Office Manager - H/F

Exail; France; Hybride; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Exail recherche un Office Manager pour renforcer les équipes sur ses sites de Six-Fours et La Ciotat. Le poste implique des déplacements obligatoires entre les deux sites et un jour par semaine en télétravail sur accord du manager.

Vous assurerez la gestion administrative et financière, le suivi des locaux, l’organisation des déplacements, la gestion du parc automobile et l’onboarding des nouveaux collaborateurs.

Qualifications

• Gestion administrative et financière des deux sites (notes de frais, frais généraux).
• Gestion des locaux: maintenance, contrats et contrôles annuels.
• Organisation des trajets et hôtels pour freelances.
• Suivi du parc automobile et consommables quotidiens.
• Onboarding: préparer mobilier et équipements pour l'arrivée des collaborateurs.
• Accueil et gestion des visiteurs et prestataires.

Responsabilités

• Gestion administrative et financière sur deux sites et achats en ligne.
• Gestion des locaux, maintenance et contrôles annuels (APAVE, extincteurs).
• Gestion des déplacements: trajets et hôtels pour les freelances.
• Suivi du parc automobile: assurances, révisions et entretien des deux véhicules.
• Achat et intendance: fournitures quotidiennes et envoi de colis.
• Onboarding: préparation du poste et du matériel pour les nouveaux arrivants.
• Organisation des événements internes et accueil des visiteurs et prestataires.

Connaissances

Gestion administrative

Gestion financière

Gestion déplacements

Achat et logistique

Onboarding

Accueil visiteurs

Description du poste

Dans le cadre du développement de nos activités, nousrecherchons un(e) Office Manager pour renforcer les équipes sur nossites de Six-Fours et La Ciotat.

Le poste est divisé sur deux sites, dont les déplacementssont obligatoires et font partie intégrante du poste :

Vos missions :

2 jours par semaine sur le site de Six-Fours

2 jours par semaine sur le site de La Ciotat

1 jour par semaine en télétravail (sur accord dumanager à l’issue de la période d’essai)

• Gestionadministrative et financière : contrôle et validation des notesde frais et des frais généraux des deux sites, vérification desimputations et soutien ponctuel aux Achats pour les commandes en ligne.
• Gestiondes locaux : suivi de l’entretien des bâtiments et desprestataires, recherche et coordination des interventions de réparation,gestion des contrats et des contrôles annuels (APAVE, extincteurs, etc.).
• Gestiondes déplacements : organisation des trajets et hôtels desfreelances et gestion des imprévus ou changements de dernière minute.
• Gestiondu parc automobile : suivi des assurances, révisions,maintenance, propreté et bon fonctionnement des 2 véhicules.
• Achatset intendance : gestion des consommables et fournitures duquotidien (café, savon, vaisselle, etc.), envoi de recommandés et petitscolis.
• Onboarding: s’assurer que le matériel et l’environnement de travail sontprêts à l’arrivée des collaborateurs (bureau, ordinateur, écran, chaise,casque…).
• Viedes sites : organisation des BBQ et événements internes, gestionde l’intendance lors des réunions importantes (repas, viennoiseries…).
• Accueil: accueil sur une partie du temps de travail, réception desvisiteurs, livreurs, prestataires et autres personnes extérieures àl’entreprise.
• D’autresmissions pourront vous être proposées en fonction des différents besoins.