Assistante de Direction - Secrétaire Comptable BTP H/F

Hm Ravalement; Aulnay-sous-Bois; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Hm Ravalement recherche une assistante de direction et gestion administrative pour assurer le secrétariat courant et l'organisation des activités.

Vous gérerez les appels, courriers et e-mails, préparerez les documents, suivrez les factures et les échéances, et contribuerez au suivi des marchés publics et de la sous-traitance.

Qualifications

• Expérience: 5 années en assistanat/gestion administrative.
• Permis B et véhicule léger exigé.
• Qualification: Employé non qualifié dans le BTP.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat courant et l'organisation administrative.
• Gérer les appels téléphoniques, courriers et e-mails.
• Préparer et suivre les dossiers et pièces administratives.
• Suivre les factures, la trésorerie et les échéances.
• Suivre les marchés publics et la sous-traitance.

Connaissances

Planification des tâches et gestion

Rigueur et précision

Réactivité

Organisation du travail

Description du poste

Assistanat de direction & gestion administrative : Assurer le secrétariat courant et l'organisation administrative de l'entreprise ;Gérer les appels téléphoniques, courriers et e-mails ;Rédiger et mettre en forme les courriers, documents et dossiers administratifs ;Assurer le classement, l'archivage et le suivi documentaire ;Assister la direction dans le suivi quotidien de l'activité ;Assurer le suivi des différents dossiers et échéances administrativesMarchés publics : Identifier et suivre les consultations et appels d'offres ;Participer à la constitution des dossiers de candidature ;Préparer et contrôler les différentes pièces administratives demandées ;Participer au dépôt et au suivi des dossiers de marchés publics ;Assurer le suivi administratif des marchés obtenus et de leurs différentes échéances ;Tenir à jour les documents administratifs nécessaires aux candidatures.Gestion administrative des sous-traitants:Constituer et contrôler les dossiers administratifs des sous-traitants ;Vérifier et suivre les documents obligatoires et leurs dates de validité ;Préparer et suivre les contrats et documents de sous-traitance ;Assurer le suivi administratif des déclarations et demandes d'agrément ;Contrôler les factures et situations des sous-traitants ;Assurer le suivi des règlementsFacturation clients : Préparer et établir les factures et situations de travaux ;Assurer le suivi de la facturation ;Suivre les échéances clients et les règlements ;Effectuer les relances en cas de retard de paiement ;Assurer le suivi des retenues de garantie, acomptes, avoirs et situations ;Mettre à jour les tableaux de suivi de facturationTrésorerie : Assurer le suivi quotidien des encaissements et décaissements ;Effectuer le rapprochement entre les règlements et les factures ;Mettre à jour les tableaux de trésorerie ;Suivre les échéances fournisseurs et clients ;Participer à l'établissement des prévisions de trésorerie ;Alerter la direction sur les échéances et écarts constatésPré comptabilité : Collecter, contrôler, classer et enregistrer les pièces comptables ;Assurer le suivi des factures fournisseurs ;Préparer les éléments nécessaires au cabinet comptable ;Effectuer les rapprochements bancaires ;Suivre les comptes clients et fournisseurs ;Préparer les différents éléments nécessaires aux déclarations et clôtures comptables en lien avec l'expert-comptable.

Experience: 5 An(s)Compétences: Planification des tâches et gestion des prioritésPermis: B - Véhicule léger exigéQualification: Employé non qualifiéSecteur d'activité: Travaux de maçonnerie générale et gros oeuvre de bâtimentListe des qualités professionnelles:Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.