Assistant Polyvalent Senior H/F

TiHive; Grenoble; Sur place; EUR 32 000 - 46 000; Plein temps

Résumé du poste

TiHive recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) pour assurer l’organisation quotidienne et le support à la direction. Vous gérerez le courrier, les documents et l’archivage, tout en veillant à la traçabilité des actions et à la qualité du service interne.

Vous serez en charge de la gestion des agendas, des déplacements et du suivi des dossiers du personnel, avec une forte interface entre les services et les interlocuteurs externes.

Qualifications

• Gérer le courrier, les documents et l’archivage avec traçabilité.
• Rédiger et suivre les courriers, comptes rendus et documents internes.
• Assurer le suivi des contrats, abonnements et obligations administratives.
• Gestion des fournitures et du matériel en lien avec les prestataires.
• Accueil physique et téléphonique et orientation des interlocuteurs.

Responsabilités

• Gérer les agendas et organiser les réunions pour la direction.
• Organiser les déplacements professionnels en France et à l’international.
• Préparer et suivre les plans d’action et respecter les échéances.
• Prendre en charge dossiers transverses et confidentiels et assurer leur suivi.
• Mettre en place les procédures administratives et les outils de suivi.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Gestion administrative

Suivi de dossiers

Communication

Description du poste

Administration générale et organisation quotidienne

• Gérer le courrier, les documents administratifs, le classement et l’archivage, dans une logique de fiabilité et de traçabilité.
• Rédiger, mettre en forme et suivre les courriers, comptes rendus, présentations et documents internes.
• Assurer le suivi des contrats, abonnements, assurances, échéances et obligations administratives.
• Gérer les fournitures, équipements et besoins courants du bureau, en lien avec les prestataires.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique, filtrer les sollicitations et orienter efficacement les interlocuteurs.

Support à la direction et coordination

• Gérer les agendas, organiser les réunions et préparer les éléments nécessaires à leur bon déroulement.
• Organiser les déplacements professionnels en France et à l’international : transports, hébergements, formalités et suivi des dépenses.
• Préparer et suivre les plans d’action, relancer les interlocuteurs et veiller au respect des échéances.
• Prendre en charge des dossiers transverses ou confidentiels et en assurer le suivi de bout en bout.

Administration du personnel et support RH

• Préparer et tenir à jour les dossiers administratifs des salariés, de l’embauche au départ.
• Assurer le suivi des contrats, avenants, périodes d’essai, absences, congés, visites médicales et documents obligatoires.
• Préparer les éléments variables de paie et assurer leur transmission dans les délais.
• Participer aux recrutements : coordination des entretiens, échanges avec les candidats et suivi administratif.
• Organiser l’intégration administrative et logistique des nouveaux collaborateurs.

Gestion administrative, facturation et achats

• Collecter, contrôler, enregistrer et transmettre les factures fournisseurs au cabinet comptable.
• Établir et suivre les factures clients, les paiements, les relances et les éventuels avoirs.
• Assurer le suivi administratif des achats, commandes, contrats fournisseurs et prestations.
• Mettre à jour les tableaux de suivi et préparer les éléments nécessaires aux reporting administratif et financier.
• Coordonner les échanges avec les banques, assurances, cabinets comptables, organismes administratifs et autres partenaires externes.

Logistique, événements et vie de l’entreprise

• Coordonner les expéditions, réceptions et besoins logistiques ponctuels, y compris dans un contexte international.
• Organiser les réunions d’équipe, visites, séminaires, événements internes et moments de convivialité.
• Veiller au bon fonctionnement des locaux et assurer le suivi des prestataires.
• Apporter un soutien opérationnel aux équipes selon les priorités de l’entreprise.

Structuration et amélioration continue

• Formaliser et mettre à jour les procédures administratives et les outils de suivi.
• Identifier les points de blocage et proposer des solutions simples, fiables et adaptées.
• Contribuer à la structuration des processus internes et à l’amélioration de l’efficacité collective.