Office Manager — IT & Services Généraux (25h/semaine) - CDI - F/H - Paris

Mobsuccess Group; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 42 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Tickets resto Swile

Mutuelle Alan premium

Frais de transport pris en charge

Aide de 700€ pour passions

Télétravail et QVT

Résumé du poste

Mobsuccess Group, réunissant Mobsuccess, Storysuccess et Vectaury, recherche un(e) Office Manager en temps partiel pour soutenir les services généraux, l’IT et le support RH, au contact des équipes et de la direction.

Vous travaillerez sur site à Paris (et Lille) avec des horaires 9h-12h et 13h30-16h, 25 heures/semaine, et participerez à l’amélioration des process, à la gestion des locaux et à l’intégration des nouveaux arrivants.

Qualifications

• Formation Bac+2 à Bac+3 : assistanat de gestion PME, gestion administrative, gestion des entreprises et des administrations, ou équivalent.
• 2 ans d'expérience minimum sur un poste d'Office Manager, d'assistant.e de gestion, d'assistant.e de direction ou de support administratif polyvalent — idéalement en PME, start-up ou structure multi-sociétés.
• Une première exposition à la gestion d'un parc informatique ou d'un prestataire IT est un atout.

Responsabilités

• Gérer les locaux et coordonner les prestataires et le bailleur, suivi incidents et règles de conformité.
• Suivre les moyens, courrier, renouvellements et budgets, gestion des factures et relances.
• Piloter les commandes et la logistique des fournitures et du matériel, gestion stock et livraisons.
• Assurer le support administratif et opérationnel à l'équipe RH et gérer les arrivées/départs et les accès.
• Documenter et maintenir les process dans Notion et veiller à la sécurité du poste de travail.

Connaissances

Google Workspace

Slack & Notion

Administration SaaS

Discrétion

Organisation & priorisation

Formation

Bac+2 à Bac+3 : assistanat/gestion

Outils

MacOS

Windows

Gestion comptes utilisateurs

Gestion accès & droits

Description du poste

Tu cherches un poste où aucune journée ne se ressemble ?

Rattaché·e à la Direction People, tu rejoins Mobsuccess Group qui réunit 3 sociétés: Mobsuccess, Storysuccess et Vectaury, environ 150 collaborateurs, répartis entre Paris et Lille, autour des métiers du marketing digital et du drive-to-store.

Le groupe fonctionne sur un socle d’outils entièrement cloud (Google Workspace, Slack, Notion) et s'appuie sur un prestataire d'infogérance externe pour son parc informatique.

Ce poste est créé suite au départ de la personne qui portait jusqu'ici ce périmètre, basée en région : nous en profitons pour le recentrer sur site et le faire évoluer. Il combine trois volets indissociables — services généraux, IT et support RH — et demande un vrai goût du "couteau suisse" : concret, exigeant, au contact de l'ensemble des équipes et de la direction. L'appétence informatique n'est pas un plus ici, c'est une condition de réussite.

Ce poste est ouvert à temps partiel (25h/semaine) : du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 13h30 à 16h, avec le mercredi après-midi off. Un format pensé pour donner accès à un poste à responsabilités sur un temps de travail réduit.

Les missions principales sont :

Office management et services généraux

• Assurer le bon fonctionnement quotidien des locaux (accès et badges, salles de réunion, flex office, espaces communs, réserves) et être l'interlocuteur·rice unique des prestataires et du bailleur, du suivi des incidents à la relance et au contrôle de la résolution ;

• Suivre administrativement les moyens de l'entreprise (assurances, flotte automobile, échéances, renouvellements) et gérer le courrier entrant (réception, numérisation, classement, dispatch), en particulier les pièces nécessitant une action : factures, relances, courriers bancaires et comptables ;

• Piloter les commandes récurrentes — fournitures, consommables, boissons, produits d'entretien — de l'anticipation des besoins au suivi budgétaire et à la gestion du stock, en passant par le contrôle des livraisons ;

• Communiquer auprès des équipes sur la vie du bureau et contribuer à la logistique des événements internes, séminaires et formations obligatoires (sécurité, premiers secours) ;

• Suivre le dispositif de mise à disposition ponctuelle des espaces du groupe, dans le respect du cadre juridique et RGPD défini ;

Parc informatique, accès et outils

• Être l'interface opérationnelle avec le prestataire d'infogérance : ouverture et suivi des demandes, organisation des interventions sur site, préparation des machines ;

• Tenir à jour l'inventaire du parc (Mac, PC, périphériques, téléphones), attribuer et préparer le matériel des arrivants, récupérer et faire reconditionner celui des sortants ;

• Alerter sur le renouvellement des machines en fin de vie et instruire les demandes d'achat de matériel ;

• Gérer, avec le prestataire, le cycle de vie des comptes et accès sur l'ensemble des outils du groupe (Google Workspace, Slack, Notion, Microsoft, outils métiers) : création, modification, suspension, suppression ;

• Réaliser des rapprochements réguliers entre effectifs réels et comptes actifs, pour éviter les licences inutiles et garantir la fermeture effective des accès ;

