Office Manager - CDD : Remplacement congé maternité

IPEDIS; Paris; On-site; EUR 29,000 - 42,000; Full time

Job summary

IPEDIS à Paris recherche un Office Manager en CDD pour remplacer le congé maternité (mi-novembre 2026 à mi-septembre 2027). Vous serez le point de référence RH, administratif et logistique au siège, et travaillerez en étroite collaboration avec la direction et l’équipe RH.

Vos missions incluent la gestion du personnel (contrats, dossiers), le recrutement, l’onboarding, l’organisation d’événements et le pilotage du déménagement des locaux prévu en 04.2027.

Qualifications

• Expérience significative en Office Management ou poste RH/administratif (5 ans minimum).
• Capacité à coordonner les sujets RH, administratifs et logistiques au siège.
• Fonctionnement en mode multi-projets et amélioration continue des processus.

Responsibilities

• Être le point de contact RH et administratif pour les collaborateurs.
• Gérer les contrats, avenants et dossiers du personnel, absences et congés.
• Accompagner le recrutement, organiser les entretiens et suivre les candidatures.
• Coordonner l’onboarding et l’intégration des nouveaux collaborateurs.
• Piloter le déménagement prévu en 04.2027 et accompagner le changement.
• Gérer les relations avec les prestataires et les achats bureau.
• Animer la vie d’entreprise et organiser les événements internes.

Skills

Organisation/integration des équipes

RH généraliste

Gestion administrative

Gestion de projets transverses

Autonomie

Tools

Logiciels RH

Job description

CDD - remplacement congé maternité - mi-novembre 2026 à mi-septembre 2027 soit 10 mois.

En tant qu’Office Manager, vous êtes le point de référence des sujets RH, administratifs et de vie de l’entreprise. Véritable partenaire de la Direction et en collaboration étroite avec la Responsable Administrative et Financière et la chargée RH, vous veillez au bon fonctionnement quotidien des activités RH, administratives et logistiques du siège parisien.

Au cœur de l’organisation, vous accompagnez les collaborateurs tout au long de leur parcours, veillez à la fluidité des opérations internes et contribuez activement à l’amélioration continue des processus.

Vous prenez également part aux projets structurants qui accompagnent le développement de l’entreprise, notamment le pilotage du projet de déménagement dans de nouveaux locaux prévu en 04.2027, depuis la recherche des futurs espaces jusqu’à l’accompagnement du changement auprès des équipes.

Ressources Humaines & Administration du personnel

Être un point de contact privilégié pour les collaborateurs sur les sujets RH du quotidien.

Assurer la gestion administrative du personnel, de l’arrivée au départ des collaborateurs (contrats, avenants, dossiers administratifs, suivi des absences et congés).

Préparer et suivre les éléments administratifs en collaboration avec cabinet comptable.

Participer aux processus de recrutement : rédaction et diffusion des offres, présélection des candidatures, organisation des entretiens et suivi des candidatures.

Coordonner le parcours d’intégration des nouveaux collaborateurs afin de garantir une expérience d’onboarding fluide.

Accompagner les départs des collaborateurs (documents de fin de contrat, restitution du matériel, suivi administratif).

Accompagner le suivi des formations et contribuer au développement des compétences.

Veiller au respect des obligations réglementaires et contribuer aux démarches RH structurantes (DUERP, référent handicap, conformité sociale, élections CSE…).

Office Management & Gestion opérationnelle

Garantir le bon fonctionnement quotidien de l’environnement de travail et des services généraux.

Gérer les relations avec les prestataires externes et assurer le suivi des contrats associés.

Piloter les achats du bureau et veiller à l’optimisation des dépenses liées aux services généraux.

Organiser et coordonner les déplacements professionnels des collaborateurs.

Assurer le suivi des besoins matériels et logistiques des équipes.

Contribuer à l’amélioration continue des processus internes et proposer des solutions adaptées aux besoins de l’entreprise.

Vie d’entreprise & Engagement collaborateurs

Piloter l’animation de la vie interne et la mise en place d’initiatives favorisant la cohésion et l’engagement des équipes.

Organiser les événements internes et externes (séminaires, teambuildings, moments collectifs, salons partenaires).

Contribuer à la communication interne et à la diffusion de la culture d’entreprise.

Participer au développement des actions liées à la qualité de vie et aux conditions de travail.

Piloter la coordination du projet de déménagement dans de nouveaux locaux prévu en avril 2027 : recherche et sélection des futurs espaces, coordination des prestataires, suivi des aménagements et accompagnement du changement auprès des équipes.

Participer aux projets de structuration et d’évolution des outils et processus internes.

Accompagner les évolutions de l’organisation en proposant des améliorations permettant de gagner en efficacité et en fluidité.

Vous justifiez d’une expérience significative (5 ans minimum) sur un poste d’Office Manager, Responsable administratif(ve), RH généraliste ou dans une fonction support transverse au sein d’une PME ou d’un environnement à taille humaine.

Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’organisation, votre autonomie et votre capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle avec rigueur et priorisation.

Vous aimez structurer, proposer des améliorations et faire avancer les projets. Vous êtes à l’aise dans des environnements où les processus sont amenés à évoluer et où votre capacité d’initiative fait la différence.

Vous appréciez travailler en proximité avec une Direction et accompagner les collaborateurs au quotidien, dans un environnement où les fonctions support jouent un rôle essentiel dans le développement de l’entreprise.

Vous faites preuve de discrétion, de fiabilité et d’un excellent sens du relationnel, indispensables pour évoluer sur des sujets RH et administratifs confidentiels.

Compétences appréciées:

• Expérience en administration du personnel et gestion RH généraliste.
• Bonne compréhension des enjeux d’une PME en croissance.
• Aisance avec les outils digitaux et les logiciels RH.
• Expérience dans la gestion de projets transverses (déménagement, structuration de process, évolution d’outils…).

• 1er entretien avec Anne-Lise, Office Manager en poste
• 2nd entretien avec les membres de l'équipe RH et administration
• 3ème entretien avec Moïse AKBARALY, Directeur associé