Office Manager

Visian; Aubigny-sur-Nère; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Tickets restaurant

Mutuelle

Prise en charge à 50% des transports

PC/Mac et iPhone

Job summary

Visian recherche un Office Manager pour assurer la gestion administrative globale et le suivi ADV, avec optimisation des process internes et administration du personnel. Vous interviendrez en liaison avec la direction, les équipes commerciales et les entités du groupe pour garantir le bon fonctionnement opérationnel.

Le poste implique la gestion des achats, des contrats, des outils (Notion, BoondManager, Agistar, Provigis) et la préparation des tableaux de bord.

Qualifications

• Formation en administration et gestion des entreprises, école de commerce.
• Bonne maîtrise d'Excel/Google Sheets (tableaux de bord, KPI, budgets).
• Capacité à piloter la chaîne ADV (devis, CRA, facturation, relances).
• Rigueur et organisation.
• Sens du service et bon relationnel.
• Confidentialité et discrétion.
• Proactivité.

Responsibilities

• Office Management et administration des Ventes (ADV) et suivi des commandes.
• Gestion logistique, fournitures et services généraux; liaison avec locaux.
• Traitement des factures fournisseurs et demandes d'accès.
• Établissement des contrats, bons de commande et suivi des prestataires.
• Mise en place et suivi des tableaux de bord internes (Notion, BoondManager, etc.).
• Élaboration et envoi de devis; suivi des commandes et relances client.
• Gestion des CRA et transmission des rapports aux clients.
• Coordination CRM et données fournisseurs; support administratif varié.

Skills

Rigueur

Organisation

Service client

Communication

Discrétion

Proactivité

ADV management

Education

Formation en administration et gestion des entreprises

Tools

Notion

BoondManager

Agistar

Provigis

Smart RH

Job description

Au croisement des opérations, du commerce et des ressources humaines, l’Office Manager assure la gestion administrative globale, le suivi ADV, l'optimisation des process internes, ainsi que l'administration du personnel. Interlocuteur(trice) privilégié(e) des salariés, de la direction, des équipes commerciales et des entités du groupe, l'Office Manager garantit le bon fonctionnement opérationnel.

1. Office Management & Administration des Ventes (ADV)

• Organisation de la vie de bureau :

  • Gestion de la logistique, des fournitures et des services généraux (gestion des stocks, commandes)

  • Point de liaison principal avec la gestion des locaux

  • Traitement des factures fournisseurs et validation des demandes d'accès

• Gestion des prestataires & Achats :

  • Établissement des contrats, sous-traitants et bons de commande

  • Création des accès et attribution des outils/équipements

  • Suivi des prestataires et résolution des litiges (facturation, paiement, frais, accès)

  • Gestion et optimisation des coûts (mise en place et tenue du tableau récapitulatif annuel (outils, licences, abonnements))

• Process & Outils internes :

  • Faire évoluer les outils et indicateurs de suivi (Notion, BoondManager, Agistar, Provigis)

  • Élaboration et mise à jour régulière des tableaux de bord internes

• Suivi des commandes & Facturation clients :

  • Élaboration et envoi de devis aux clients

  • Suivi et relance des commandes clients

  • Suivi des relances de facturation et gestion des litiges clients

• Gestion des Comptes-Rendus d'Activité (CRA) :

  • Suivi des CRA collaborateurs

  • Correction des erreurs et transmission des CRA validés aux clients

• Coordination & CRM :

  • Coordination continue avec l'équipe commerciale et mise à jour des données CRM/fournisseurs

  • Traitement des demandes d'interlocuteurs variés, sondages et enquêtes administratives

2. Administration & Suivi du Personnel

• Gestion administrative des collaborateurs :

  • Suivi individuel des dossiers (gestion des demandes d’autorisation de travail, adhésion mutuelle, ...)

  • Participation au parcours d'intégration (Onboarding / accueil) et du départ (Offboarding)

  • Saisie et mise à jour dans les outils RH (Boond, Agistar, Smart RH, tableaux de reporting)

• Ecosystème entrepreunarial avec de belles perspectives d’évolutions
• Formations diverses (écosystème IT/digital, recrutement, prospection)
• Environnement dynamique (afterworks, sports, teambuildings)
• Tickets restaurant, mutuelle, prise en charge à 50% des transports
• PC/Mac et Iphone

Formation en administration et gestion des entreprises, école de commerceBonne maîtrise d'Excel / Google Sheets (tableaux de bord, calcul de KPI, budgets)Capacité à piloter la chaîne ADV (devis, CRA, facturation, relances)Rigueur et organisationSens du service et bon relationnelConfidentialité et discrétionProactivité