ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) (000110) F/H

Onet Technologies; Mions; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

Onet Technologies recrute un assistant administratif polyvalent pour assurer l'accueil, le traitement du courrier et la gestion des appels au sein de l'agence.

Le poste implique l'organisation des réunions, la rédaction de comptes rendus et le suivi des procédures internes. Une maîtrise des outils bureautiques et une sensibilité à la confidentialité sont requises.

Qualifications

• Bonne connaissance des procédures internes et de l'administratif.
• Maîtrise des outils bureautiques et comptables.
• Anglais opérationnel est un atout.

Responsibilities

• Accueillir et renseigner les interlocuteurs internes ou externes.
• Relayer les appels et diffuser les messages; apporter une première information
• Traiter le courrier (arrivée/départ) et organiser les agendas.
• Préparer les documents et comptes rendus des réunions.
• Traiter avec confidentialité des informations sensibles et identifier les interlocuteurs pertinents.
• Mettre en forme des documents et gérer les déplacements (réservations, ordres de mission).
• Effectuer les tâches demandées par le responsable et assurer le reporting.

Skills

Réactivité

Sens de l'organisation

Rigueur

Méthode

Capacités relationnelles

Esprit d'équipe

Fiabilité

Orientation client interne et externe

Anglais

Anglais opérationnel

Tools

Outils bureautiques comptables

Outils informatiques et du web

Job description

Description du poste

Intitulé du Poste

Votre mission

• Accueillir et renseigner les interlocuteurs internes ou externes
• Prendre les appels téléphoniques : relayer l'appel auprès du bon interlocuteur, prendre les messages et les diffuser en temps voulu, apporter un premier niveau d'information
• Assurer le traitement du courrier (arrivée, départ)
• Organiser et coordonner les agendas, organiser les réunions et rdv et préparer les documents nécessaires à leur bon déroulement
• Elaborer des comptes rendus et dossiers à partir de prises de notes en réunions
• Traiter avec confidentialité des informations sensibles avec des interlocuteurs multiples
• Identifier les interlocuteurs pertinents en fonction des dossiers
• Mettre en forme des documents – éditer et photocopier des documents
• Anticiper et organiser les déplacements : réservation hôtelière et transport, établissement des ordres de mission, engagement, feuille de route
• Effectuer toutes tâches ou missions à la demande d'un responsable

Gestion administrative et commerciale

• Mettre en place un système de classement et d'archivage accessible
• Classer et archiver les documents papiers et électroniques selon les normes en vigueur
• Mettre en place et assurer la mise à jour de la base de données clients/prospects
• Mettre en place et suivre le référencement de tous les contrats clients
• Rechercher des informations et des documents pour constituer des dossiers adaptés à une cible définie
• Assurer le traitement des devis et des appels d'offre
• Centraliser la gestion des stocks et des commandes
• Contribuer à la gestion et au suivi administratif du personnel
• Réaliser les formalités d'embauche : déclaratifs, contrats
• Suivre les accidents du travail, arrêts, visites médicales
• Assurer la production du reporting réglementaire
• Suivre les procédures disciplinaires et les ruptures de contrats de travail
• Gérer administrativement les réunions IRP et suivre les heures de délégation
• Participer à la production de la paie du personnel de l'agence
• Assurer la gestion et le suivi des actions de formation

Suivi budgétaire et facturation

• Saisir les notes de frais, les contrôler et les approuver
• Réaliser les opérations comptables : provisions, frais, rapprochements bancaires
• Passer les commandes et saisir les factures fournisseurs
• Valider et saisir les éléments de facturation des chantiers
• Assurer le suivi administratif des contrats et règlements clients

Savoirs

• Connaissance de l'entreprise et de ses offres
• Connaissance des procédures internes
• Bonne culture générale et économique
• Anglais

Compétences métier

• Maîtrise des outils bureautiques comptables
• Maîtrise des outils informatiques et du web
• Maîtrise des techniques rédactionnelles

Aptitudes comportementales

• Réactivité
• Sens de l'organisation et anticipation
• Rigueur et méthode
• Diplomatie
• Autonomie
• Capacités relationnelles
• Esprit d'équipe
• Fiabilité
• Orientation client interne et externe