Office Manager

RecrutOr; Toulouse; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

RecrutOr recrute un(e) Responsable administratif et coordination pour assurer le fonctionnement administratif et fluidifier les échanges entre les agences et la direction.

Vous gérez l'administration des ventes, la facturation et le suivi du chiffre d'affaires, tout en assurant l interface avec le cabinet comptable et la gestion administrative générale, et vous participez au déploiement ERP/CRM et à la structuration des données clients et administratives.

Responsabilités

• Suivi de la facturation clients, des relances et des encours.
• Contribuer au suivi du chiffre d'affaires et fiabiliser les données administratives.
• Interlocuteur opérationnel du cabinet comptable et transmission des éléments nécessaires.

Description du poste

Rattaché(e) directement au dirigeant, vous intervenez comme interlocuteur(trice) central(e) entre la direction, les responsables d'agence, les équipes internes, le cabinet comptable, les clients, les fournisseurs et les partenaires externes.

Votre mission consiste à sécuriser le fonctionnement administratif de l'entreprise, fluidifier la coordination avec les agences et contribuer à une organisation plus structurée, fiable et efficace.

Administration des ventes, facturation et suivi du chiffre d'affaires

Vous assurez le suivi de la facturation clients, des relances, des encours et des règlements.

Vous contribuez également au suivi du chiffre d'affaires, à la fiabilisation des données administratives et à la bonne circulation des informations nécessaires à la facturation.

Interface comptable et gestion administrative

Vous êtes l'interlocuteur(trice) opérationnel(le) du cabinet comptable.

Vous préparez et transmettez les éléments nécessaires, suivez les frais professionnels, organisez les justificatifs et contribuez à la fiabilité des données administratives et financières.

Coordination administrative avec les agences

Vous travaillez en lien régulier avec les responsables d'agence et les équipes internes.

Vous centralisez les informations, relancez les interlocuteurs, harmonisez les pratiques administratives et contribuez à fluidifier le fonctionnement quotidien entre les agences et la direction.

Déploiement ERP/CRM et outils de pilotage

Vous participez au déploiement de l'ERP/CRM et à la structuration des données clients, commerciales et administratives.

Vous accompagnez les utilisateurs dans l'appropriation de l'outil et contribuez à en faire un véritable outil de suivi et de pilotage.

Moyens généraux, achats, matériel et déplacements

Vous organisez les achats courants, les moyens généraux, les déplacements professionnels et le suivi du matériel : EPI, équipements terrain, jumelles, consommables et autres outils nécessaires aux équipes.

Certifications, salons et appui transversal

Vous contribuez au suivi administratif des certifications, notamment MASE, en lien avec la direction et les responsables concernés.