• Documenter et maintenir les process dans Notion, et faire remonter au prestataire et à la direction les sujets de sécurité et de conformité du poste de travail ;

Support administratif et RH

• Apporter un support administratif et opérationnel à l'équipe RH sur les sujets du quotidien : suivi des dossiers, coordination avec les interlocuteurs, préparation de documents, gestion des demandes courantes ;

• Piloter opérationnellement les arrivées et départs de bout en bout : checklist, coordination avec le manager et l'IT, préparation du matériel et des accès, accueil le jour J ;

• Assurer la gestion administrative courante : mise à la signature des documents, classement, archivage, attestations, tenue des dossiers salariés ;

• Être le relais des équipes RH et des prestataires auprès des salariés sur les plateformes RH et de services aux salariés (titres restaurant, mutuelle, déplacements, médecine du travail) : création des comptes, saisies courantes, réponses de premier niveau ;

• Faire vivre la charte des notes de frais : rappels aux équipes, contrôle de premier niveau, interface avec la comptabilité ;

• Apporter un appui administratif à la direction : organisation de réunions et convocations, agendas partagés, réservations, suivi des échéances ;

Tes compétences

• Google Workspace : tu es à l'aise sur Sheets (formules, filtres, mise en forme conditionnelle, tableaux de suivi), Docs, Drive, gestion des partages et des droits, Agenda ;

• Environnement collaboratif : tu utilises Slack et Notion au quotidien, et tu sais structurer une base de connaissances plutôt que la subir ;

• Administration SaaS : tu comprends une console d'administration et sais gérer des utilisateurs, des groupes, des licences et des droits d'accès ;

• Culture informatique générale : tu sais décrire un incident précisément, dialoguer avec un prestataire technique sans te faire dicter la solution, et tu es à l'aise sur macOS comme sur Windows ;

• Outils d'IA générative : tu as l'appétence et la curiosité pour t'en servir au service de ta productivité (rédaction, synthèse, structuration de données) ;

Tes qualités

• Rigueur et fiabilité : sur ce poste, un oubli se voit immédiatement — un accès resté ouvert, une commande passée en double, un contrat non signé ;

• Autonomie et sens de l'initiative : tu prends un sujet, tu le mènes jusqu'au bout et tu relances sans qu'on te le demande ;

• Organisation et priorisation : tu gères un flux d'urgences réelles sans perdre le fil des chantiers de fond ;

• Sens du service et diplomatie : à l'aise avec tous les niveaux de l'entreprise et avec des prestataires externes ;

• Discrétion absolue : tu manies des informations confidentielles (contrats, données personnelles) avec le sérieux que cela suppose ;

• Goût de la formalisation : tu préfères documenter, simplifier et automatiser plutôt que de refaire chaque mois la même manipulation à la main ;

Formation et expérience

• Formation Bac+2 à Bac+3 : assistanat de gestion PME, gestion administrative, gestion des entreprises et des administrations, ou équivalent ;

• 2 ans d'expérience minimum sur un poste d'Office Manager, d'assistant.e de gestion, d'assistant.e de direction ou de support administratif polyvalent — idéalement en PME, start-up ou structure multi-sociétés ;

• Une première exposition à la gestion d'un parc informatique, de comptes utilisateurs ou d'un prestataire IT est un véritable atout ; à défaut, une appétence démontrée pour ces sujets est indispensable ;

VOTRE FUTIR ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

On t'attend dans une entreprise en très forte croissance. Rejoins des collaborateurs à la pointe de l'expertise marketing digital et drive-to-store, répartis entre Paris et Lille, dans un cadre aussi exigeant que bienveillant.

Notre feuille de route est ambitieuse pour les années à venir : c'est le moment idéal pour booster tes compétences et apporter ta pierre à l'édifice…

Tu auras un accès direct aux sujets structurants du groupe, sur un poste large et réellement autonome, à l'impact visible dès tes premières semaines. Les process sont déjà documentés — à toi de les faire vivre, de les simplifier et de les outiller davantage.

LES (SUPER) CONTREPARTIES

• Des locaux splendides en plein cœur de Paris pour un quotidien inspirant ;

• Des tickets resto dématérialisés (merci Swile !) ;

• Une mutuelle Alan premium et des frais de transport pris en charge à 100 % ;

• Une aide de 700€ pour tes passions : culture, sport ou voyages, à toi de choisir ! ;

• Une vraie attention à la Qualité de Vie au Travail : télétravail, semaine QVT… on prend soin de toi ;

• Des événements réguliers pour se retrouver : soirées, team buildings, et bien plus encore ! ;

1. Échange téléphonique de qualification – un premier contact de 20 à 30 minutes pour faire connaissance et vérifier que le poste correspond à ce que tu cherches ;
2. Entretien avec la Direction People – un temps plus approfondi pour te présenter le périmètre du poste et discuter ensemble de ton parcours et de tes motivations ;
3. Mise en situation sur un cas concret – organisation d'un onboarding, traitement d'un incident sur les locaux, structuration d'un tableau de suivi : de quoi creuser tes réflexes sur le terrain ;
4. Entretien final et rencontre de l'équipe – pour faire connaissance sur site et finaliser ta venue parmi nous.