Office Manager CDD H/F

Région Nouvelle-Aquitaine; Mérignac; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Région Nouvelle-Aquitaine recherche un/une responsable Office Management pour organiser et optimiser les moyens et services destinés aux collaborateurs, tout en respectant les normes et la sécurité.

Vous assurez le fonctionnement quotidien des locaux, coordonnez les prestataires et gérez les contrats fournisseurs, les achats hors production et le suivi des stocks. Vous organisez les déplacements et les événements internes, et gérez la flotte véhicule et le parc immobilier.

Qualifications

• Gestion administrative et vie du site
• Organisation des déplacements et événements
• Gestion de la flotte automobile
• Gestion des locaux
• Gestion comptable et demandes de factures

Responsabilités

• Assurer le bon fonctionnement quotidien des locaux : accueil, fournitures, équipements, courrier et colis.
• Être l interlocuteur des collaborateurs, fournisseurs et prestataires et coordonner les interventions extérieures.
• Gérer les contrats fournisseurs : suivi, facturation, renouvellements, résiliations, avenants et demandes SAV.
• Réaliser les achats hors production et assurer le suivi des stocks.
• Mettre à jour les bases de données et rédiger/diffuser les documents internes (procédures, comptes rendus, onboarding).
• Organiser les déplacements professionnels : transports, hôtels, locations de véhicules, restaurants et salles de réunion.
• Prendre en charge l organisation d événements internes : séminaires, soirées, afterworks, etc., de la préparation à la gestion logistique sur place.
• Assurer la relation avec le loueur et la gestion des véhicules de fonction.
• Suivre les services associés (cartes carburant, télépéage), les sinistres et les contraventions.
• Prendre en charge la gestion des locaux ou du site (entretien, réparage, dépannage, nettoyage, sécurité, etc.).
• Coordonner le travail des agents d interventions extérieurs (nettoyage par exemple).
• Aménagement des agences.
• Assurer le traitement des notes de frais et le suivi des factures fournisseurs.
• Utiliser les outils de gestion et de dématérialisation, notamment Sage et Zeendoc.

Description du poste

Sous la responsabilité de la Responsable de l’Office Management, vous assurez l'organisation et l'optimisation de la mise à disposition des moyens et des services pour nos collaborateurs tout en garantissant le respect des normes et la sécurité des biens et des personnes.

A ce titre, vous prendrez part à diverses missions :

Gestion administrative et vie du site

• Assurer le bon fonctionnement quotidien des locaux : accueil, fournitures, équipements, courrier et colis.
• Être l'interlocuteur des collaborateurs, fournisseurs et prestataires et coordonner les interventions extérieures.
• Gérer les contrats fournisseurs : suivi, facturation, renouvellements, résiliations, avenants et demandes SAV.
• Réaliser les achats hors production et assurer le suivi des stocks.
• Mettre à jour les bases de données et rédiger/diffuser les documents internes (procédures, comptes rendus, onboarding).

Organisation des déplacements et événements

• Organiser les déplacements professionnels : transports, hôtels, locations de véhicules, restaurants et salles de réunion.
• Prendre en charge l'organisation d'événements internes : séminaires, soirées, afterworks, etc., de la préparation à la gestion logistique sur place.

Gestion de la flotte automobile

• Assurer la relation avec le loueur et la gestion des véhicules de fonction.
• Suivre les services associés (cartes carburant, télépéage), les sinistres et les contraventions.

Gestion des locaux

• Prendre en charge la gestion des locaux ou du site (entretien, réparage, dépannage, nettoyage, sécurité, etc.).
• Coordonner le travail des agents d'interventions extérieurs (nettoyage par exemple).
• Aménagement des agences.

Gestion comptable

• Assurer le traitement des notes de frais et le suivi des factures fournisseurs.
• Utiliser les outils de gestion et de dématérialisation, notamment Sage et Zeendoc.