Assistant(e) Office Manager — CDI

Tevali Partners; Paris; Sur place; EUR 38 000 - 48 000; Plein temps

Résumé du poste

Tevali Partners recherche un(e) Assistant(e) HR & Office Manager pour accompagner le HR & Office Manager dans le fonctionnement quotidien du bureau à Paris. Vous serez le point de contact des équipes sur les sujets logistiques et administratifs et aurez un impact direct sur le service.

Vous assurerez la gestion du parc informatique, les accès, les commandes et le classement des dossiers du personnel, et vous contribuerez à l’onboarding, au suivi des visites médicales et à la comptabilité.

Qualifications

• Formation Bac+4/5 en gestion, RH, école de commerce, IAE ou équivalent.
• Bonne maîtrise du Pack Office (Excel notamment).
• À l’aise avec les outils de gestion administrative.
• À l’aise avec les outils d’IA (ChatGPT, Claude…).
• Une première expérience ou un intérêt pour l’administration du personnel et/ou la comptabilité est un plus.
• Aisance avec les chiffres.
• Anglais professionnel apprécié (environnement international).

Responsabilités

• Gérer et suivre le parc informatique et les tickets IT.
• Gérer les accès aux locaux et assurer la continuité opérationnelle.
• Coordonner les interventions techniques et la maintenance.
• Suivre les contrats fournisseurs et les achats de fournitures.
• Organiser l’onboarding des nouveaux salariés.
• Classer et archiver les dossiers du personnel.
• Suivre les visites médicales, la mutuelle et la prévoyance.
• Saisir et suivre les factures fournisseurs; rapprocher les notes de frais.
• Produire des documents sur la base de trames fournies.
• Travailler en collaboration avec les équipes RH et Finance.

Connaissances

Excel

Pack Office

Gestion administrative

Outils IA

Anglais professionnel

Formation

Bac+4/5 en gestion, RH, école de commerce, IAE ou équivalent

Description du poste

Votre mission

Vous secondez la HR & Office Manager en tant qu’assistant(e), et l’accompagnez dans le bon fonctionnement quotidien du bureau, en étant un point de contact fiable pour les équipes sur l’ensemble des sujets logistiques et administratifs. Un poste concret, où votre organisation et votre sens du service ont un impact direct et visible sur le quotidien de toute l’équipe.

Concrètement, vous serez amené(e) à :

Office Management & Opérations

• Gérer et suivre le parc informatique (matériel, logiciels, tickets auprès des prestataires IT)
• Gérer les accès aux locaux (digicode, badges) et assurer la continuité opérationnelle
• Coordonner les interventions techniques et rendez-vous de maintenance des locaux
• Suivre les contrats fournisseurs (alertes d’échéances, reconduction tacite)
• Gérer les commandes et stocks de fournitures de bureau

Support RH / Administration du personnel

• Organiser la logistique de l’onboarding des nouveaux salariés (accès, matériel, checklist)
• Classer et archiver les dossiers salariés
• Suivre les visites médicales, la mutuelle et la prévoyance

Support Comptabilité / Finance

• Saisir et suivre les factures fournisseurs
• Rapprocher les notes de frais

Support transverse

• Produire des documents (mise en forme, mise en page) sur la base de trames fournies

Formation

• Formation Bac+4/5 en gestion, RH, école de commerce, IAE ou équivalent
• Bonne maîtrise du Pack Office (Excel notamment)
• À l’aise avec les outils de gestion administrative
• À l’aise avec les outils d’IA (ChatGPT, Claude…): sait formuler un prompt clair et définir un besoin pour gagner en efficacité
• Une première expérience ou un intérêt pour l’administration du personnel et/ou la comptabilité est un plus
• Aisance avec les chiffres ; des connaissances de base en comptabilité sont un plus
• Anglais professionnel apprécié (environnement international)

Les qualités humaines recherchées

• Confidentialité et discrétion à toute épreuve
• Esprit pragmatique et orienté solutions
• Sérieux et fiabilité dans l’exécution des tâches
• Vivacité d’esprit et réactivité face aux imprévus
• Force de proposition
• Sens du service et bon relationnel