Assistant ADV / Opérationnel H/F/X

G- ON; Issy-les-Moulineaux; Hybrid; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail partiel possible

Remboursement des frais de transport

Tickets Restaurant

Formation continue

Job summary

Une société innovante située à Issy-les-Moulineaux recherche un Assistant·e ADV pour soutenir les Directeurs de Projet dans la gestion quotidienne et le suivi administratif. Ce poste offre un contrat à Durée Indéterminée avec des possibilités de télétravail et de formation continue. Les candidats doivent avoir une formation Bac+2/3 et une première expérience en ADV ou support administratif. Rejoignez une équipe dynamique et contribuez à une entreprise en pleine croissance !

Qualifications

• Formation Bac+2/3 en gestion, administration des ventes ou assistance commerciale.
• Première expérience réussie en ADV ou support administratif opérationnel.
• Rigueur, sens de l'organisation et capacité à prioriser.

Responsibilities

• Soutenir les Directeurs de Projet dans leurs tâches quotidiennes.
• Préparer et suivre les contrats et factures.
• Participer aux réunions de planification et diffuser les informations.

Skills

Maîtrise des outils bureautiques

Gestion des priorités

Bon relationnel

Education

Formation Bac+2/3 en gestion ou équivalent

Tools

CRM / ERP type Everwin SX

Job description

L’Assistant·e ADV / Opérationnel·le assure un rôle clé de soutien administratif et de contrôle pour garantir la bonne exécution des missions.
Il/elle accompagne les Directeurs de Projet (DP) dans leurs tâches quotidiennes, tout en veillant à la cohérence et à la fiabilité des données commerciales, contractuelles et de gestion.

🗂️ Domaines d’intervention

Suivi Commercial & CXM

• Mise à jour et suivi des listes de contacts, prospects, partenaires et clients.
• Gestion et suivi du pipe commercial sur SX (probabilités, échéances, montants).
• Aide à la préparation des appels d’offres (AO) et des devis (cohérence avec la politique commerciale et tarifaire).
• Suivi et mise à jour des fiches de références (SX / Filemaker).

Contractualisation & Facturation

• Préparation et suivi des contrats/CEP dans SX.
• Assistance aux DP dans la définition des plans de facturation.
• Préparation, émission et suivi des factures (clients et relances).
• Vérification des données comptables et modalités spécifiques (multi-entités, plateformes dématérialisées, etc.).

Planning & Affectation

• Suivi et contrôle des plans de charge (projets, études, décalages).
• Participation aux réunions de planification (COMIB / COTECH, lancements projets).
• Diffusion des informations sur les affectations et ajustements.

Suivi Fournisseurs & Achats

• Préparation et suivi des bons de commande, frais de certification, sous-traitance.
• Suivi et traitement des factures fournisseurs (projets et internes).Gestion des achats internes (logiciels, formations, prestations, matériel).

Suivi Financier & Contrôle de Gestion

• Suivi et consolidation des plans de facturation et du chiffre d’affaires.
• Revue ponctuelle des projets, devis et indicateurs.
• Contribution à la clôture mensuelle et trimestrielle (temps, notes de frais, export comptable).

Backoffice SX

• Gestion des accès administratifs et demandes de support.
• Vérifications et corrections dans l’outil SX (dévalidations, cohérences, etc.).

Pourquoi nous rejoindre ?

Nous avons à cœur de faire évoluer nos collaborateur.rice.s et de renforcer notre entreprise grâce à l'arrivée de nouveaux talents au sein de nos équipes. Ainsi, nous proposons pour ce poste :

• Contrat à Durée Indéterminée
• Télétravail partiel possible 1j/semaine maximum
• Formation continue
• Remboursement des frais de transport en commun IDF à hauteur de 75% ou Forfait mobilité durable (cumul partiel possible selon conditions internes)
• Tickets Restaurant (Carte SWILE)
• Équipement PC ou Apple
• Poste ouvert en IDF avec déplacements ponctuels en France et à l'étranger

Toutes les candidatures pour cette offre seront étudiées alors n'hésitez plus, et rejoignez la Génération ON !

Qualifications

• Formation Bac+2/3 en gestion, administration des ventes, assistance commerciale ou équivalent.
• Première expérience réussie en ADV, back-office, ou support administratif opérationnel.
• Maîtrise des outils bureautiques et idéalement de logiciels de gestion (CRM / ERP type Everwin SX).
• Rigueur, sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs priorités.
• Bon relationnel et goût pour le travail en coordination avec différents interlocuteurs.