Secrétaire Administrative BTP (H/F)

Proxima Interim; Fréjus; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Proxima Interim recherche un secrétaire technique BTP pour assurer la gestion administrative des documents et le suivi des appels d’offres. Vous gérerez les échanges avec clients, sous-traitants et équipes internes, et veillerez à la conformité des dossiers.

Le poste implique la gestion du personnel, le suivi des absences et des paies pour transmission au cabinet comptable, ainsi que la rédaction de courriers professionnels. Travail en environnement dynamique et réactif.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques standard et des documents administratifs liés au BTP.
• Expérience souhaitée dans le suivi des appels d’offres et la gestion du personnel.

Responsabilités

• Gérer les documents administratifs des projets (attestations, plans, comptes rendus).
• Préparer et soumettre les dossiers d’appels d’offres dans les délais impartis.
• Traiter un flux important d’emails et d’appels, avec un suivi rapide et professionnel.
• Coordonner les sous-traitants et vérifier leurs agréments pour les chantiers.
• Suivre le personnel (absences, congés, arrêts maladie, visites médicales).
• Rédiger et envoyer les courriers et correspondances administratives.

Connaissances

Office Suite

Gestion appels d'offres

Suivi du personnel

Rédaction et correspondance

Description du poste

Votre mission :

En tant que secrétaire technique BTP, vous serez au cœur de la gestion administrative des documents de l’entreprise et jouerez un rôle central dans le suivi des appels d’offres, la gestion du personnel et des échanges avec les différents intervenants (clients, sous-traitants, équipes internes). Vous veillerez à maintenir la conformité des dossiers administratifs tout en gérant un volume important de communications.

Responsabilités principales :

• Gestion des documents administratifs : Préparer, mettre à jour et archiver les documents liés aux projets (attestations fiscales et sociales, plans, comptes rendus) afin de maintenir le dossier administratif à jour.




• Réponse aux appels d’offres : Préparer et soumettre les dossiers de candidature, monter les pièces administratives nécessaires et veiller au respect des exigences et des délais imposés.




• Traitement des emails et appels en grands volumes : Gérer efficacement un flux important de communications par email et téléphone, en assurant un suivi rapide et une réponse professionnelle.




• Coordination des sous-traitants : Suivre les dossiers administratifs des sous-traitants et gérer leurs agréments pour garantir leur intervention conforme sur les chantiers des clients.




• Gestion du personnel : suivre les absences, déclaration des arrêts maladie, des congés payés, suivi des visites médicales, etc, et autres éléments administratifs du personnel (AM, préparation tableau des paies pour envoi au cabinet comptable) pour assurer la bonne gestion des ressources humaines.




• Rédaction de correspondances : envoi et réception du courrier

Pourquoi nous rejoindre ?

• Un environnement dynamique où l'esprit d'équipe et la collaboration sont au cœur de la croissance de notre client




• Un poste clé avec des responsabilités variées, offrant des opportunités de développement professionnel au sein de notre entreprise en croissance.

Profil recherché :

Compétences techniques :

• Maîtrise de la suite Office (Excel, Word, Outlook) pour gérer les documents et la communication.




• Connaissance des processus administratifs spécifiques au secteur du BTP, en particulier la gestion des appels d’offres.




• Expérience dans le suivi administratif des employés.

Compétences comportementales :

• Rigueur et organisation pour gérer efficacement les priorités, les documents, et les communications.




• Capacité à travailler sous pression tout en maintenant une performance stable, notamment dans la gestion de volumes importants de communications.




• Excellentes compétences en communication écrite et orale pour interagir avec des interlocuteurs variés et rédiger des documents administratifs clairs.




• Autonomie et proactivité dans la gestion des tâches administratives, de la préparation des réponses aux appels d’offres, et de la gestion du personnel.