Chargé d'appui administratif

Caisse des Dépôts et Consignations; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution financière publique cherche un professionnel dynamique pour rejoindre son équipe à Paris. Le candidat sera responsable de la formation, sensibilisation et communication sur les questions de sécurité, tout en assurant le suivi administratif des formations et participant aux activités liées au PUPA. Ce rôle nécessite de bonnes capacités rédactionnelles, une maîtrise des outils bureautiques et un goût pour le travail en équipe. Les déplacements en province seront occasionnels.

Qualifications

• Vous avez un goût certain pour la formation et la communication.
• Vous disposez de bonnes capacités rédactionnelles et d'une bonne expression orale.
• Vous maîtrisez les outils informatiques bureautiques.

Responsabilités

• Organiser et suivre les sessions de formation et les actions de communication.
• Assurer le suivi administratif des formations.
• Participer et rédiger les comptes-rendus des réunions.

Connaissances

Formation et communication

Compétences rédactionnelles

Expression orale

Maîtrise d'Outlook, Word, Excel, PowerPoint

Connaissances de la sécurité

Description du poste

Description de la Caisse des Dépôts

Avec ses filiales et ses partenaires stratégiques, la Caisse des Dépôts constitue le premier pôle financier public. Investisseur de long terme au service de l'intérêt général et du développement économique du pays, la Caisse des Dépôts se charge de plusieurs missions, dont la protection de l'épargne populaire, le financement et soutien du logement social, la gestion des mandats publics, l'accompagnement des Français dans leurs parcours de vie et la contribution au développement économique. La Caisse des Dépôts Etablissement Public s'organise en quatre métiers : la Banque des Territoires, la Gestion d'actifs, la Gestion des participations stratégiques, et les Politiques sociales.

La Direction des Opérations et du pilotage de la Transformation Opérationnelle (DOT) a pour mission la simplification de l'organisation, la clarification des responsabilités, la maîtrise des risques opérationnels et l'amélioration de la performance opérationnelle afin de contribuer le plus utilement possible aux missions de la CDC.

A l'écoute des évolutions du pays, le groupe Caisse des Dépôts assure des missions d'intérêt général en appui des politiques publiques nationales et locales : financement du logement social, développement des entreprises, transition écologique et énergétique. Mobilisé avant tout pour le développement économique du pays et de tous ses territoires, le Groupe se distingue par un positionnement unique : laisser le temps à l'innovation et à la croissance durable.

La direction des opérations et du pilotage de la transformation opérationnelle (DOT) a pour missions la simplification de l'organisation, la clarification des responsabilités, la maîtrise des risques opérationnels et l'amélioration de la performance opérationnelle afin de contribuer le plus utilement possible aux missions de la Caisse des Dépôts et Consignations (CDC).

La raison d'être de notre nouvelle direction, créée en mai 2023, est d'effectuer l'ensemble des opérations de bien commun, utiles aux métiers et aux fonctions transverses, en fondant notre action sur l'excellence opérationnelle, en faisant de la transformation opérationnelle notre posture et en contribuant à la création de valeur offerte aux clients et parties prenantes de la Caisse des Dépôts.

Pour cela, la DOT s'articule autour de :

• La direction de l'exécution des opérations économiques et financières (DEOF) qui réalise et sécurise l'ensemble des flux financiers de l'Etablissement public (EP) et en assure la conformité;


• La direction des Systèmes d'Information (DSI) qui définit et pilote, avec les métiers, la stratégie S.I. et en garantit la mise en œuvre en lien direct avec le GIE Informatique CDC (ICDC);


• La direction de l'Immobilier et de l'environnement de travail (SDPI) qui offre au quotidien une palette de services adaptés à nos réalités professionnelles multiples, depuis l'expérimentation d'espaces Flex offices jusqu'à notre restauration et pilote parallèlement le projet structurant CAMPUS;


• Le département chargé de la transformation opérationnelle, du digital et des S.I. Groupe qui agit en appui aux métiers pour coordonner, de manière lisible et unifiée, l'ensemble des leviers de la transformation opérationnelle;


• Le département chargé de l'organisation et du conseil interne qui est garant de la sécurisation des processus et développe une stratégie d'amélioration permanente de la performance opérationnelle.

