Office manager │Assistant·e de Direction

Working Rolls; France; Hybride; EUR 33 000 - 41 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Mutuelle 50%

Prévoyance APICIL

Environnement de travail qualitatif

Évolution du poste

Résumé du poste

WORKING ROLLS™ Aix-en-Provence recherche une assistante de direction expérimentée pour soutenir la DAF et la Direction. Vous gérerez l’agenda, les courriers, les commandes et la logistique des événements, tout en assurant discrétion et rigueur dans un cadre premium.

Le poste exige au moins 8 ans d’expérience, un diplôme Bac+2/3 en assistanat et un esprit d’équipe orienté service. Poste en CDI, 35 heures, rémunération autour de 37 k€ annuels, mutuelle 50% et prévoyance APICIL.

Qualifications

• Diplômes requis: Bac+2/3 (BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale)
• Minimum 8 ans d'expérience en assistanat de direction
• Expérience dans un environnement administratif et PME-PMI souhaitée
• Excellente présentation et sens du relationnel indispensables

Responsabilités

• Réceptionne le courrier, AR et colis et gère les demandes des membres.
• Réalise l'organisation de l'agenda du Dirigeant et de l’Assistante de Direction Générale.
• Prépare et organise la logistique des événements professionnels (réunions, déplacements, conférences).
• Assure le suivi des dossiers et la tenue des registres sociaux et contrats fournisseurs.
• Rédige les comptes rendus des réunions et suit les actions.
• Passe les commandes de matériel et vérifie les livraisons.
• Assure l’hôtellerie légère en salle de réunion et espaces détente.
• Favorise la communication et le travail d’équipe au sein des centres WORKING ROLLS

Connaissances

Discrétion

Organisation

Rigueur

Réactivité

Autonomie

Esprit de synthèse

Aisance relationnelle

Écoute et communication

Priorisation

Travail en équipe

Formation

BTS/DUT ou licence en assistanat de direction

Description du poste

Aix-en-Provence, la Duranne │ C.D.I. 35h /s │ A pourvoir immédiatement

WORKING ROLLS™ est un groupe indépendant de 8 centres d'affaires premium et d'espace de coworking situé en France, proposant des solutions de travail innovantes pour les créateurs d'entreprises jusqu'à la multinationale depuis près de 20 ans.

WORKING ROLLS™ met facilement à la disposition de ses clients un espace de travail équipé clé en main, associant des services structurels et des ressources humaines mutualisées sous forme de forfaits personnalisables.
WORKING ROLLS™ propose bien sûr de la domiciliation d'entreprises avec des solutions digitales innovantes, de la permanence téléphonique, de la location de salles de réunion équipées et d'autres solutions d'entreprises à travers son marketplace et son réseau de partenaires.

Vous avez de l'expérience et vous souhaitez trouver une équipe stable et structurée ? Venez rouler avec nous !

Vous assisterez la DAF et la Direction dans leurs missions et leurs projets.

Réceptionne les courriers, lettres AR et les colis,

Réceptionne et traite les demandes des membres du centre et coordonne les actions s’y rapprochant,

Organisation de l’agenda du Dirigeant et de l'Assistante de Direction Générale au quotidien (prise de RDV, courriers, courriels, congés…),

Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…),

Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du DAF (petite comptabilité, notes diverses pour les réunions…).

Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.

Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.

Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat fournisseur,

Assiste la DRH dans le classement et l’archivage de documents sociaux

Assure le service de petite hôtellerie en salles de réunion et dans les espaces détentes (réassort) si besoin.

Organisation et de gestion du temps de travail

Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)

Tableaux de bord et outils de planification et suivi

Principes rédactionnels du compte rendu

Diplômes requis Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI

Durée d’expérience : Une expérience minimum de 8 ans en assistanat de direction est requise. La connaissance du domaine d’activité de l’entreprise n'est pas nécessaire.

Excellente présentation, sourire, diplomatie, qualités relationnelles, facilités d'élocution et de compréhension, autant d'éléments indispensables pour exercer cette profession au sein des prestigieux centres d’affaires WORKING ROLLS™

Discrétion

Organisation et rigueur

Réactivité et autonomie

Esprit de synthèse et d’analyse

Aisance relationnelle

Esprit d’équipe

Capacités rédactionnelles

Sens de l’écoute et de la communication

Capacité à prioriser

35h00 par semaine

Salaire 37 k€ annuel

Mutuelle prise en charge à 50 %

Prévoyance APICIL

Environnement de travail très qualitatif

Évolution du poste