des services généraux et au suivi administratif de ces activités.

Vos missions :

Moyens généraux

• Veiller à l'application des règles d'hygiène, d'entretien et de sécurité, dans le respect des exigences en matière de responsabilité sociétale et de développement durable
• Assurer la gestion des contrats d'entretien et le suivi des prestataires (PAC, espaces verts, nettoyage...)
• Superviser l'entretien des locaux, réaliser de petits travaux et piloter les interventions des prestataires
• Assurer la gestion et le suivi des contrôles réglementaires liés à la sécurité incendie et aux installations électriques (Q17, Q18...)
• Coordonner les prestataires externes et contrôler la conformité des travaux réalisés
• Participer aux aménagements et déménagements internes
• Assurer le suivi des équipements et services des locaux (fontaines à eau, énergie, extincteurs...)
• Programmer et superviser les opérations de sécurité (exercices d'évacuation, alarmes incendie, formations incendie...)
• Contrôler les habilitations des collaborateurs et leurs droits d'accès
• Gérer les consommables et fournitures
• Accueillir les visiteurs dans le respect des normes de sécurité liées à notre certification ISO 27001
• Assurer la gestion du courrier (affranchissement et distribution)
• Gérer les fournitures administratives et les commandes : recensement des besoins, passation des commandes, réception, distribution et suivi des stocks
• Contrôler au quotidien l'approvisionnement des locaux
• Réaliser diverses tâches administratives pour la Direction.

Gestion et suivi du parc automobile (environ 150 véhicules)

• Assurer la gestion et le suivi du parc automobile : commandes, livraisons, contrats, remises en état et restitutions des véhicules
• Suivre les campagnes de rappel, les contrôles techniques et les entretiens courants des véhicules
• Gérer les cartes carburant : commandes, oppositions et contrôle des dépenses
• Assurer le suivi des sinistres et des contraventions
• Accompagner les collaborateurs en cas d'incident ou d'accident
• Mettre à jour l'outil de suivi du parc (affectations, loyers, assurances, kilométrages, durées de contrat...)
• Accompagner la transition énergétique de la flotte automobile
• Assurer la mise à jour de la Car Policy et du règlement interne relatif à la politique automobile.