Au sein de la DOT, la direction de l'immobilier et de l'environnement de travail est chargée d'assurer la maintenance et la préservation du patrimoine mobilier et immobilier de la Caisse des Dépôts, la maîtrise des risques physiques et environnementaux, la fourniture des services logistiques à l'occupant, la gestion des archives de l'EP ainsi que la restauration de l'ensemble des collaboratrices et collaborateurs.

Le département \"Maîtrise des risques\" (SDI 100) comprend 5 services : la sécurité opérationnelle, l'ingénierie, la sûreté, toutes les 3 basées à Paris, et deux en région, l'un à Bordeaux, l'autre à Angers. Cela représente ainsi environ 40 collaborateurs, travaillant au quotidien avec quelques 150 prestataires de service et assurant les activités opérationnelles et d'Ingénierie permettant de garantir la sécurité et la sûreté des personnes, des biens et des activités.

Le mot du manager :

\"Le département de la maîtrise des risques est reconnu pour son expertise et son efficacité en matière de prévention du risque incendie, de la lutte contre la malveillance et pour ses formations en secourisme. La personne dynamique qui nous rejoindra viendra appuyer notre activité opérationnelle et nos réflexions. Elle progresssera à notre contact et nous nous inspirerons de ses réflexions pour améliorer nos pratiques.\"

Description du poste

Vous intervenez sur l'ensemble des sites parisiens de la Caisse des Dépôts, à Paris 7e et 13e et Arcueil, avec également un appui aux implantations des directions régionales ainsi qu'aux établissements de Bordeaux et d'Angers. Vous êtes rattaché(e) au responsable de l'unité.

Missions principales

• Communication, sensibilisation et formation sécurité :
  
  
  
  • Vous organiserez et suivrez les sessions de formation et les actions de communication et de sensibilisation (ateliers, forum, intranet) ;
  
  
  • Vous assurez le suivi administratif des formations (réservation des salles, supervision de l'intendance, rédaction des certificats et attestation...)
  
  
  • Vous participerez aux ateliers et animations organisés par l'unité ;
  
  
  • Vous construirez des supports de formation ainsi que des documents de sensibilisation et d'information dans les domaines de la sécurité.
  
  
  • Vous participez et rédigez les comptes-rendus des réunions d'unité hebdomadaires
  
  
  
  


• Sécurité au travail :
  
  
  
  • Vous êtes en appui sur la partie administrative du suivi des chantiers.
  
  
  • Vous assurez le suivi des réunions avec l'inspecteur santé-sécurité au travail et le conseiller de prevention
  
  
  
  


• Participation aux activités liées au PUPA (plan d'urgence et poursuite d'activité) :
  
  
  
  • Vous assistez le responsable d'unité dans l'organisation des exercices opérationnels du PUPA (crue de Seine, pandémie...).
  
  
  • Vous effectuerez et suivrez les commandes de matériels sanitaires.
  
  
  
  

Missions secondaires

• Vous participerez aux exercices du département \"Maîtrise des risques\" (exercices anti-intrusion, évacuation des bâtiments, vœux du directeur général);

Enfin, vous contribuerez au développement de l'esprit sécurité - sûreté au sein de l'établissement public. Ces missions reflètent l'essentiel de l'activité à ce jour mais sont susceptibles d'ajustements au regard des évolutions futures de la direction. Vous pourrez, par exemple, participer à des projets transversaux liés à votre activité et, de façon plus générale, vous participez à la vie de l'unité et à son organisation afin d'accompagner les démarches d'amélioration continue de son fonctionnement.

Profil recherché

La CDC fonde le recrutement sur les compétences en excluant tout critère de discrimination. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Compétences mises en œuvre

• Vous avez un gout certain pour la formation et la communication ou vous désirez de vous former aux métiers et mission de l'unité


• Vous disposez de bonnes capacités rédactionnelles et d'une bonne expression orale ;


• Vous maîtrisez les outils informatiques bureautiques (Outlook, Word, Excel, Powerpoint...) et la réalisation des tableaux de bord.


• Vous avez des connaissances de base dans les différents domaines de la sécurité

Qualités personnelles

• Votre goût pour le travail en équipe ;


• Votre sens de l'organisation et des responsabilités ;


• Vos capacités d'analyse ;


• Votre rigueur ;


• Votre réactivité ;


• Votre autonomie ;


• Votre sens de la communication orale et écrite ;


• Votre sens de la relation client.

CONDITIONS D'EXERCICE

Déplacements et fréquence : occasionnellement en province (1 à 4 par an)