Assistant.e Administratif.ve ADV / ADP

itops; Paris; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

itops recherche un Office Manager confirmé pour assurer la gestion administrative de l’entreprise et accompagner nos collaborateurs, clients et partenaires à Paris.

Coordinateur central entre la Direction, les équipes RH et les partenaires, vous veillerez au bon déroulement des contrats, paie et procédures internes avec rigueur et polyvalence.

Maîtrise d’Excel et des outils bureautiques indispensable; expérience en PME/ESN souhaitée et sens du service élevé.

Qualifications

• Expérience confirmée en Office Management (5 ans minimum).
• Bonne maîtrise des pratiques RH/administration du personnel.
• Connaissance des process PME/ ESN souhaitée.

Responsibilities

• Rédaction et gestion des contrats de travail et avenants.
• Réalisation des DPAE/DUE et constitution des dossiers salariés.
• Gestion du parcours d’intégration et des documents internes.
• Suivi des collaborateurs (périodes d’essai, visites médicales, mutuelle/prévoyance, congés, absences).
• Gestion des sorties et documents de fin de contrat.
• Préparation et transmission des éléments variables de paie (absences, congés, heures supplémentaires, primes).
• Gestion des dossiers des salariés étrangers (titres de séjour, autorisations de travail).
• Gestion des formations et relations avec les organismes (OPCO).
• Gestion des obligations sociales et reporting RH.
• Mise à jour des tableaux de bord et suivi comptable lié au personnel.

Skills

Organisation

Rigueur

Polyvalence

Autonomie

Tools

Excel

Job description

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un.e Office Manager confirmé.e (5 ans minimum) pour assurer la gestion administrative de l’entreprise et accompagner au quotidien nos collaborateurs, clients et partenaires.

Véritable point central de coordination, vous serez en lien avec la Direction, les équipes RH/recrutement, les collaborateurs, les clients, fournisseurs et notre cabinet comptable.

• Rédaction et gestion des contrats de travail et avenants
• Réalisation des DPAE/DUE et constitution des dossiers salariés
• Gestion du parcours d’intégration : documents internes, outils, procédures…
• Suivi des collaborateurs : périodes d’essai, visites médicales, mutuelle/prévoyance, CRA, congés, absences, arrêts maladie…
• Gestion des sorties et documents de fin de contrat
• Préparation et transmission des éléments variables de paie : absences, congés, heures supplémentaires, primes, tickets restaurant…
• Contrôle des bulletins de paie et suivi des éventuelles anomalies
• Gestion des dossiers des salariés étrangers : titres de séjour, autorisations de travail, renouvellements et démarches administratives
• Gestion des formations : inscriptions, relations avec les organismes et suivi des dossiers OPCO (prises en charge, remboursements, actions collectives…)
• Suivi des obligations et contributions sociales : PEEC, ADESATT, ATLAS, etc.
• Mise à jour des tableaux de bord et reporting RH
• Établissement et suivi des contrats et commandes clients
• Gestion administrative des contrats de sous-traitance et de portage
• Suivi des prestations et des éléments nécessaires à la facturation
• Émission et contrôle des factures clients
• Suivi des règlements, relances et recouvrement des impayés
• Gestion des avoirs et régularisations
• Suivi des achats et ventes
• Contrôle et traitement des factures fournisseurs et notes de frais
• Préparation et transmission des éléments comptables au cabinet
• Participation aux clôtures et au suivi des échéances comptables
• Gestion des affaires courantes : loyer, internet, téléphonie, électricité, ménage, assurances…
• Gestion des fournisseurs, commandes et fournitures
• Gestion des goodies et supports internes
• Organisation des événements d’entreprise : afterworks, repas, soirées, séminaires…
• Gestion et classement des documents administratifs
• Participation à l’amélioration et à la formalisation des procédures internes

Nous recherchons une personne organisée, rigoureuse, polyvalente et autonome, capable de gérer plusieurs sujets simultanément et de respecter des échéances.

Une première expérience en Office Management, RH, administration du personnel, ADV ou gestion administrative, idéalement dans une PME ou une ESN, est souhaitée.

La maîtrise d’Excel et des outils bureautiques est indispensable. Une connaissance de la paie, de la facturation, de la comptabilité et des démarches liées aux salariés étrangers sera particulièrement appréciée.

Qualités recherchées : organisation, rigueur, autonomie, réactivité, discrétion, sens des priorités, aisance relationnelle et esprit de service.

Vous souhaitez occuper un poste transverse et central dans le fonctionnement d’une entreprise à taille humaine ? Rejoignez-nous !