Assistant(e) Office Manager — CDI

Tevali Partners; Paris; On-site; EUR 38,000 - 48,000; Full time

Job summary

Tevali Partners recherche un(e) Assistant(e) HR et Office Manager pour soutenir le fonctionnement quotidien du bureau à Paris. Vous serez un point de contact fiable pour les équipes sur les sujets logistiques et administratifs.

Vos missions incluent la gestion du parc informatique et des accès, l’onboarding des nouveaux salariés, l’archivage des dossiers, le suivi des factures et des notes de frais, et la production de documents sur demande.

Qualifications

• Formation Bac+4/5 en gestion, RH, école de commerce, IAE ou équivalent.
• Bonne maîtrise du Pack Office (Excel notamment).
• À l’aise avec les outils de gestion administrative et les outils d’IA (ChatGPT, Claude…).
• Une première expérience en administration du personnel ou comptabilité est un plus.

Responsibilities

• Office Management & Operations : gestion du parc informatique, accès locaux et maintenance.
• Support RH / Administration du personnel : onboarding, archivage, visites médicales et mutuelle.
• Support Comptabilité / Finance : saisie des factures fournisseurs et rapprochement des notes de frais.
• Support transverse : production de documents sur trames fournies.

Skills

Organisation

Sens du service

Fiabilité

Anglais professionnel

Esprit d'initiative

Education

Bac+4/5 en gestion RH ou école de commerce/IAE

Tools

Pack Office (Excel)

Outils IA (ChatGPT / Claude)

Job description

Votre mission

Vous secondez la HR & Office Manager en tant qu’assistant(e), et l’accompagnez dans le bon fonctionnement quotidien du bureau, en étant un point de contact fiable pour les équipes sur l’ensemble des sujets logistiques et administratifs. Un poste concret, où votre organisation et votre sens du service ont un impact direct et visible sur le quotidien de toute l’équipe.

Concrètement, vous serez amené(e) à :

Office Management & Opérations

• Gérer et suivre le parc informatique (matériel, logiciels, tickets auprès des prestataires IT)
• Gérer les accès aux locaux (digicode, badges) et assurer la continuité opérationnelle
• Coordonner les interventions techniques et rendez-vous de maintenance des locaux
• Suivre les contrats fournisseurs (alertes d’échéances, reconduction tacite)
• Gérer les commandes et stocks de fournitures de bureau

Support RH / Administration du personnel

• Organiser la logistique de l’onboarding des nouveaux salariés (accès, matériel, checklist)
• Classer et archiver les dossiers salariés
• Suivre les visites médicales, la mutuelle et la prévoyance

Support Comptabilité / Finance

• Saisir et suivre les factures fournisseurs
• Rapprocher les notes de frais

Support transverse

• Produire des documents (mise en forme, mise en page) sur la base de trames fournies

Formation Bac+4/5 en gestion, RH, école de commerce, IAE ou équivalentBonne maîtrise du Pack Office (Excel notamment) ; à l’aise avec les outils de gestion administrativeÀ l’aise avec les outils d’IA (ChatGPT, Claude…) : sait formuler un prompt clair et définir un besoin pour gagner en efficacitéUne première expérience ou un intérêt pour l’administration du personnel et/ou la comptabilité est un plusAisance avec les chiffres ; des connaissances de base en comptabilité sont un plusAnglais professionnel apprécié (environnement international)

Les qualités humaines recherchées:

Confidentialité et discrétion à toute épreuveEsprit pragmatique et orienté solutionsSérieux et fiabilité dans l’exécution des tâchesVivacité d’esprit et réactivité face aux imprévusForce de propositionSens du service et bon relationnel