Responsable Administrative - Assistante de Direction H/F

Dunkerque-Emplois; Dunkerque; Sur place; EUR 20 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

Dunkerque-Emplois recherche un(e) assistant(e) de direction polyvalent(e) pour assurer la coordination administrative et le bon fonctionnement des services. Vous gèrerez l’accueil, le courrier, le suivi des dossiers et le pilotage des aspects administratifs des chantiers et des marchés.

Vous assurez aussi le suivi de la facturation, le contrôle des dépenses et le suivi du personnel, avec autonomie et sens des priorités pour respecter les échéances et les procédures.

Qualifications

• Expérience confirmée dans une fonction polyvalente d’assistanat de direction, de coordination administrative ou de gestion administrative en PME.
• Connaissance du fonctionnement global de l’entreprise et capacité à structurer et à suivre les dossiers.
• Maîtrise des fondamentaux de la facturation et de l’administration du personnel.

Responsabilités

• Organisation et gestion administrative: accueil téléphonique, courrier, suivi du parc de véhicules, classement et traçabilité des dossiers.
• Administration des chantiers: constitution et transmission des dossiers d’appels d’offres, suivi des marchés et cautions, contrats de sous-traitance, paiements directs et dossiers de sinistres.
• Facturation et suivi comptable: contrôle et rapprochement des factures, suivi mensuel de la facturation, relance des règlements et suivi des impayés, contrôle des facturation des ETT.
• Administration du personnel: tenue des dossiers, suivi des absences, pointages, visites médicales, CACES et formations, déclarations d’accident du travail, remboursement liés aux intempéries.

Connaissances

Sens de l’organisation

Rigueur

Fiabilité des informations

Autonomie

Esprit d’analyse

Diplomatie

Description du poste

Directement rattaché à la Direction, vous assurez la coordination et la fiabilité de l'activité administrative de l'entreprise.

Organisation et gestion administrative

• l'accueil téléphonique
• la gestion du courrier et des fournitures
• le suivi administratif du parc de véhicules
• l'organisation, le classement et la traçabilité des dossiers ;

Administration des chantiers

• la constitution et la transmission des dossiers d'appels d'offres
• le suivi administratif des marchés et des cautions bancaires
• l'établissement et le suivi des contrats de sous-traitance
• les démarches liées au paiement direct
• la gestion des dossiers de sinistres

Facturation et suivi comptable

• contrôle et rapprochement des factures fournisseurs
• vérification des dispositions prévues aux marchés et aux CCAP
• suivi mensuel de la facturation
• relance des règlements et suivi des impayés ;
• contrôle de la facturation des entreprises de travail temporaire

Administration du personnel

• tenue et mise à jour des dossiers individuels ;
• suivi des absences
• collecte, saisie des pointages ;
• organisation des visites auprès de la médecine du travail ;
• suivi des CACES, habilitations, formations et autorisations de conduite ;
• réalisation des déclarations d'accident du travail ;
• préparation des demandes de remboursement liées aux intempéries

Compétences attendues

• son sens de l'organisation et des priorités ;
• sa rigueur et la fiabilité des informations produites ;
• sa capacité à structurer et à tenir ses dossiers dans la durée ;
• son autonomie et son sens des responsabilités ;
• sa capacité à aller chercher l'information et à relancer les interlocuteurs ;
• son esprit d'analyse et sa recherche de solutions concrètes ;
• sa capacité à faire avancer les dossiers jusqu'à leur résolution ;
• sa diplomatie, associée à la fermeté nécessaire pour faire respecter les échéances et les procédures ;
• son sens du service et son implication dans la bonne marche collective de l'entreprise ;
• sa discrétion, indispensable au regard des informations comptables, sociales et personnelles traitées

Pourquoi nous rejoindre

• une fonction centrale, utile et reconnue ;
• un périmètre de responsabilités large et varié ;
• une véritable autonomie dans l'organisation de votre activité ;
• un contact direct avec les dirigeants et les responsables opérationnels ;
• la possibilité de construire et d'améliorer durablement les méthodes de travail ;
• un environnement concret, dynamique et proche du terrain ;
• un poste dont les résultats sont visibles dans le fonctionnement quotidien de l'entreprise.

Experience: 5 An(s)Compétences: Elaborer, suivre et piloter un budget,Présenter un budget,Superviser la gestion financièreQualification: Agent de maîtriseSecteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Votre profilVous disposez d'une expérience confirmée dans une fonction polyvalente d'assistanat de direction, de coordination administrative ou de gestion administrative en PME. Une expérience dans le secteur du bâtiment, des travaux ou dans un environnement où les priorités évoluent rapidement constituerait un véritable atout. Vous maîtrisez les fondamentaux de la facturation et de l'administration du personnel. Surtout, vous appréciez les postes dans lesquels il faut comprendre le fonctionnement global de l'entreprise, mettre de l'ordre, construire des outils et devenir progressivement un véritable point d'appui pour la Direction et les équipes.