Assistant administratif (h/f)

Cyrillus; Neuilly-sur-Seine; Sur place; EUR 25 000 - 33 000; Plein temps

Résumé du poste

Cyrillus, au sein de la Direction Déléguée Bâtiments et Logistique, recherche une personne pour assurer le secrétariat courant et le suivi administratif.

Vous accueillerez la direction, gérerez les courriers, suivrez les factures et litiges, préparerez les certificats et les comptes-rendus, et participerez à la dématérialisation via XBus et e-temptation dans un cadre structuré et multi‑services.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique de la direction.
• Enregistrement des courriers entrants et sortants et redistribution des courriers.
• Relances fournisseurs sur la facturation et litiges avec les entreprises (rédaction, envoi, suivi et classement).
• Contrôle des pièces de déclaration de sous-traitance, préparation du courrier d’agrément, envoi et classement.
• Préparation des certificats de libération des retenues de garantie, envoi et classement.
• Courriers du service parkings : contrôle des contrats, mise en signature et classement.
• Rédaction des comptes-rendus de réunion et de chantier, pour le service administratif et juridique.
• Participation à la dématérialisation des courriers sur l’outil XBus.
• Préparation du planning des congés et saisie dans le logiciel e-temptation, etats des heures supplémentaires et archivage.
• Réapprovisionnement en fournitures et consommables pour la direction.

Description du poste

Au sein de la Direction Déléguée Bâtiments et Logistique, vous êtes en charge du secrétariat courant et du suivi administratif.

Vos activités principales

• Accueil physique et téléphonique de la direction,
• Enregistrement des courriers entrants et sortants pour toute la direction, mise sous pli des courriers sortants et redistribution des courriers entrants aux différents services,
• Courriers du service comptable : relances auprès des fournisseurs sur la facturation, annulations des bons de commande, litiges avec les entreprises (rédaction, envoi, suivi et classement), …
• Contrôle des pièces de déclaration de sous-traitance, préparation du courrier d’agrément, envoi et classement,
• Préparation des certificats de libération des retenues de garantie, envoi et classement,
• Courriers du service parkings : contrôle de la conformité des contrats d’amodiation, mise en signature, envoi et classement,
• Courriers du service administratif et juridique : rédaction des comptes-rendus de réunion et de chantier,
• Participation à la mise en place de la dématérialisation des courriers de la direction sur l’outil XBus
• Courriers de la commission communale de sécurité : mise en signature des courriers et bordereaux d’envoi, envoi des dossiers ERP aux services instructeurs, envoi des récépissés de dossiers, convocations, comptes-rendus de visite, autorisations de travaux et avis aux pétitionnaires, courriers divers et classement
• Préparation du planning des congés et suivi de la saisie dans le logiciel e-temptation,
• Etats des heures supplémentaires : édition, mise en signature, envoi et classement,
• Archivage,
• Réapprovisionnement en fournitures et consommables pour la direction (fournitures de bureau, etc.).