Assistant(e) Office Manager — CDI

Tevali Partners; Paris; Sur place; EUR 38 000 - 52 000; Plein temps

Résumé du poste

Tevali Partners recherche un(e) Assistant(e) HR & Office Manager pour soutenir les activités quotidiennes du bureau et servir de point de contact fiable pour les équipes sur les sujets logistiques et administratifs.

Vous serez impliqué(e) dans la gestion du matériel, des accès, de l’onboarding, de la comptabilité légère et de la documentation administrative, avec une collaboration transversale au sein d’un environnement international.

Qualifications

• Formation Bac+4/5 en gestion, RH, école de commerce, IAE ou équivalent.
• Bonne maîtrise du Pack Office et d’Excel.
• À l’aise avec les outils d’IA (ChatGPT, Claude...) et savoir formuler un prompt clair.
• Anglais professionnel apprécié dans un environnement international.
• Première expérience en administration du personnel et/ou comptabilité est un plus.
• Aisance avec les chiffres et connaissances de base en comptabilité utiles.

Responsabilités

• Gérer le parc informatique et les logiciels, tickets IT.
• Gérer les accès aux locaux (digicode, badges) et assurer la continuité opérationnelle.
• Suivre les contrats fournisseurs et les échéances.
• Gérer commandes et stocks de fournitures de bureau.
• Organiser l’onboarding des nouveaux salariés et archiver les dossiers.
• Suivre les visites médicales, la mutuelle et la prévoyance.
• Saisir et suivre les factures fournisseurs et rapprocher les notes de frais.
• Produire des documents (mise en forme, mise en page) à partir de modèles.

Connaissances

Pack Office

Excel

Outils IA

Anglais professionnel

Aisance avec les chiffres

Formation

Bac+4/5 en gestion/RH/commerce

Outils

ChatGPT

Claude

Description du poste

Vous secondez la HR & Office Manager en tant qu'assistant(e), et l'accompagnez dans le bon fonctionnement quotidien du bureau, en étant un point de contact fiable pour les équipes sur l'ensemble des sujets logistiques et administratifs. Un poste concret, où votre organisation et votre sens du service ont un impact direct et visible sur le quotidien de toute l'équipe.

Concrètement, vous serez amené(e) à :

Office Management & Opérations

Gérer et suivre le parc informatique (matériel, logiciels, tickets auprès des prestataires IT)

Gérer les accès aux locaux (digicode, badges) et assurer la continuité opérationnelle

Coordonner les interventions techniques et rendez-vous de maintenance des locaux

Suivre les contrats fournisseurs (alertes d'échéances, reconduction tacite)

Gérer les commandes et stocks de fournitures de bureau

Support RH / Administration du personnel

Organiser la logistique de l'onboarding des nouveaux salariés (accès, matériel, checklist)

Classer et archiver les dossiers salariés

Suivre les visites médicales, la mutuelle et la prévoyance

Support Comptabilité / Finance

Saisir et suivre les factures fournisseurs

Rapprocher les notes de frais

Produire des documents (mise en forme, mise en page) sur la base de trames fournies

Formation Bac+4/5 en gestion, RH, école de commerce, IAE ou équivalent

Bonne maîtrise du Pack Office (Excel notamment) ; à l'aise avec les outils de gestion administrative

À l'aise avec les outils d'IA (ChatGPT, Claude...) : sait formuler un prompt clair et définir un besoin pour gagner en efficacité

Une première expérience ou un intérêt pour l'administration du personnel et/ou la comptabilité est un plus

Aisance avec les chiffres ; des connaissances de base en comptabilité sont un plus

Anglais professionnel apprécié (environnement international)

• Anglais professionnel apprécié (environnement international)

Les qualités humaines recherchées:

Confidentialité et discrétion à toute épreuve

Esprit pragmatique et orienté solutions

Sérieux et fiabilité dans l'exécution des tâches

Vivacité d'esprit et réactivité face aux imprévus

Force de proposition

Sens du service et bon relationnel

Premier échange en visio

— on fait connaissance, on parle de votre parcours et du poste

Cas pratique

— une mise en situation concrète pour voir comment vous raisonnez sur des cas du quotidien du poste

Débrief en physique

— rencontre avec la HR & Office Manager et un(e) Senior de l'équipe, dans nos locaux

Décision

— retour rapide, dans un sens comme dans l'autre