DGAFP : Assistant (e) gestionnaire (5DAS) H / F

Ministère de l-Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique; Paris; Hybride; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution gouvernementale recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour un poste temporaire à Paris. Vous serez chargé(e) de gérer le secrétariat, d'assister les chargés d'études, et de suppléer les assistantes. Une grande rigueur et d'excellentes capacités d'organisation sont essentielles. Le poste inclut du télétravail une fois par semaine et des avantages sociaux tels qu'un restaurant administratif.

Prestations

Restaurant administratif

Salle de sport

Activités culturelles

Qualifications

• Le poste requiert une grande rigueur et d'excellentes capacités d'organisation.
• Le candidat doit être adaptable et réactif, avec de l'expérience souhaitée.

Responsabilités

• Gérer le secrétariat du département, y compris le traitement du courrier et la gestion des agendas.
• Assister les chargés d'études avec des tâches ponctuelles et le suivi des factures.
• Suppléer les assistant(e)s en cas d'absence ou de pic d'activité.

Connaissances

Bureautique et outils collaboratifs

Environnement administratif, institutionnel et politique

Aisance relationnelle

Esprit d'équipe

Sens de l'organisation

Autonomie

Réactivité

Formation

Niveau 4 Baccalauréat

Description du poste

Description du poste

Le (la) titulaire du poste a pour mission d'assurer :

1 - Le Secrétariat du département

• Traitement du courrier (enregistrement, diffusion, classement) et diffusion de la documentation;
• Accueil téléphonique et physique
• Tenue des agendas du / de la Chef(fe) de bureau en lien avec l'ensemble du département (prise de rendez-vous);
• Préparation des réunions, notamment CIAS et différentes commissions (constitution de dossiers, réservation et préparation de salles)
• Participation au suivi des échéances du département : tenue du tableau de suivi des délais (questions écrites, courriers parlementaires, calendrier de congés des agents...)
• Echanges avec les représentants syndicaux des instances évoquées pour établir notamment les ordres de missions et vérifier les frais afférents;
• Mise en forme de documents (note, bordereau, courrier, présentation...)

2 - L'assistance aux chargés d'études

• Aide ponctuelle aux chargés d'études (ex : synthèse sur Excel de données venant des relais territoriaux, etc.)
• Suivi des factures du dispositif Chèque emploi service (CESU)
• Le titulaire du poste pourra en outre être amené à traiter en propre des dossiers simples, comme le suivi de l'inscription des établissements publics aux bénéfices de l'action sociale interministérielle ou la mise en valeur des actions du département par la rédaction d'articles à destination du site Intranet / Internet de la DGAFP.

3 - La suppléance des assistantes de la sous-direction

• Le titulaire du poste supplée sa collègue assistant(e)s de la sous-direction en cas d'absence ou de pic d'activité. Au quotidien, les assistant(e)s de la sous-direction s'organisent pour que soit assurée une permanence de l'accueil, du filtrage téléphonique et de l'exécution de toute tâche devant être effectuée sans délai. Une continuité des présences est organisée pendant les périodes de congés.
• Le titulaire du poste travaille également en réseau avec les autres assistant(e)s de la DGAFP.

Conditions d'exercice particulières

Poste temporaire 11 mois du 1er janvier au 30 novembre 2026.

Télétravail pratiqué (1 jour par semaine).

Possibilité de bénéficier des infrastructures et de l'action sociale de Bercy (restaurant administratif, salle de sport, activités culturelles…).

Parfaitement desservi (Gare de Lyon, Quai de la Rapée)

Description du profil recherché

Le poste suppose une très grande rigueur et de très bonnes capacités d'organisation.

L'assistant (e) doit être adaptable, réactif et expérimenté de préférence.

Temps Plein

Oui

Compétences candidat

Compétences

• CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
• CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
• SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
• SAVOIR-FAIRE - Appliquer une règle, une procédure, un dispositif
• SAVOIR-FAIRE - Communiquer
• SAVOIR-FAIRE - Concevoir un support, un document
• SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
• SAVOIR-ÊTRE - Avoir l'esprit d'équipe
• SAVOIR-ÊTRE - Être autonome
• SAVOIR-ÊTRE - Réactivité
• SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé