OPÉRATEUR DE LA CELLULE MANAGEMENT DE L'INFORMATION

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants; Vélizy-Villacoublay; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants recherche un administratif chargé du courrier, de la gestion documentaire et de l’archivage. Vous encadrez une équipe, assurez la diffusion des informations et organisez les activités selon les échéances.

Le poste implique la gestion d’outils collaboratifs et le lien avec les services de SHD pour l’archivage et le reversement des documents.

Qualifications

• Bonne connaissance de l’organisation du ministère et de la chaîne du soutien.
• Expérience ou appétence en management de l’information, gestion documentaire et archivage.
• Sens du compte rendu, organisation et rigueur.

Responsibilities

• Administrer et superviser l’exploitation de l’outil de gestion électronique du courrier.
• Mettre en œuvre la politique d’archivage et garantir la conservation des documents.
• Participer à l’organisation d’évènements et gérer les accès et les salles.
• Accompagner les utilisateurs des outils collaboratifs et assurer la qualité des espaces collaboratifs.

Skills

Gestion de l’information

Gestion documentaire

Archivage

Rigueur et organisation

Rédaction et synthèse

Tools

Outils collaboratifs

Job description

Vos missions en quelques mots

Traitement du courrier

• administrez et supervisez l’exploitation de l’outil de gestion électronique du courrier;
• encadrement de proximité, formation, montée en compétences des agents de la cellule;
• planifiez, organisez, coordonnez les activités en respectant les échéances fixées;
• animez la cellule en assurant la diffusion de l’information entrante et sortante et le traitement du courrier.

Gestion documentaire et archivage

• mettez en œuvre la politique d’archivage de la documentation officielle, sous format numérique et papier conformément au plan de classement en vigueur;
• garantissez la conservation de la documentation avec la politique des 3 âges et l’entreposage des archives intermédiaires dans le local “archives”;
• assurez la mise à disposition de l’information et participez aux recherches d’archives;
• assurez le suivi, le collationnement et la préservation du patrimoine documentaire;
• entretenez un lien permanent avec le SHD afin d’organiser le reversement.

Organisation d’évènements

• participez à l’organisation de certains évènements .
• assurez la gestion et le suivi des demandes d’accès à la BA et l’accueil pour les intervenants extérieurs;
• assurez la gestion des salles de réunion et besoins associés.

Administration fonctionnelle des outils collaboratifs et accompagnez les utilisateurs dans la prise en main et veillez à la qualité, à la cohérence et à l’organisation des espaces collaboratifs.

Profil recherché

• Vous justifiez d’une bonne connaissance de l’organisation du ministère des Armées et de la chaîne du soutien.
• Vous disposez d’une expérience professionnelle ou d’une appétence particulière dans les domaines du management de l’information, de la gestion documentaire et/ou de l’archivage.
• Vous faites preuve d’organisation, de rigueur ainsi que d’un sens affirmé du compte rendu.
• Vous possédez de bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles.
• Vous êtes capable de proposer un plan d’action pour répondre efficacement aux différentes missions et sollicitations de votre hiérarchie.