Office Manager- CDI

MOMEN; Paris; Sur place; EUR 36 000 - 48 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Machine à café gratuite

Espace cuisine/détente

Résumé du poste

MOMEN recherche un Office Manager pour assurer une experience de travail fluide et de qualité au sein de ses bureaux à Paris. Vous garantirez le bon fonctionnement des locaux, gérerez les relations avec les prestataires et soutiendrez la Direction sur divers sujets.

Vous serez en charge de l’accueil des clients et collaborateurs, de l’onboarding logistique, des livraisons et de l’organisation d’événements internes, tout en assurant le suivi administratif des contrats et factures.

Qualifications

• Bac+5 et excellente communication écrite et orale.
• Forte capacité d’adaptation et organisation sans faille.
• Expérience souhaitée (0–3 ans) dans un rôle similaire.

Responsabilités

• Gérer le fonctionnement quotidien des locaux et les relations avec les prestataires (ménage, maintenance, sécurité, plantes, téléphonie).
• Gérer les accès, clés, équipements et mobiliers et superviser la logistique du studio d’entreprise.
• Assurer l’accueil des clients, candidats et partenaires et organiser l’onboarding logistique des nouveaux collaborateurs.
• Gérer les livraisons et organiser les moments de convivialité (petits-déjeuners, anniversaires, événements internes).
• Administrer les contrats clients et sous‑traitants et suivre les factures et les CRA mensuels.
• Gérer les boîtes mails génériques et mettre à jour les documents légaux.

Connaissances

Excellente communication

Autonomie

Fiabilité

Rigueur

Réactivité

Formation

Bac+5

Description du poste

L’Office Manager occupe une fonction centrale au sein du cabinet.

Véritable facilitateur du quotidien, il/elle veille au bon fonctionnement des bureaux, à la qualité de l’expérience collaborateur et accompagne la Direction sur de nombreux sujets :

=> Locaux et environnement de travail

• Assurer le bon fonctionnement quotidien des locaux
• Piloter les relations avec les prestataires : ménage, maintenance, sécurité, plantes, téléphonie.
• Gérer les accès, clés, équipements et mobiliers.
• Veiller à la qualité générale de l’environnement de travail.
• Superviser la logistique liée à notre studio d’entreprise.

=> Vie de bureau et expérience collaborateur

• Assurer l’accueil des clients, candidats, managers de transition et partenaires.
• Organiser l’Onboarding logistique des nouveaux collaborateurs (interne)
• Gérer les livraisons
• Organiser les moments de convivialité : petits-déjeuners, anniversaires, événements internes, pots d’équipe
• Maintenir à jour les documents internes, procédures et annuaires.

=> Gestion des stocks et achats

• Assurer le suivi des équipements informatiques et consommables.
• Piloter les achats récurrents du cabinet
• Identifier et négocier avec les fournisseurs

=> Événementiel et déplacements

• Organiser les séminaires, formations, déjeuners, soirées et événements internes.
• Réserver les restaurants et lieux adaptés.
• Organiser les déplacements de la Direction.
• Assurer la préparation logistique des rendez‑vous importants.

=> Administration des Ventes

• Gestion de l’Onboarding et de l’offboarding des Managers de Transition (freelances)
• Contrats : Production des contrats clients et contrats sous‑traitants - Relation avec les sociétés de portages
  • Suivi de la vie du contrat (alertes fin de contrats, avenants, clôtures)
  • Echanges réguliers avec les clients et les managers de transition (mail, téléphone)
• Factures :
  • Récupération des CRA (comptes rendus d’activité) tous les mois
  • Production et envoi les factures tous les mois
  • Recouvrement Niveau 1 des factures auprès des clients
• Gestion des boites mails génériques : Administratif et contact
• Mise à jour de nos documents légaux
  

• 1 jour de TT par semaine possible
• Machine à café gratuite à disposition
• Espace cuisine/détente disponible dans les locaux

Bac +5Excellente communication écrite et oraleForte capacité d’adaptation 0/3 ans d’expérience professionnelleOrganisation irréprochable Gestion simultanée de multiples sujetsPrésentation professionnelle et soignée Autonomie et sens des responsabilités Fiabilité et rigueur Réactivité