ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) (000110) F/H

Onet; Mions; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Part time

Job summary

Onet group recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer l accueil et le renseignement des interlocuteurs, la gestion du courrier, l organisation d agendas et réunions, et la préparation de documents.

Le poste implique l élaboration de comptes rendus, le traitement des devis et le suivi administratif du personnel, avec une vigilance sur la confidentialité des informations et le respect des procédures internes.

Qualifications

• Connaissance de l'entreprise et de ses offres.
• Connaissance des procédures internes.
• Bonne culture générale et économique.
• Anglais.

Responsibilities

• Accueillir et renseigner les interlocuteurs internes ou externes.
• Prendre les appels téléphoniques et relayer l'appel à l interlocuteur concerné, prendre les messages et diffuser.
• Gérer le courrier (arrivée/départ) et organiser les agendas et réunions.
• Élaborer des comptes rendus et dossiers à partir de notes de réunions.
• Gérer des informations sensibles avec confidentialité et discrétion.
• Mettre en forme des documents et préparer les ordres de mission.
• Centraliser la gestion des stocks et des commandes et assurer le reporting.
• Réaliser les formalités d'embauche et suivre les procédures administratives du personnel.

Skills

Outils bureautiques comptables

Outils informatiques et web

Techniques rédactionnelles

Job description

Description du poste

Intitulé du Poste

Votre mission

• Accueillir et renseigner les interlocuteurs internes ou externes
• Prendre les appels téléphoniques : relayer l'appel auprès du bon interlocuteur, prendre les messages et les diffuser en temps voulu, apporter un premier niveau d'information
• Assurer le traitement du courrier (arrivée, départ)
• Organiser et coordonner les agendas, organiser les réunions et rdv et préparer les documents nécessaires à leur bon déroulement
• Elaborer des comptes rendus et dossiers à partir de prises de notes en réunions
• Traiter avec confidentialité des informations sensibles avec des interlocuteurs multiples
• Identifier les interlocuteurs pertinents en fonction des dossiers
• Mettre en forme des documents – éditer et photocopier des documents
• Anticiper et organiser les déplacements : réservation hôtelière et transport, établissement des ordres de mission, engagement, feuille de route
• Effectuer toutes tâches ou missions à la demande d'un responsable

Gestion administrative et commerciale

• Mettre en place un système de classement et d'archivage accessible
• Classer et archiver les documents papiers et électroniques selon les normes en vigueur
• Mettre en place et assurer la mise à jour de la base de données clients/prospects
• Mettre en place et suivre le référencement de tous les contrats clients
• Rechercher des informations et des documents pour constituer des dossiers adaptés à une cible définie
• Assurer le traitement des devis et des appels d'offre
• Centraliser la gestion des stocks et des commandes
• Contribuer à la gestion et au suivi administratif du personnel
• Réaliser les formalités d'embauche : déclaratifs, contrats
• Suivre les accidents du travail, arrêts, visites médicales
• Assurer la production du reporting réglementaire
• Suivre les procédures disciplinaires et les ruptures de contrats de travail
• Gérer administrativement les réunions IRP et suivre les heures de délégation
• Participer à la production de la paie du personnel de l'agence
• Assurer la gestion et le suivi des actions de formation

Suivi budgétaire et facturation

• Saisir les notes de frais, les contrôler et les approuver
• Réaliser les opérations comptables : provisions, frais, rapprochements bancaires
• Passer les commandes et saisir les factures fournisseurs
• Valider et saisir les éléments de facturation des chantiers
• Assurer le suivi administratif des contrats et règlements clients

Savoirs

• Connaissance de l'entreprise et de ses offres
• Connaissance des procédures internes
• Bonne culture générale et économique
• Anglais

Compétences métier

• Maîtrise des outils bureautiques comptables
• Maîtrise des outils informatiques et du web
• Maîtrise des techniques rédactionnelles

Aptitudes comportementales

• Réactivité
• Sens de l'organisation et anticipation
• Rigueur et méthode
• Diplomatie
• Autonomie
• Capacités relationnelles
• Esprit d'équipe
• Fiabilité
• Orientation client interne et externe