Assistant Administratif – F/H

Groupe Bigard; Bonneville; Sur place; EUR 12 000 - 17 000; Temps partiel

Résumé du poste

Groupe Bigard recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) à temps partiel (28h/semaine) pour assurer la coordination entre administration, commerce, comptabilité, logistique et accueil sur le site. Le candidat sera progressivement formé à nos méthodes et outils et interviendra sur les achats, la facturation, le service client, la comptabilité et la logistique.

Polyvalent(e) et orienté(e) service, vous assurez l’accueil et le standard, répondez aux demandes téléphoniques et participez au suivi

Qualifications

• Polyvalence et capacité à travailler sur plusieurs domaines (administration, commerce, comptabilité, logistique).
• Formation progressive aux méthodes et outils internes.
• Aptitude à répondre aux demandes téléphoniques et accueillir les visiteurs.

Responsabilités

• Gestion administrative des achats (réception informatique, vérification des factures, rapprochement factures/bons de livraison).
• Facturation et suivi commercial (saisir les commandes, facturer les prestations, suivi clients).
• Appui à la comptabilité clients (enregistrer règlements, envoyer factures, courrier).
• Logistique et documents administratifs (suivi des documents douaniers, préparer documents pour chauffeurs).
• Accueil et standard (réception téléphonique, accueil des visiteurs et chauffeurs).

Connaissances

Polyvalent

Description du poste

Dans le cadre d’une création de poste, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) à temps partiel (28h/semaine).

Ce poste a pour objectif d’assurer une meilleure continuité et coordination entre plusieurs activités du site : administration, commerce, comptabilité, logistique et accueil.

Polyvalent(e), vous serez progressivement formé(e) à nos méthodes et outils et interviendrez notamment sur les missions suivantes :

Gestion administrative des achats

• Effectuer la réception informatique des achats de matières premières
• Contrôler les factures et leur bonne remontée dans les outils informatiques
• Effectuer le rapprochement entre les factures et les bons de livraison
• Vérifier la conformité des différents documents
• Saisir les achats et les matières premières dans le système informatique

Facturation et suivi commercial

• Saisir les commandes clients
• Effectuer la facturation des prestations d’abattage
• Participer au suivi administratif des clients
• Répondre aux demandes téléphoniques des clients et particuliers et les renseigner sur nos prestations et modalités de fonctionnement

Appui à la comptabilité clients

• Enregistrer les règlements par chèque, CB et espèces
• Préparer et envoyer les factures aux clients
• Effectuer la mise sous pli et l’affranchissement du courrier
• Réceptionner et distribuer le courrier aux différents services du site

Logistique et documents administratifs

• Assurer le suivi administratif des documents douaniers et leur transmission au siège
• Préparer les documents nécessaires aux chauffeurs : bons de livraison, bons de transport, factures, etc

Accueil et standard

• Assurer l’accueil téléphonique et orienter les appels vers les interlocuteurs concernés
• Accueillir et renseigner les visiteurs, clients, particuliers et chauffeurs se présentant sur le site