OFFICE MANAGER

Anvergure; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Anvergure recherche un(e) office manager pour organiser et coordonner l’administration et les procédures du bureau, afin d’assurer efficacité et sécurité de l’organisation.

Vous assurez la gestion du bureau, la maintenance, les achats, les déplacements, l’accueil et le respect des règles de sécurité, en coordination avec le DRH et les fournisseurs.

Poste en CDI à pourvoir immédiatement, rémunération entre 30 et 35 K€ brut annuel, anglais courant requis et sens de l’organisation.

Qualifications

• Anglais courant requis.
• Expérience significative sur un poste similaire.
• Formation en assistanat exigée.

Responsabilités

• Gérer l’administration du bureau et les relations avec les fournisseurs et prestataires.
• Maintenir les procédures internes, sécurité et conformité (systèmes d’accès, formations).
• Organiser les voyages d’affaires et la gestion des dépenses.
• Assurer l’accueil des invités et la coordination avec le service RH et comptable.

Connaissances

Anglais courant

Formation

Diplômé d’une formation en assistanat

Description du poste

L’office manager organise et coordonne l’administration et les procédures du bureau afin de garantir l’efficacité, l’efficience et la sécurité de l’organisation.

Vous aurez pour missions :

• Gestion de bureau
• Gestion de la maintenance, du courrier, de l'expédition, des fournitures, de l'équipement, des factures et des courses
• Organisation de voyages d'affaires
• Accueil des invités
• Veiller au respect des règles de santé et de sécurité (extincteurs, différentes formations,…), maintenance du système d'accès (badges…), en coordination avec le DRH
• Gestion des urgences (fuites, etc…)
• Gérer les relations avec les fournisseurs, les prestataires de services et le propriétaire en veillant à ce que tous les articles soient correctement commandés, approuvés, facturés et payés à temps.
• Gérer les contrats d’assurance (locaux et employés) et les relations avec les prestataires d’assurance
• Gérer les contrats d'installations avec des tiers
• Coordonner l'informatique sur l'équipement informatique de bureau
• interface avec le prestataire comptable externe et les banques
• Traitement des dépenses des employés

• Administration des ressources humaines
• Offres d'emploi, contrats de travail et autres correspondances RH
• Interface de paie, inscriptions et déclarations sociales et interface avec les administrations concernées
• Visites médicales et prestations de santé
• Administratif à l’arrivée et au départ des salariés
• Suivre et gérer le temps de travail, les vacances et toutes les autres absences
• Assister à la mise en place d'outils RH (SIRH, gestion du temps…)
• Établit et maintient les dossiers du personnel

Assistance à l'organisation de team building et autres événements avec les employés

Cette description prend en compte les principales responsabilités; elle n'est pas limitative.

Profil recherché

Diplômé d’une formation en assistanat, vous justifiez d'une expérience significative sur un poste similaire.

Vous avez un anglais courant.

Vous êtes rigoureux, réactif et avez le sens de l'organisation.

La satisfaction client est votre priorité.

Vous disposez d'une réelle capacité à travailler en équipe et vous avez un bon esprit d'analyse.

Poste en CDI à pourvoir immédiatement

Rémunération entre 30 et 35 K€