Assistant agence (H/F)

Actual group; Villeurbanne; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Actual group recrute un profil administratif polyvalent pour son agence de Villeurbanne. Vous assurerez l’accueil, le secrétariat, la gestion du courrier et des commandes, ainsi que le support logistique et financier des chantiers.

Vous participerez à la veille commerciale, au dépôt des dossiers de candidatures et au suivi des habilitations du personnel, dans un cadre dynamique et évolutif.

Qualifications

• Formation interne aux procédures et outils de gestion (à suivre)
• Suivi de proximité RH: visites médicales et habilitations
• Participation à la veille commerciale et dossiers d’appels d’offres

Responsabilités

• Accueil téléphonique et physique, courrier, archivage et classement
• Gestion des commandes, fournitures et matériel informatique
• Organisation des réservations: véhicules, déplacements, repas, réunions
• Diffusion des notes de service et supports sécurité
• Suivi des visites médicales et habilitations du personnel
• Veille commerciale et préparation des dossiers de candidature et offres
• Suivi administratif des affaires et marchés publics
• Contrôle des pointages et clôture des chantiers (PV, DGD)
• Gestion et transmission des sous-traitances
• Mise à jour du tableau de bord et du SMQ

Connaissances

Accueil téléphonique

Secrétariat

Gestion courriers

Ressources humaines

Gestion des dossiers

Communication interne

Outils

SMQ

Description du poste

Vos missions :

Rattaché(e) directement au Responsable Financier d’Agence et en étroite collaboration avec le Directeur d’activité, vous rejoignez le service administratif et comptable. Vous participez activement à la vie de l’agence et au suivi administratif des affaires/chantiers.

Après une formation interne à nos procédures et outils de gestion, vos missions principales s’articuleront autour de 3 axes :

Support Général & Vie de l’Agence

• Accueil & Secrétariat : Accueil téléphonique et physique, gestion du courrier (réception, numérisation, affichage, classement, archivage).
• Services Généraux : Gestion des commandes, des fournitures de bureau et du matériel informatique.
• Logistique : Organisation des réservations (véhicules, déplacements, repas, réunions, formations).
• Communication interne & Sécurité : Diffusion des notes de service, tenue à jour des affichages obligatoires et des supports sécurité (1/4h sécurité), conception de supports de communication locaux (plaquettes, présentations, kakémonos).
• Ressources Humaines (Suivi de proximité) : Gestion des visites médicales et suivi des habilitations du personnel.
• Commercial : Participation à la veille commerciale, préparation et dépôt des dossiers de candidature et des offres (réponses aux appels d'offres).

Administration des Affaires & Chantiers

• Suivi des offres : Ouverture et suivi administratif des affaires (marchés publics).
• Suivi opérationnel : Contrôle des pointages du personnel et suivi administratif de la clôture des chantiers (PV, DGD).
• Sous-traitance : Contrôle, gestion et transmission des contrats de sous-traitance.

Démarche Qualité

• Mise à jour des tableaux de bord et indicateurs de suivi internes.
• Contribution à la tenue à jour des documents du Système de Management de la Qualité (SMQ).

(Cette liste de missions n’est pas exhaustive et pourra évoluer selon l’activité de l’agence).