Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e)

Eclipse Global Connectivity; Blagnac; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique à Blagnac recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) pour gérer l’accueil, les tâches administratives, le support RH et la logistique. Vous contribuerez à l’organisation des événements internes et à l’optimisation des déplacements professionnels des collaborateurs. Le poste nécessite une excellente aisance relationnelle et la maîtrise des outils bureautiques, ainsi qu'un niveau d'anglais courant.

Qualifications

• Excellente aisance relationnelle et sens de l’accueil.
• Anglais courant (lu, écrit et parlé).
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Capacité à organiser, prioriser et gérer plusieurs sujets simultanément.
• Rigueur, fiabilité et respect de la confidentialité.

Responsabilités

• Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’entreprise.
• Organiser et optimiser les déplacements professionnels des collaborateurs.
• Gérer les véhicules de société et les notes de frais.
• Participer à la gestion du budget et à l’organisation des espaces de travail.
• Assurer un support RH pour la gestion des congés et absences.

Connaissances

Aisance relationnelle

Anglais courant

Maîtrise de Word, Excel, PowerPoint

Capacité à gérer plusieurs sujets

Rigueur et fiabilité

Description du poste

Véritable pilier de l’organisation administrative et de la vie de l’entreprise, l’Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) intervient sur un large périmètre mêlant accueil, gestion administrative, moyens généraux et support RH. À ce poste transversal, vous contribuez activement au bon fonctionnement quotidien de la société et à la qualité de l’environnement de travail.

Accueil et gestion administrative :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique de la société, gérer les appels et orienter les interlocuteurs internes et externes.
• Préparer et organiser l’accueil des visiteurs et veiller à la tenue et à la qualité des locaux.
• Réaliser les tâches administratives générales et assurer un appui aux fonctions supports.
• Rédiger, mettre en forme et gérer les documents administratifs et techniques (courriers, mémos, reporting, documents selon la charte graphique).
• Gérer et organiser l’archivage de la documentation administrative et technique (NDA, STC, DOA, commandes, etc.).
• Assurer la gestion des commandes clients de documents d’archives de certification (établissement des devis, recherche des documents, envoi).

Moyens généraux, vie de l’entreprise et support RH :

• Piloter les contrats de prestations de services généraux, établir les devis et suivre les interventions des prestataires externes.
• Organiser et optimiser les déplacements professionnels des collaborateurs (transports, hébergements, locations de véhicules, avances).
• Gérer les véhicules de société, les notes de frais et les commandes de fournitures et prestations diverses.
• Suivre les obligations liées à la gestion des risques professionnels (mise à jour du document unique, suivi des formations SST).
• Assurer le suivi de l’entretien et de la conformité du bâtiment (prestataires, contrôles réglementaires, sécurité).
• Participer à la gestion du budget « vie en entreprise », à l’organisation des espaces de travail et à la mise en œuvre d’actions d’amélioration.
• Organiser des événements internes contribuant à la cohésion et au bien-être des équipes.
• Assurer un support RH : gestion et suivi des congés et absences, mise à jour des plannings, suivi administratif des entrées et sorties, bilans mensuels d’heures, suivi des visites médicales et des formations.
• Gérer les demandes de sous-traitance technique : suivi administratif, organisation des entretiens et coordination avec les prestataires.

Gestion logistique :

• Assurer la coordination des flux logistiques entre les fournisseurs et l’entrepôt sous-traité.
• Suivre les livraisons, la traçabilité et la documentation associée.
• Gérer l’interface administrative avec le prestataire logistique externe.
• Assurer le suivi des stocks de kits avant expédition.

Compétences :

• Excellente aisance relationnelle et sens de l’accueil.
• Anglais courant (lu, écrit et parlé).
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint – suite Office).
• Capacité à organiser, prioriser et gérer plusieurs sujets simultanément.
• Rigueur, fiabilité et respect de la confidentialité.

Qualités personnelles :

• Autonomie, polyvalence et capacité à gérer les urgences.
• Sens de l’organisation, méthode et créativité.
• Esprit d’initiative et force de proposition.
• Capacité d’adaptation et goût pour le travail en équipe.
• Sens du service et posture professionnelle.