Chargé(e) de service généraux et ADV F/H

KOSMOS; Nantes; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Intéressement

Prime de vacances

Tickets restaurants (Edenred)

Mutuelle

Résumé du poste

Kosmos, membre du Groupe Ontolia, recherche un(e) gestionnaire ADV et Services Généraux pour structurer l’espace de travail et optimiser la facturation client. Le poste implique un 50/50 entre l’ADV et les Services Généraux, sous la responsabilité du DAF et du Responsable ADV.

Vous serez garant(e) du bon fonctionnement des locaux, du respect des processus et du support administratif des équipes. Expérience requise et esprit proactif garantissent une intégration réussie au sein d’un groupe EdTech

Qualifications

• Plus de 3 ans d'expérience sur un poste similaire (assistanat de direction, gestion de services généraux ou ADV).
• Maîtrise de la communication écrite et orale.
• Capacité à gérer des sujets variés et à prioriser les tâches.

Responsabilités

• Garantir un quotidien serein dans nos espaces de travail et veiller à leur propreté et bon état.
• Gérer le cycle de facturation et le suivi administratif des réponses à appels d’offre.
• Établir devis et enregistrer commandes, assurer le support clients et le recouvrement des impayés.
• Assurer l’accueil des prestataires, livraison et contribute au suivi des abonnements.
• Collaborer avec les équipes RH et DAF pour les projets administratifs et les budgets.

Connaissances

Rigueur

Organisé

Autonomie

Multitâches

Bonne communication

Outils

GSuite

Excel

Yooz

ERP SX

Description du poste

L'entreprise

Le Groupe Ontolia regroupe, 6 sociétés (dont Kosmos, NFrance et LMS Factory), dont une filiale à l’international. Implanté à Nantes (siège social), Toulouse, Paris et Montréal, nous comptons plus de 140 collaborateurs, et réalisons un CA consolidé de 15 M€. Leader dans notre secteur d’activité et acteur incontournable de la EdTech, nous travaillons à développer des solutions innovantes adaptées pour l'enseignement et la formation.

L'entreprise

Le Groupe Ontolia regroupe, 6 sociétés (dont Kosmos, NFrance et LMS Factory), dont une filiale à l’international. Implanté à Nantes (siège social), Toulouse, Paris et Montréal, nous comptons plus de 140 collaborateurs, et réalisons un CA consolidé de 15 M€. Leader dans notre secteur d’activité et acteur incontournable de la EdTech, nous travaillons à développer des solutions innovantes adaptées pour l'enseignement et la formation.

Description Du Poste

Envie de devenir le chef d'orchestre de notre quotidien ? Nous vous proposons un poste qui allie rigueur et impact humain. Au cœur de l'activité du Groupe, vous partagerez votre temps à 50/50 entre la rigueur de l'ADV et le dynamisme des Services Généraux. Sous la responsabilité de Pierrick (Directeur Administratif et Financier) et Cécile (Responsable du service ADV), votre rôle sera d’être le garant de nos espaces de travail et de contribuer à la facturation de nos clients.

Missions principales

• Garantir un quotidien serein dans nos espaces de travail
• Être garant(e) du bon état et de l’ordre des locaux que nous occupons,
• Être un interlocuteur privilégié des collaborateurs et garantir que chacun ait un espace de travail adéquat,
• S assurer que tout est à sa place, en quantité suffisante et de bonne qualité.
• Proposer des projets et idées facilitateurs, mettre en place des process pour maintenir un excellent niveau d'organisation et de rigueur dans le service (ex. suivi de documents d’inventaires, stocks, fournitures etc.)
• Gérer les interactions avec l’extérieur
• Les prestataires : cafétéria, maintenance, propreté, syndics, etc
• Les fournisseurs : fournitures, mobilier, décoration, électroménager, sécurité, matériel, travaux, flotte automobile, etc
• Les visiteurs : accueil physique des prestataires, livraisons et ponctuellement des collaborateurs, candidats, etc
• Contribuer à la facturation d'un portefeuille clients / produits
• Contribuer au volet administratif des réponses à appel d’offre publics et privés,
• Etablir les devis et enregistrer les commandes,
• Garantir la facturation et le support clients pour nos boutiques de vente en ligne,
• Suivre rigoureusement le renouvellement des contrats d’abonnement,
• Participer au cycle de recouvrement des impayés

Profil recherché

• Vous justifiez de plus de 3 ans d'expérience sur un poste similaire (assistanat de direction, gestion de services généraux ou ADV).
• Vous êtes très rigoureux(se), très organisé(e), dynamique, vous aimez insuffler un état d'esprit positif,
• Vous maitrisez le cycle de facturation d’un client,
• Vous êtes à l’aise dans la communication écrite et orale,
• Multitâches, vous êtes habitué(e) à gérer des sujets très variés,
• Vous savez partager régulièrement à votre équipe, par écrit et avec précision, votre état d’avancement sur les différents projets en cours,
• Vous savez gérer les imprévus et respecter les priorités,
• Vous êtes motivé(e), proactif(ve) et autonome,
• Vous savez utiliser la Gsuite, Excel, Yooz et idéalement notre ERP Groupe SX.

Process de recrutement

• Etape 1 : entretien téléphonique avec notre équipe RH (30 min)
• Etape 2 : entretien avec notre DAF et notre Responsable ADV (1h)
• Etape 3 : test technique et mise en situation (30 min)

Les avantages

• Intéressement
• Une prime de vacances
• Tickets restaurants (Edenred)
• Mutuelle

Avantages

• Intéressement
• prime de vacances
• tickets restaurant (Edenred)
• mutuelle pris en charge à 60%