Assistant(e) Office Manager — Alternance

Tevali Partners; Paris; On-site; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Job summary

Tevali Partners recherche un(e) assistant(e) HR & Office Manager pour soutenir le bureau à Paris. Vous assurerez le fonctionnement quotidien, le suivi matériel, l onboarding et la gestion administrative.

Le rôle implique une coordination entre les équipes, le respect des procédures et l'utilisation des outils IA pour gagner en efficacité. Un esprit pragmatique et discret est exigé.

Qualifications

• Formation Bac+4/5 en gestion, RH, école de commerce, IAE ou équivalent.
• Bonne maîtrise du Pack Office, Excel en particulier.
• À l'aise avec les outils d'IA (ChatGPT, Claude...).
• Anglais professionnel apprécié.

Responsibilities

• Gérer le bureau et suivre le parc informatique (matériel, logiciels, tickets IT).
• Gérer les accès aux locaux (digicode, badges) et assurer la continuité opérationnelle.
• Coordonner les interventions techniques et rendez-vous de maintenance des locaux.
• Suivre les contrats fournisseurs (alertes d'échéances, reconduction tacite).
• Gérer les commandes et stocks de fournitures de bureau.
• Organiser l'onboarding des nouveaux salariés (accès, matériel, checklist).
• Classer et archiver les dossiers salariés.
• Saisir et suivre les factures fournisseurs; rapprocher les notes de frais.
• Produire des documents sur la base de trames fournies.

Skills

Discrétion

Rigueur

Sens du service

Education

Bac+4/5 en gestion/RH/École de commerce/IAE

Tools

Excel

IA tools (ChatGPT, Claude)

Job description

Vous secondez la HR & Office Manager en tant qu'assistant(e), et l'accompagnez dans le bon fonctionnement quotidien du bureau, en étant un point de contact fiable pour les équipes sur l'ensemble des sujets logistiques et administratifs. Un poste concret, où votre organisation et votre sens du service ont un impact direct et visible sur le quotidien de toute l'équipe.

Concrètement, vous serez amené(e) à :

Office Management & Opérations

Gérer et suivre le parc informatique (matériel, logiciels, tickets auprès des prestataires IT)

Gérer les accès aux locaux (digicode, badges) et assurer la continuité opérationnelle

Coordonner les interventions techniques et rendez-vous de maintenance des locaux

Suivre les contrats fournisseurs (alertes d'échéances, reconduction tacite)

Gérer les commandes et stocks de fournitures de bureau

Support RH / Administration du personnel

Organiser la logistique de l'onboarding des nouveaux salariés (accès, matériel, checklist)

Classer et archiver les dossiers salariés

Suivre les visites médicales, la mutuelle et la prévoyance

Support Comptabilité / Finance

Saisir et suivre les factures fournisseurs

Rapprocher les notes de frais

Produire des documents (mise en forme, mise en page) sur la base de trames fournies

Formation Bac+4/5 en gestion, RH, école de commerce, IAE ou équivalent

Bonne maîtrise du Pack Office (Excel notamment) ; à l'aise avec les outils de gestion administrative

À l'aise avec les outils d'IA (ChatGPT, Claude...) : sait formuler un prompt clair et définir un besoin pour gagner en efficacité

Une première expérience ou un intérêt pour l'administration du personnel et/ou la comptabilité est un plus

Aisance avec les chiffres ; des connaissances de base en comptabilité sont un plus

Anglais professionnel apprécié (environnement international)

• Anglais professionnel apprécié (environnement international)

  Les qualités humaines recherchées:

Confidentialité et discrétion à toute épreuve

Esprit pragmatique et orienté solutions

Sérieux et fiabilité dans l'exécution des tâches

Vivacité d'esprit et réactivité face aux imprévus

Force de proposition

Sens du service et bon relationnel

Premier échange en visio — on fait connaissance, on parle de votre parcours et du poste

Cas pratique — une mise en situation concrète pour voir comment vous raisonnez sur des cas du quotidien du poste

Débrief en physique — rencontre avec la HR & Office Manager et un(e) Senior de l'équipe, dans nos locaux

Décision — retour rapide, dans un sens comme dans l'autre