Dual-Site Office Manager | Travel & Onsite Ops

EXAIL; Six-Fours-les-Plages; Hybrid; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

EXAIL recherche un(e) Office Manager pour renforcer les équipes sur nos sites de Six-Fours et La Ciotat. Le poste est partagé entre deux sites avec 2 jours/semaine à Six-Fours, 2 jours à La Ciotat et 1 jour en télétravail sur accord managérial après la période d’essai.

Vous assurez l’administration, la gestion des locaux, les déplacements, et l’intendance. Vous coordonnez les achats, le parc automobile et l’accueil des visiteurs, tout en veillant au bon fonctionnement des services et au

Qualifications

• Expérience en office management ou gestion multi-sites.
• Capacité à coordonner plusieurs prestataires et fournisseurs.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et de reporting.
• Organisation et rigueur pour gérer frais et contrats.

Responsibilities

• Gestion administrative et financière : contrôle et validation des notes de frais et frais généraux des deux sites.
• Gestion des locaux : entretien des bâtiments et prestataires, coordination réparations, contrats et contrôles annuels.
• Gestion des déplacements : organisation trajets et hôtels des freelances, gestion des imprévus.
• Gestion du parc automobile : suivis des assurances, révisions, maintenance et propreté des 2 véhicules.
• Achats et intendance : consommables et fournitures quotidiennes, envoi de recommandés et petits colis.
• Onboarding : préparer le matériel et l’environnement de travail à l’arrivée des collaborateurs.
• Vie des sites : organisation BBQ et événements, gestion de l’intendance lors des réunions.
• Accueil : accueil partiel, réception des visiteurs et prestataires.

Skills

Organisation

Gestion administrative

Gestion des locaux

Gestion déplacements

Gestion du parc automobile

Achats et approvisionnement

Accueil et relationnel

Planification d'événements

Job description

EXAIL recherche un(e) Office Manager pour renforcer les équipes sur nos sites de Six-Fours et La Ciotat. Le poste est partagé entre deux sites avec 2 jours/semaine à Six-Fours, 2 jours à La Ciotat et 1 jour en télétravail sur accord managérial après la période d’essai.

Vous assurez l’administration, la gestion des locaux, les déplacements, et l’intendance. Vous coordonnez les achats, le parc automobile et l’accueil des visiteurs, tout en veillant au bon fonctionnement des services et au