Assistant de Direction – F/H

Groupe Bigard; Cherré-Au; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Groupe Bigard recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) et coordinateur(trice) des activités sur le site de la région Pays de la Loire. Vous assurez l'accueil, la circulation des informations et le bon fonctionnement des activités quotidiennes.

Vous coordonnez les visites, la logistique des réunions, le suivi des facturations et des frais, et vous travaillez en lien avec la direction et les partenaires locaux pour garantir une organisation efficace et une communication fluide sur le site.

Responsabilités

• Préparer et diffuser les communications hebdomadaires à destination des ateliers et des locaux sociaux
• Mettre à jour les supports de communication du site en fonction des évolutions et changements
• Assurer la circulation des informations entre la Direction, les équipes et les différents services
• Élaborer et assurer le suivi du planning hebdomadaire des visites
• Organiser les visites du site : préparation, coordination, accueil et suivi
• Gérer les salles de réunion et leur planning
• Assurer le suivi des demandes des partenaires, collectivités locales, associations, écoles et autres organismes
• Assurer la gestion des temps, notamment le suivi des congés et des absences pour certaines fonctions
• Assurer la gestion et le suivi de certaines facturations
• Assurer la gestion mensuelle des notes de frais de certaines fonctions
• Organiser les déplacements professionnels du personnel du site
• Participer à la gestion des plannings des astreintes
• Organiser chaque année la préparation, les invitations, la coordination logistique et le suivi des événements et autres temps forts du site

Connaissances

Communication

Organisation

Gestion administrative

Gestion des visites

Planification

Description du poste

Véritable relais de la Direction auprès des collaborateurs et des interlocuteurs externes, vous veillez au bon déroulement des activités administratives et contribuez à la qualité de l’accueil et de l’organisation du site.

Vos principales missions seront les suivantes :

Communication et information

• Préparer et diffuser les communications hebdomadaires à destination des ateliers et des locaux sociaux
• Mettre à jour les différents supports de communication du site en fonction des évolutions et changements
• Assurer la circulation des informations entre la Direction, les équipes et les différents services

Organisation du site et des visites

• Élaborer et assurer le suivi du planning hebdomadaire des visites
• Organiser les visites du site : préparation, coordination, accueil et suivi
• Gérer les salles de réunionet leur planning
• Assurer le suivi des demandes des partenaires, collectivités locales, associations, écoles et autres organismes

Gestion administrative quotidienne

• Assurer la gestion des temps, notamment le suivi des congés et des absencespour certaines fonctions
• Assurer la gestion et le suivi de certaines facturations
• Assurer la gestion mensuelle desnotes de frais de certaines fonctions

Gestion des déplacements

• Organiser les déplacements professionnels du personnel du site

Astreinte et coordination hebdomadaire

• Participer à la gestion des plannings hebdomadaires des astreintes

Événements internes

• Organiser chaque année la préparation, les invitations, la coordination logistique et le suivi des événements et autres temps forts du site (remise des médailles avec le service RH, réunions d’informations direction, réunion d’encadrement…)