Office Manager (H/F)

Qualis Recrutement; Montreuil; On-site; EUR 35,000 - 45,000; Full time

Job summary

Une PME spécialisée dans l'import/export recherche un Office Manager pour gérer l'accueil, la sécurité et le bien-être du personnel, tout en optimisant les coûts. Vous serez l'interface pour les fournisseurs et assurerez la maintenance des sites. Ce poste nécessite au moins 5 ans d'expérience, une maîtrise des services généraux et des compétences en gestion des infrastructures. Des qualités d'organisation et de polyvalence sont essentielles dans cet environnement dynamique.

Qualifications

• Au moins 5 ans d'expérience sur un poste similaire.
• Maîtrise du suivi des infrastructures et des services généraux.
• Excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles.

Responsibilities

• Assurer l'accueil physique et téléphonique.
• Gérer les fournitures et les stocks.
• Piloter les prestataires de services.
• Garantir la sécurité des biens et des personnes.
• Contribuer à l'optimisation des espaces de travail.

Skills

Gestion des services généraux

Relations interpersonnelles

Organisation

Rigueur

Capacités rédactionnelles

Maîtrise du pack Office

Education

Bac+2 minimum

Job description

Qualis intervient depuis 20 ans sur le secteur du recrutement spécialisé. Notre force réside dans notre capacité à répondre à vos besoins sous différentes formes : Intérim, Recrutement (CDD/CDI) & Prestations (régie et freelancing). Nos équipes Qualis sont spécialisées par expertise : Banque & Assurance, Comptabilité & Finance, Assistanat & Fonctions support, IT, BTP Construction & Immobilier, Industrie & Ingénierie, Transports & Logistique.

Nous recherchons pour notre client, PME spécialisée dans l'import/export son futur Office manager. Rattaché à la Directrice administrative et financière, vous garantissez le bien‑être et la sécurité du personnel de l'entreprise, au siège, à la boutique et à l'entrepôt, pour offrir une expérience de travail optimale aux collaborateurs. Tout en assurant la maintenance et l'entretien des sites (bâtiments, équipements, matériel…) dans une logique d'optimisation des coûts, vous mettez en place un environnement de travail en adéquation avec les besoins des collaborateurs (environ 25 personnes).

Accueil & Services généraux

• Assurer l'accueil physique et téléphonique.
• Gérer les fournitures, commandes et stocks.
• Piloter les prestataires (nettoyage, maintenance, IT…) : contrats, coûts, négociations.
• Organiser les événements internes.
• Gérer le courrier et l'archivage.

Infrastructures & Sécurité

• Garantir la sécurité des biens et des personnes conformément à la réglementation.
• Superviser les installations techniques et planifier la maintenance.
• Veiller au respect des normes d'hygiène, de sécurité et de développement durable.

Optimisation des espaces de travail

• Contribuer au plan de maintenance et à l'amélioration continue des espaces.

Support aux collaborateurs

• Gérer l'onboarding et l'offboarding (équipements, accès, badges).
• Suivre le matériel informatique en lien avec le prestataire.
• Être le point de contact privilégié du quotidien pour fluidifier la vie de bureau.

Votre profil

Issu d'une formation Bac+2 minimum, vous justifiez d'au moins 5 ans d'expérience sur un poste similaire. Vous maîtrisez la gestion des services généraux, le suivi des infrastructures (maintenance des bâtiments et des installations techniques) et vous êtes un véritable support pour la direction et les collaborateurs. Vous êtes à l'aise sur le pack Office. Organisé, rigoureux et autonome, vous possédez d'excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles. Votre sens du service, votre discrétion, votre réactivité et votre polyvalence vous permettent d'évoluer sereinement dans un environnement dynamique et en constante évolution.