Office manager (CDD 10 mois) H/F

LEASECOM; Mérignac; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Titres déjeuners

Mutuelle famille

Restaurant d’entreprise

Résumé du poste

Leasecom recherche un(e) Office Manager à Mérignac (33) pour assurer l’organisation et l’optimisation des moyens et services destinés aux collaborateurs, dans le cadre d’un CDD de 10 mois à 37 heures par semaine.

Vous prenez en charge la gestion administrative et la vie du site, les déplacements et événements, la gestion de la flotte, les locaux et la comptabilité des frais et factures, avec autonomie et sens du service.

Qualifications

• Formation Bac+2/3 en gestion administrative ou équivalent.
• 2 à 3 ans d'expérience sur un poste similaire.
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels (Sage, Zeendoc).

Responsabilités

• Assurer le bon fonctionnement quotidien des locaux et de la vie du site.
• Être l’interlocuteur des collaborateurs, fournisseurs et prestataires.
• Gérer les contrats fournisseurs et le suivi des stocks.
• Organiser les déplacements, voyages et événements internes.
• Gérer les notes de frais et le traitement des factures fournisseurs.
• Garantir sécurité et conformité des locaux.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Autonomie

Polyvalence

Relationnel

Formation

Bac+2/3 en gestion administrative

Outils

Sage

Zeendoc

Excel

Description du poste

Sous la responsabilité de la Responsable de l’Office Management, vous assurez l’organisation et l’optimisation de la mise à disposition des moyens et des services pour nos collaborateurs tout en garantissant le respect des normes et la sécurité des biens et des personnes.
A ce titre, vous prendrez part à diverses missions:

Gestion administrative et vie du site

• Assurer le bon fonctionnement quotidien des locaux : accueil, fournitures, équipements, courrier et colis.
• Être l’interlocuteur des collaborateurs, fournisseurs et prestataires et coordonner les interventions extérieures.
• Gérer les contrats fournisseurs : suivi, facturation, renouvellements, résiliations, avenants et demandes SAV.
• Réaliser les achats hors production et assurer le suivi des stocks.
• Mettre à jour les bases de données et rédiger/diffuser les documents internes (procédures, comptes rendus, onboarding…).

Organisation des déplacements et événements

• Organiser les déplacements professionnels : transports, hôtels, locations de véhicules, restaurants et salles de réunion.
• Prendre en charge l’organisation d’événements internes : séminaires, soirées, afterworks, etc., de la préparation à la gestion logistique sur place.

Gestion de la flotte automobile

• Assurer la relation avec le loueur et la gestion des véhicules de fonction.
• Suivre les services associés (cartes carburant, télépéage), les sinistres et les contraventions.

Gestion des locaux

• Prendre en charge la gestion des locaux ou du site (entretien, réparage, dépannage, nettoyage, sécurité, etc.)
• Coordonner le travail des agents d’interventions extérieurs (nettoyage par exemple)
• Aménagement des agences

Gestion comptable

• Assurer le traitement des notes de frais et le suivi des factures fournisseurs.
• Utiliser les outils de gestion et de dématérialisation, notamment Sage et Zeendoc

Votre profil:

Issu(e) d’une formation Bac+2/3 en gestion administrative, assistanat de direction, gestion d’entreprise ou achats, vous justifiez de 2 à 3 ans d’expérience sur un poste similaire, idéalement dans un environnement professionnel dynamique et polyvalent. Organisé(e), rigoureux(se) et autonome, vous avez le sens du service, un bon relationnel et savez gérer plusieurs priorités simultanément. Votre réactivité, votre capacité d’adaptation et votre aisance avec les outils bureautiques notamment Excel (TCD, recherches, formules,…) seront essentielles pour réussir dans ce poste.La connaissance de Sage et Zeendoc est un plus.Ce poste nécessite l’obtention du permis B.

Conditions :

Type de contrat : CDD de 10 moisTitres déjeuners, 37H hebdo, 10 à 12J de RTT / an, remboursement à 50% du titre de transportLocalisation : Mérignac (33)

Vous hésitez encore ?

Leasecom c’est aussi :

• Un collectif RSE et une labellisation 2 étoiles «Positive Company»
• Un cadre de travail agréable et des activités riches et stimulantes
• Un parcours d’intégration où nous serons aux petits soins pour vous
• Des parcours formation pour que soyez toujours opérationnels
• De supers évènements toute l’année
• Titres déjeuners ou restaurant d’entreprise (au choix), mutuelle famille
• Une ouverture de tous nos postes aux salariés reconnus travailleurs handicapésEt enfin, un process de recrutement ultra rapide!