Office Manager Admin & Logistique - 25h par semaine

Intermèdes; Paris; On-site; EUR 25,000 - 35,000; Part time

Job summary

Une entreprise dynamique à Paris recherche un(e) Office Manager pour gérer l'administration et la logistique de son siège. Vous serez chargé(e) de l'accueil des visiteurs, de la gestion des fournitures, du suivi du parc informatique et de l'onboarding des nouveaux collaborateurs. Le candidat idéal possède un Bac +2/3 et une expérience de 2 à 5 ans. Ce poste est idéal pour une personne autonome et proactive souhaitant jouer un rôle opérationnel et transverse au sein de l'équipe.

Qualifications

• Expérience de 2 à 5 ans dans un poste similaire souhaitée.
• Bonne capacité à établir des priorités et à travailler de manière autonome.

Responsibilities

• Gestion administrative des contrats et factures.
• Commande et gestion des fournitures de bureau.
• Onboarding des nouveaux collaborateurs.
• Support à l'organisation d'événements internes.

Skills

Sens de l’organisation

Polyvalence

Autonomie

Proactivité

Excellente capacité rédactionnelle

Education

Bac +2/3 (BTS Assistant de gestion ou équivalent)

Tools

MS Office

SharePoint

Teams

Trello

Job description

En tant qu’Office Manager, rattaché·e à la Directrice Financière, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien de notre siège. Vous serez responsable de la gestion administrative, logistique et de l’organisation des espaces de travail, tout en assurant un accueil chaleureux et un onboarding efficace des nouveaux collaborateurs. La gestion RH et Paie NE fait PAS partie du périmètre.

Le temps de travail s'entend sur les 5 matinées de la semaine + 5h sur 1 à 2 après‑midi, soit 25h par semaine. Le nombre d'heures peut être évolutif dans le temps (de 25 à 30 heures).

Missions principales

• Gestion administrative : gestion des contrats courrier (affranchissement, collecte), classement, gestion des contrats fournisseurs. Vérification des factures et transmission au service comptable.
• Gestion du bureau : commande et gestion des fournitures, suivi des prestataires (nettoyage, maintenance, imprimantes, …), gestion des équipements et locaux. Accueil des visiteurs et réception des livraisons.
• Gestion du parc informatique en lien avec un prestataire externe : tenue du dashboard des équipements bureautiques (PC, casque, …) et suivi de la résolution des tickets ouverts. Mise à jour des mailing lists.
• Onboarding/ Offboarding : préparation du poste de travail avec le prestataire IT externe (PC, accessoires et accès), coordination du kit d’accueil et accueil des nouveaux arrivants. Assurer le retour du matériel et la clôture des accès.
• Vie d’équipe : support à l'organisation d’événements internes, coordination entre les équipes siège, agence et télétravail.

Pourquoi nous rejoindre ? Un poste au cœur de l'entreprise avec un rôle transverse et opérationnel.

Compétences requises :

• Sens de l’organisation et des priorités, autonomie et rigueur. Orienté solution.
• Bon relationnel, polyvalence et proactivité.
• Bonne capacité rédactionnelle, à l'aise à l'écrit comme à l'oral.
• Maîtrise des outils bureautiques (SharePoint, application collaborative type Teams et Trello, MS Office, notamment tableur Excel).

Formation et expérience :

• Bac +2/3 minimum (type BTS Assistant de gestion/ administratif ou autres licences similaires).
• Expérience de 2 à 5 ans dans un poste similaire souhaitée.

Un entretien visio avec la directrice administrative et financière.