Office Manager F/H

Helys; Cesson-Sévigné; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

Helys recherche pour l’un de ses adhérents, le centre de recherche et développement d’un groupe international, un(e) Office Manager. Vous travaillerez 4 jours par semaine et serez l’interlocuteur(trice) clé du bon fonctionnement du site.

Dans ce rôle polyvalent, vous gérerez l’accueil, le courrier, les services aux collaborateurs, les déplacements, les achats et les procédures import/export, en lien étroit avec les équipes et les prestataires.

Responsibilities

• Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier et des badges visiteurs
• Organisation des déplacements professionnels et gestion des notes de frais
• Gestion des achats et commandes dans l’ERP, suivi des livraisons et factures
• Gestion des imports/exports et des formalités administratives douanières
• Organisation des services aux collaborateurs et des événements internes

Job description

Nous recherchons pour l’un de nos adhérents, le centre de recherche et développement d’un groupe international, un(e) Office Manager. Vous serez mis(e) à disposition de cette entreprise 4 jours par semaine. Au cœur d’un environnement technique et international, vous serez l’interlocuteur(trice) clé du bon fonctionnement du site au quotidien.

Vos missions

• Accueil et courrier : accueil physique et téléphonique, badges visiteurs, réception des livraisons, gestion du courrier et des colis, relation avec les transporteurs (La Poste, DHL, TNT…).
• Services aux collaborateurs : fournitures, cartes de visite, réservations (repas, taxis, restaurants) et organisation des événements internes (réunions, formations, visites, cocktails…).
• Déplacements professionnels : organisation des voyages selon la politique voyage, assistance aux voyageurs et contrôle des notes de frais.
• Import / export : formalités administratives et douanières, suivi des imports temporaires et des prêts de matériel.
• Commandes et achats : gestion des commandes dans l’ERP (création des fournisseurs et des affaires, saisie, suivi, contrôle des livraisons et des factures), préparation des projets d’achat (recueil des besoins, consultations, comparaison et synthèse des offres).