Secrétaire Bâtiment Polyvalent(e) (H/F)

CTA ENERGIES; Illkirch-Graffenstaden; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

CTA ENERGIES, entreprise spécialisée dans l'isolation thermique par l'extérieur, le bardage et le ravalement de façades, recrute un Secrétaire Bâtiment polyvalent pour renforcer l'équipe administrative et assurer le suivi des dossiers chantiers.

Rattaché à la direction, vous gérerez l'accueil, le courrier, les devis et les factures, et participerez au suivi des ressources humaines et des marchés publics, en coordination avec les conducteurs de travaux et le bureau d'études.

Qualifications

• Expérience significative dans une entreprise du bâtiment ou BTP.
• Bonnes connaissances des procédures d'appels d'offres et des marchés publics.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels dédiés.

Responsabilités

• Administration générale et gestion des courriers, e-mails et documents.
• Accueil téléphonique et physique, gestion des agendas et des rendez-vous.
• Suivi des dossiers chantiers et gestion administrative des chantiers.
• Rédaction et suivi des devis, factures et situations de travaux.
• Suivi des commandes et des fournisseurs; préparation des documents produits pour les réunions.

Connaissances

Accueil téléphonique

Gestion administrative

Rédaction de documents

Organisation

Planification

Outils

BATIGEST

Chorus Pro

ATEXO Assistant Marchés Publics

Word

Excel

Outlook

Description du poste

Entreprise spécialisée dans les travaux d'isolation thermique par l'extérieur (ITE), bardage et de ravalement de façades, nous intervenons auprès d'une clientèle publique et privée sur des projets neufs et en rénovation et/ou d'amélioration énergétique des bâtiments.

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Secrétaire Bâtiment Polyvalent(e) (H/F) pour renforcer notre équipe administrative.

Rattaché(e) à la Direction, vous assurez la gestion administrative de l'entreprise et participez au suivi des dossiers RH et des marchés publics.

Vous travaillez en étroite collaboration avec les conducteurs de travaux, le bureau d'études, la dessinatrice et l'économiste de la construction afin d'assurer le bon déroulement administratif des opérations.

Vos missions :

Administration généraleAccueil téléphonique et physique.Gestion des courriers, e-mails et documents administratifs.Classement, archivage et suivi documentaire.Gestion des agendas et prise de rendez-vous.Gestion administrative des chantiersSuivi des dossiers de chantiers.Établissement et suivi des devis, factures et situations de travaux.Gestion des commandes et suivi des fournisseurs.Préparation des documents administratifs liés aux chantiers.

Marchés publicsVeille et téléchargement des dossiers de consultation.Constitution, dépôt et suivi des dossiers d'appels d'offres.Gestion des pièces administratives des marchés.Suivi de la facturation sur Chorus Pro.Utilisation du logiciel ATEXO Assistant Marchés Publics.

Ressources HumainesRéalisation des DPAE.Rédaction et suivi des contrats de travail.Gestion et renouvellement des cartes BTP.Suivi administratif du personnel : congés, absences, visites médicales, formations.Constitution et mise à jour des dossiers salariés.

Profil recherchéExpérience significative dans une entreprise du bâtiment.Bonne connaissance du secteur du BTP, idéalement dans les domaines de l'isolation, du bardage ou du ravalement de façades.

Maîtrise des logiciels BATIGEST, Chorus Pro et ATEXO Assistant Marchés Publics.Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).Sens de l'organisation, rigueur et autonomie.Excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles.Esprit d'équipe, discrétion et polyvalence.

Salaire: Mensuel de 2500.0 Euros

Compétences:

• Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Méthode de classement et d'archivage
• Procédures administratives
• Procédures d'appels d'offres
• Suivi de dossiers techniques
• Techniques de gestion administrative
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks
• Classer des documents
• Collaborer avec d'autres techniciens pour optimiser les processus de travail
• Coordonner les réponses aux appels d'offres
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation
• Elaborer des tableaux de bord
• Faciliter la collaboration entre les équipes
• Gérer la communication interne et externe
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
• Gérer les communications internes sur l'avancement des projets
• Imprimer des documents techniques
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Optimiser les processus administratifs techniques
• Optimiser l'utilisation des ressources techniques
• Organiser des réunions et des visites de chantier
• Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus
• Préparer les dossiers techniques pour les réunions
• Réaliser la gestion administrative du personnel
• Réaliser la gestion des déplacements professionnels
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Relayer de l'information
• Renseigner des supports de suivi d'activité
• Répondre à un appel d'offres
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
• Suivre la comptabilité d'une structure
• Suivre l'avancement des projets techniques
• Tenir à jour des agendas personnels et partagés
• Utiliser les outils numériques
• Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs

Expérience: 5 An(s)

Qualites Professionnelles:

• Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
• Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
• Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).